Юніко - автоматизація аптек та аптечних мереж
Оптимізація складських запасів в аптеці
Текст: Олександр Тягунов, директор ТОВ "Біотехнологія" (м. Нижній Новгород)
Товарний запас аптеки - це сума всіх товарів у грошовому вираженні, що вважається у роздрібних цінах. Товарний запас важливо правильно оцінювати та контролювати. Адже у разі навантаження аптеки товаром ми просто “заморожуємо” вільні гроші, які могли б витратити на нагальні цілі. А у разі нестачі товару високий ризик дефектури. Широка дефектура дуже негативно позначається на іміджі аптеки. Тому питання, контролювати товарний запас чи ні, у разі не варто. Обов'язково контролювати і регулярно (мінімум - раз на місяць, оптимально - щотижня).
Але щоб контролювати товарний запас, необхідно визначитися з нормою товарного запасу. Цей процес творчий. І вам має допомогти ваша облікова система. Простіше це зробити на підставі статистики продажу. Вважається, що товарний запас повинен дорівнювати місячному обороту аптеки, і оборотність товарного запасу = 1 (тобто виручка/середній товарний запас = 1). Пам'ятайте, що при збільшенні цього коефіцієнта вище 1,6 зростає можливість дефектури, а при зменшенні до 0,5 склад буде, швидше за все, перевантажений товарами. Звичайно, ці цифри є приблизними і можуть відрізнятися, наприклад, у ситуації відкриття нової аптеки або у разі зміни формату аптеки (розширення асортименту).
Структура товарного запасуКласична структура товарного запасу аптеки передбачає поділ на лікарські засоби, БАДи, вироби медичного призначення, космецевтику тощо. Щоб керувати фінансовою стороною, пропоную поглянути на товарний запас з точки зору швидкості продажів (діаграма 1). Тут нам допоможе АВС-аналіз. Звертаю вашеувагу, що аптечна облікова система обов'язково має включати АВС-аналіз.
З цього погляду всі товари поділяються на:•ядро (найбільш продаються товари з (-) перших 100-150 позицій групи А);•тіло (залишок від групи А і повністю група B);•асортиментні (група С). Назвати останню групу повністю баластною не можна, вона буде присутня під час проведення АВС-аналізу завжди. Більшість групи С складуть асортиментні позиції, які нам необхідні. Але слід розуміти, що в групу С також увійдуть: неліквідні товари, товари з терміном придатності, що закінчується, деякі дублюються і тому рідко продаються товари. Під час проведення АВС-аналізу ви побачите практичне підтвердження правила Парето (найбільшу частку продажу (близько 80%) дає найменша група товарів (близько 20%). У фармацевтиці відсоткове співвідношення відрізняється (як правило, 10-15% товарів) дають основний оборот), тому правило Парето все-таки більше відповідає виробництву 100-річної давності. Після того як ми розділимо всі товари по групах, ми можемо почати з ними працювати. необхідно забезпечити постійну та безвідмовну присутність цих товарів у нашій аптеці, а другий напрямок наших зусиль – це постійне скорочення баластових позицій.
Розберемося з ядромЯдро - це товари, яким властиві високі продажі, висока прогнозованість попиту (“гарантований збут”) і, мабуть, висока націнка. Таких позицій у вас може бути 100-150, не більше. І перше, що потрібно зробити, це ознайомити всіх співробітників зі списком ядра. Фокусування уваги співробітників на найбільш продаваних товарахпопередить їхнє потрапляння в дефектуру, дозволить вчасно реагувати на конкуренцію за ціною з сусідніми аптеками, тим самим збільшивши прибутковість. Для аптек, розташованих усередині ЛПЗ, варто використовувати матрицю асортименту і прописати позиції ядра жорстко. Але, звичайно, раз на місяць необхідно контролювати та переглядати матрицю. Використовуйте у своїй роботі звіт по нульовим дням - цей звіт дасть вам можливість контролювати якість та повноту присутності товарів групи А. Додатково ви зможете оцінити роботу завідувача або співробітника, відповідального за замовлення. Щоденно формуйте звіт зі стоп-ефекту. Цей звіт буде особливо актуальним для аптек, розташованих у ЛПЗ. Завдяки йому ви зможете своєчасно реагувати на попит на товари, що різко змінився, зі списку топ-позицій і зміна структури виписки в ЛПУ.
