Які документи видаються при звільненні співробітника
Процедура звільнення, як і прийняття на роботу, вимагає дотримання чітко встановленого алгоритму. Насамперед у цій ситуації головним є оформлення необхідних документів. Усі ключові моменти документального оформлення звільнення будуть розглянуті у статті.
Порядок оформлення документів
Процедура звільнення людини (добровільно, за бажанням чи з будь-яких інших причин) передбачає закриття трудового договору, оформленого між роботодавцем та співробітником організації. Як наслідок, між сторонами договору відбувається припинення будь-яких трудових відносин. Розрив трудового договору відбувається лише з відповідних причин, передбачених у трудовому законодавстві.
Причинами звільнення можуть бути:
- власне бажання;
- у зв'язку з вагітністю;
- ліквідація установи;
- прогул;
- переклад;
- звільнення після випробувального терміну;
- ініціатива самого роботодавця;
- припинення строку дії договору;
- скорочення штату;
- угоду сторін.
У будь-якій із вищезгаданої ситуації процедура оформлення документів і саме звільнення здійснюється за однією і тією ж схемою.
Також існують ситуації, коли розрив трудового договору реалізується на підставах, які не залежать безпосередньо від бажання сторін. До них відносяться:
- заклик співробітника на військову службу;
- перенаправлення працівника на цивільну службу як альтернативу військової;
- відновлення людини на посаді, яку вона раніше втратила за рішенням суду або за результатами проведеної державної інспекції;
- залучення судом працівника до стягнення, що виключає будь-якуможливість реалізації його діяльності у конкретній установі;
- не обрання особи на посаду;
- визнання громадянина непрацездатним у зв'язку з наявним у нього мед. висновком;
- загибель роботодавця чи працівника;
- визнання працівника/роботодавця безвісти зниклими;
- форс-мажорні та/або надзвичайні ситуації: катастрофа, аварія, стихійне лихо тощо.
Звільнення здійснюється лише відділом кадрів та включає наступні фази:
- підготовка наказу для звільнення працівника;
- передача працівникові його трудової книжки. Видавати трудову книжку мають лише з відповідним записом. У ній слід вказати обґрунтування відходу з місця роботи на власний розсуд чи ні тощо;
- видача працівникові додаткових документів. Даний етап здійснюється в день звільнення людини з посади;
- отримання працівником розрахунку;
- передача виплат працівникові, що звільняється, як грошова компенсація. Виконується, якщо такі виплати належать людині згідно з чинним законодавством.
Цей обов'язковий порядок виконується у разі. На нього не впливає посада, яку обіймала людина.
Саме звільнення включає такі стадії:
- керівник проводить підготовку наказу звільнення;
- співробітник уважно читає наказ і лише потім ставить на документі свій підпис. Якщо співробітник не може поставити свій підпис, тоді на наказі потрібно зробити необхідну позначку.
Звільнення людини, яка працює за сумісництвом, включає аналогічні етапи. Лише у трудову книжку не заноситься відповідний запис.
Звільнювальні документи
Процедура проведення звільнення потребує певного переліку документації. Сюди відносяться:
- Заява. Цей документ пишеться власноруч співробітником фірми у разі догляду за власним бажанням. Згодом заява має перебувати у його особистій справі;
- наказ, оформлений керівником установи. Цей документ має певний формат і тому під час його написання слід мати під рукою зразок;
- матеріали розслідування. Вони додаються тоді, коли працівник залишає посаду у зв'язку з прогулом, зловживанням службовим становищем чи іншим видом порушень;
- пояснювальна записка, написана співробітником організації або інші документи, що можуть виступати підтвердженням прийнятого рішення щодо звільнення співробітника, що провинився;
- нормативно-правові акти, які стали підставою для звільнення з місця служби.
Це основний перелік звільнювальної документації, але може поповнюватися різними паперами, залежно від конкретних обставин. Наприклад, цей список може включати медичний висновок.
Перелік документів, одержати які працівник має право
У день виходу з роботи, співробітник установи може вимагати від керівництва або відділу кадрів видачу документів, які йому за законом.
