Які терміни зберігання кадрових документів, Статті, Журнал «Кадрова справа»

Статті на тему

Усі правила та терміни зберігання кадрових документів у наочній шпаргалці.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

які вимоги пред'являються до зберігання кадрових документів організації;
які терміни зберігання кадрових документів;
у якому порядку знищувати кадрові документи.

Вимоги щодо зберігання кадрових документів у 2016 році

Правило № 1. Ставте підпис на кожному документі, на якому потрібно, перш ніж поміщати його в архів.

Підпис уповноваженого співробітника – це один із важливих реквізитів документа. Документ, у якому немає підпису, немає юридичної сили.

Підпис уповноваженої особи із зазначенням її прізвища та ініціалів має стояти з правого боку з посади співробітника, який підписав документ. Якщо документа вже оформлюють на бланку посадової особи, його посаду в підписі не обов'язково ставити. Якщо прав підпису передано за довіреністю, необхідно вказати її реквізити.

Правило № 2. Дотримуйтесь правил формування справ в архів.

Формуйте справи відповідно до термінів зберігання документів. Окремо групуйте справи постійного та тимчасового зберігання. Включайте по одному примірнику кожного документа в оригіналі. Якщо до документа є додаток, то незалежно від дати його затвердження або складання, приєднуйте його до документів, до яких вони належать. Намагайтеся розташовувати всередині документи в хронологічній послідовності. Поміщайте у справу документи одного календарного року з моменту виконання. Слідкуйте, щоб справи були об'ємом не більше 250 аркушів, а товщина справи – не більше 4 см. Додатки об'ємом понад 250 аркушівскладайте в окремому тому, про що в документі робіть позначку. Зрештою, підшивайте до справ лише ті документи, які передбачені номенклатурою.

Правило № 3. Складайте архівні описи на справи, які пройшли експертизу цінності.

Такі описи (зразок нижче) складаються на завершені справи постійного зберігання та тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом, які пройшли експертизу цінності. Експертизу проводить експертна комісія, склад якої затверджує керівник організації. Ця комісія розглядає опис справ та акти про виділення до знищення справ. Описи узгоджуються протоколом експертної комісії компанії та подаються на затвердження експертно-перевірочної комісії архівної установи. Після цього організація може знищувати справи. Опис на справи постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, а описи справ за особовим складом – у трьох.

Увага!

Особисті відносини та особисті картки форми № Т-2 звільнених працівників можна виділяти на окремий опис у зв'язку з тим, що вони займають великий обсяг.

Правило № 4. Дотримуйтесь умов і режиму зберігання архівних документів.

Комерційні організації зобов'язані зберігати документи, передані на зберігання до архіву товариства, у спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Вони повинні розташовуватися в шафах, що замикаються, що забезпечують їх повну безпеку і захищають від пилу і впливу світла. Це може бути архів компанії або якогось відділу, наприклад, IT-відділу. Головне – забезпечити режим, який унеможливлює втрату, знищення чи спотворення даних. У процесі зберігання проводити перезапис електронних документів на нові носії в міру старіння колишніх (п. 4.4.2.4 Правил роботи архівів).

Термінизберігання кадрових документів у 2016 році

Пункт 19 Переліку 558 називає документи, що зберігаються 75 років: накази про прийом, переведення, відпустки для догляду за дитиною, за свій рахунок, усі види відпусток за важких, шкідливих чи небезпечних умов праці та ін.

протягом 50 років від дня створення – у держорганах, органах місцевого самоврядування та організаціях, які виступають джерелами комплектування державних та муніципальних архівів архівними документами. Після закінчення 50 років проводиться експертиза цінності документів;
до закінчення 50 років від дня створення – у державних та муніципальних архівах, до яких надходять документи з особового складу ліквідованих держорганів, органів місцевого самоврядування, державних, муніципальних та недержавних організацій. Після закінчення 50-річного терміну проводиться експертиза цінності документів;
щонайменше 50 років від дня створення – в інших організаціях.

Документи з особового складу, які були створені до 2003 року, зберігаються, як і раніше, 75 років від дня створення.

Документи, які зберігаються 5 років (ст. 19 Переліку № 558): накази про чергові та навчальні відпустки, короткострокові внутрішньоукраїнські та закордонні відрядження.

Документи постійного зберігання – усі ті, яких ви не знайдете у пункті «б» статті 19 Переліку № 558. Усі такі документи потрібно автоматично відносити до наказів щодо основної діяльності, що зберігаються постійно.

Зберігання електронних кадрових документів у 2016 році

Обов'язковими умовами зберігання електронних документів є:

наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних документах)пристроях);
наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, перезапису електронних документів, контролю фізичного та технічного стану;
забезпечення режиму зберігання електронних документів, що унеможливлює втрату, несанкціоновану розсилку, знищення чи спотворення інформації (п.2.30 правил).

Організація у процесі зберігання електронних документів в архіві не рідше одного разу на 5 років треба проводити технічний контроль фізичного стану носіїв електронних документів та відтворюваності електронних документів.

Отже, якщо в компанії ведеться електронний документообіг, передати їх на зберігання можна наступним чином. Спочатку перевірте фізичний стан носіїв електронних документів, а потім запишіть їх на машинні носії. Перевірте якість запису. На футлярах проставте архівні шифри, а потім складіть опис електронних документів.

Знищення кадрових документів: порядок, оформлення

Якщо за підсумками експертизи цінності документів виявлено документи, в яких немає потреби, необхідно скласти акт про виділення до знищення документів, які не підлягають зберіганню. Це потрібно для підтвердження факту знищення документів.

Відправка на переробку. Документи на знищення упаковують та передають на утилізацію паперопереробним фабрикам або на вторсировину. Передачу документів оформлюють спеціальними накладними, які вказують у акті про виділення до знищення.

Шредування. Також документи на знищення можна утилізувати шляхом шредування. За ступенем секретності розрізняють стандартне знищення та конфіденційне. Все залежить від рівня подрібнення фрагментів документа. Після того, як документ знищенодо бази даних вноситься відповідний запис, і тоді можна припиняти ведення історії знищених документів.