Товари, які треба скорочуватиТепер перейдемо до товарів, які ми скорочуватимемо.1) НеліквідиЦе товари в аптеці без руху більше 100 днів і товари з терміном придатності, що закінчується. Зверніть увагу, що до списку неліквідів можуть потрапити сезонні товари (наприклад, влітку - вовняні пояси, теплі колготки, взимку - засоби для засмаги, засоби від комарів). Для того, щоб скоротити список "неліквідів", треба виконати кілька умов:1список з неліквідами має бути відомий усім: і першостольникам, і завідуючій;2цей список необхідно актуалізувати не рідше ніж раз на тиждень;3результати скорочення або приросту списку публічно оголошувати в аптеці;4бажано, щоб результати роботи зі скорочення списку неліквідів впливали на зарплату працівників. Але віднімання неліквідів із зарплати першостольників - це демотивуючий фактор.
2)ДубліЦе різні за найменуванням, але однакові за своєю суттю товари для покупця. Наприклад, бинт стерильний та нестерильний. Найчастіше відвідувачеві аптеки немає необхідності купити саме нестерильний бинт. Тому можна залишити в асортименті лише стерильні. До дублів можна віднести однакові товари різних виробників (Анальгін 500*10 Медісорб та Анальгін 500*10 Тюменський). Тактика боротьби з дублями одна - об'єднувати їх у групи замовлень. Безглуздо розширювати асортимент позиціями, аналоги яких вже представлені в асортименті. І різницю між ними для покупця неясні. Тобто. при автоматичному формуванні замовлення заявку постачальнику потраплятиме позиція, тільки якщо закінчилися всі варіанти.
3) Замовні позиціїЧасто виникає ситуація, коли товар, доставлений під конкретного покупця, замовляється заново. "Замовні" товари, як правило, дорогі і завжди рідко продаються. Реалізувати такі помилково замовлені товари буде дуже складно. Облікова система має вміти блокувати “замовні” позиції від автоматичного замовлення.
Підіб'ємо підсумкиРобота з оптимізації складських запасів ведеться у двох напрямках.1Забезпечення бездефектурної наявності перших 100-150 позицій групи А за АВС-аналізом:•достатній запас;•використання товарної матриці;•контроль днів із нульовими залишками;•контроль над стоп-ефектом. Всі перелічені заходи має вміти забезпечувати вашу облікову систему.
2Скорочення баластових позицій:•публічний перелік неліквідів; (6) (товари з низькою швидкістю продажів, що спливають терміни придатності, не плутати з сезонними);•план продажу з неліквідів зі щотижневим контролем (список неліквідівпотрібно оновлювати щотижня, т.к. він поповнюватиметься застарілими позиціями);•об'єднуйте позиції, що дублюються, в групи для правильного формування замовлення в розрізі груп;•блокуйте повторне автоматичне замовлення товарів, що прийшли “під замовлення”. І головна порада - постійно рахуйте. Вважайте оборотність складу (загалом і за групами). Раз на місяць будуйте АВС-аналіз. Заведіть собі табличку в excel або google docs і заносите в неї щотижня суму залишку по аптеці - це дозволить вам наочно контролювати динаміку складу. А якщо ви її доповните даними з продажу, то оборотність складу та його динаміка (приріст, спад) буде вважатися автоматично. Додавши до таблиці суму за неліквідами, ви отримаєте готовий монітор керівника з основними показниками вашої аптеки.