Кайдзен японська система досягнення успіху, Секрети успіху!

Кайдзен - це японське слово, яке означає "постійні поліпшення". Слово «КАЙ» – перекладається як зміна, а слово «ДЗЕН» – перекладається «на краще». Кайден — популярна система та філософія менеджменту, яка допомогла підприємствам післявоєнної Японії зайняти лідируючі позиції на світових ринках у багатьох технологічних галузях.

Філософія кайдзен тісно пов'язана з японськими традиціями та підходом до роботи. Наприклад, у Японії не прийнято часто міняти місце роботи. Напевно, ви чули, що японці можуть пропрацювати в одній і тій же компанії все життя. Їхній підхід до роботи можна назвати глибшим. У Японії вважається почесним стати майстром своєї справи і довести свої навички до досконалості. Навіть якщо ти працюєш на непрестижній роботі, ти маєш стати професіоналом своєї справи. Крім того, там не прийнято нити і скаржитися на долю. Японці за менталітетом суттєво відрізняються від нас.

Технологія Кайдзена спрямована на постійне вдосконалення ділових процесів у бізнесі. Крім того, кайдзен застосовується не тільки в роботі, а й для наведення ладу в житті.

5 основних принципів kaidzen

Суть методу кайдцен зводиться до п'яти елементів:

Акуратність та вибірковість;
порядок;
Чистота;
Стандартизація;
Дисципліна.

Ідеї кайдзена широко відома серед менеджерів. І, мабуть, саме завдяки ідеям кайдзцен багато японських компаній таких як Toyota змогли досягти величезних успіхів у повоєнний час. Українською мовою можна знайти кілька книг про Кайдзен. Зокрема:

Кайдзен: ключ до успіху японських компаній (Масаакі Імаї)
Гемба Кайдзен: шлях до зниження витрат тапідвищення якості (Масаакі Імаї)

Також у продажу я зустрічав книги про шлях Toyota, а також про ощадливе виробництво. Напевно, там згадувалося про Kaidzen.

Система та філософія Кайдзен

Список змін.Відповідно до кайдцен, потрібно спочатку визначити те, що потрібно зробити, для підвищення ефективності роботи. Складається перелік того, що може скоротити фінансові, тимчасові та інші витрати. Аж до того, що інструменти робочому місці повинні розташовуватися у порядку. Саме так, щоб це допомагало працювати швидко. Зміни можуть вноситись не тільки у самі робочі місця та ділові процеси, а й у ваші звички. Наприклад, якщо ти звик по 20 разів на день перевіряти електронну пошту, то таким чином навряд чи вдасться досягти високої концентрації уваги. Можна, наприклад, встановити для себе правило - перевіряти пошту 2 або 3 рази на день у певний час. Від якихось завдань взагалі варто позбутися. Великі зміни можуть розпочатися з малих справ. Ми про це буквально вчора говорили у статті про правило 20 хвилин.

Розстановка пріоритетів і порядку. Здавалося б, від перестановки місць доданків сума не змінюється. Але насправді порядок роботи має значення. Наприклад, люди набагато свіжіші і здатні до роботи саме в перші години після того, як прокинулися. Виходячи з цього, найскладніші завдання варто ставити перед собою у перші робочі години. А від інших завдань взагалі можна відмовитися. Крім того, варто подумати про оптимізацію завдань. Що робити в першу чергу, а що в другу чергу. Наприклад, ти виїхав у справах на інший кінець міста. Було б розумно там запланувати одразу кілька робочих завдань, щоби по 10 разів не мотатися туди-сюди. Адже це витрати часу, сил і грошей набензин. Для того щоб упорядкувати свої справи, рекомендується користуватися технікою хронометражу. Коли ти запишеш те, які справи і коли робиш, може виявитися, що основна маса часу йде на другорядні завдання, а пріоритетні завдання займають порівняно мало часу.