Зазвичай всі необхідні документи повинен видавати відділ кадрів. Але при відмові або за будь-якимиіншим причинам, видавати документацію може й керівник. До цього переліку входять усі документи, які знадобляться людині на наступному місці роботи. Порядок видачі цих документів є однаковим для всіх і на нього ніяк не впливає причина звільнення з посади.
Потрібно знати, що пакет цих документів регламентується Трудовим кодексом країни. До нього входять:
- трудовий договір, укладений на момент прийому людини працювати;
- наказ, виданий за підсумками прийому нового працівника працювати;
- наказ, який був оформлений під час переведення працівника до будь-якого іншого відділу (якщо такий переклад мав місце);
- наказ, виданий звільнення;
- довідка, в якій відображено інформацію щодо одержуваної людиною зарплати.
- довідки, що підтверджують здійснення різноманітних відрахувань із заробітної плати до певних фондів;
- довідка, оформлена за формою ПДФО-2. Вона включає не лише відомості про розмір одержуваної людиною зарплати у розрахунковий період, але також і про всі нарахування, що є страховими внесками. Довідка обов'язково засвідчується підписом відповідальної людини та печаткою установи. Цей документ видається в останній день або надсилається громадянину поштою. Останній варіант допускається, якщо працівник дав на те свою згоду;
- довідка, в якій зазначений період роботи громадянина на займаній ним посаді у цій компанії.
Всі вищенаведені довідки та накази видаються в єдиному екземплярі і лише один раз. Звернутися за їх отриманням можна не пізніше ніж через рік від дати звільнення людини з місця останньої роботи.
Усі дублікати наказів та довідок про звільнення прикріплюються до особистої справи людини. Факт їхньої видачі обов'язковофіксується у спеціально створеному при цьому журналі. Звільнений співробітник повинен взяти до рук усі видані йому документи і перевірити їх у правильність заповнення.
Також при звільненні з посади працівник повинен отримати у відділі кадрів трудову книжку. Відмітка про звільнення, зроблена у ній, має відповідати всім вимогам Трудового Кодексу країни. Цей запис повинен містити:
- причину розриву трудового договору;
- друк організації;
- підпис керівника;
- підпис працівника, який поставив його лише після перевірки попередніх пунктів.
Крім цього, роботодавець, або зобов'язаний ним працівник, повинен видати медичну книжку співробітника, якщо така була необхідна реалізації його професійних обов'язків.
З отриманням медичної книжки можуть виникнути деякі труднощі, пов'язані з тим, що цей документ оформлявся за гроші роботодавця. Тому він може чинити опір її видачі співробітнику, який припиняє працювати в його організації.
Необхідно знати, що вся документація має бути підготовлена заздалегідь та видаватись у строк. Тому найчастіше при отриманні документів з місця роботи немає жодних проблем. Якщо непередбачені затримки або інші проблеми все ж таки виникли, людина має право написати заяву на отримання необхідних паперів.
За чинним законодавством, медична книжка обов'язково має повертатися людині під час розірвання її трудового договору. Проте за невидачу медкнижки жодної відповідальності не передбачено. А от якщо роботодавець не повертає трудову книжку, то за це законом передбачено відповідальність.
Усі видані документи знадобляться людині при влаштуванні на роботу або призверненні до держорганів за оформлення допомоги, що видається державою у разі настання тимчасової непрацездатності. Також деякі довідки необхідні для оформлення виплат з безробіття.
Тому, за умисної чи ненавмисної затримки довідок роботодавцем, ця ситуація розглядається як затримка подальшого працевлаштування людини. Співробітник може зобов'язати в судовому порядку колишнього начальника виплатити компенсацію за той час, коли він затримав видачу документації, що спричинило безробіття його колишнього співробітника.
Знання процедури звільнення співробітника та перелік документації, яку він зобов'язаний отримати на руки в останній день на старій посаді, допоможе уникнути неприємностей у майбутньому та швидко влаштуватися на нову роботу.