Наведення ладу, «шліфування». У методології кайдзен особлива увага приділяється в тому числі і порядку. Наприклад, закінчивши роботу, тут радять витратити якусь кількість часу і навести лад у своєму робочому місці. Порядок дасть заряд енергії наступного робочого дня, т.к. прийшовши на робоче місце ти вже думатимеш про важливі справи, а не про те, що на столі встановився якийсь незрозумілий хаос із паперів.

Впровадження робочих стандартів. Коли знайдено оптимальний баланс у роботі, це має стати стандартом компанії. Високі стандарти дозволяють досягти визначної якості, а звідси і всі успіхи японських компаній. Японська якість прийнято ставити в один ряд із продукцією німецьких компаній. Коли кажуть, що продукцію виготовлено в Японії — мається на увазі бездоганна якість.

Дисципліна потрібна для того, щоб дотримуватися практики постійних поліпшень у робочих процесах і не повертатися до колишніх звичних в Україні хаотичним методам менеджменту, коли в рамках однієї компанії спостерігається «хто в ліс, хто по дрова».

Методи Кайдзен у житті

Хоча, кайдзен, як правило, розглядають як систему для покращення окремих бізнес-процесів у рамках компанії, але цю філософію можна застосовувати і у звичайному житті. У кожного з нас є сфери життя, які потребують покращення та нашої уваги. І тут ми можемо скористатися тими ж практиками, але вже стосовно своїх особистих завдань.

В Україні прийнято доводити справи до критичногостану, а потім героїчними зусиллями здійснювати революцію у галузі. Є навіть книжки, в яких проаналізовано українську модель управління. Так ось, Кайдзен відрізняється тим, що тут передбачається безліч дрібних, але постійних поліпшень. Йдеться про те, що твій бізнес удосконалюватиметься за рахунок поступово еволюції, а не за допомогою революційних потрясінь.

Щоб ідеї кайдзен працювали, її повинні підтримувати всі співробітники фірми від топ-менеджменту до лінійних виконавців. Кайдзен орієнтує компанію максимальне підвищення якості роботи. При цьому особлива увага приділяється вдосконаленню самих бізнес-процесів, розвитку персоналу на всіх рівнях та впровадженню покращень щодня.

Цілі кайдзен у бізнесі

Для кайдзен характерні наступні пункти, які також називають «Парасолькою кайдзен»:

орієнтація на кінцевого споживача;
наскрізний контроль якості (total quality control, TQC);
використання робототехніки, автоматизація;
гуртки якості;
система пропозицій;
наскрізне обслуговування обладнання (техобслуговування, TPM);
канбан - японська технологія виробництва "точно в строк";
зростання якості;
нуль дефектів;
фокус працювати у малих групах;
використання кайдзен;

По суті, Кайдзен відноситься практично до всіх аспектів роботи фірми. Тому цю методологію охоче використовують як на виробництвах, а й у розробки програмного забезпечення. Кайдзен фокусується на покращеннях як на процесі. Покращувати всі аспекти бізнесу потрібно постійно, щоб бути на крок попереду від своїх конкурентів.

Цикл покращення PDCA, SDCA

Кожна ітерація передбачає таку послідовність:

Plan (планувати)/Standard (стандартизувати);
Do (виконати);
Check (перевірити);
Act (поліпшити);

Замість планування інколи мається на увазі стандартизація (SDCA). Але, по суті, стандартизація та планування — це суміжні поняття. Планування необхідне поліпшення бізнес-процесу, а стандартизація — його підтримки.

Цей цикл має щось спільне з класичною схемою управління: планування, мотивації, організації та контролю в класичній школі менеджменту.

Управління людьми по кайдзен

У японській культурі прийнято особливе ставлення до підлеглих. Так, людину не можна карати, роздавати накази. Водночас їх заохочують та надають підтримку, враховують їхню думку. Тобто тут ми бачимо позитивну мотивацію. Власне, саме такий підхід до менеджменту результативніший, т.к. підвищує інтерес співробітника до роботи, його залучення та інтерес до справи. У цьому вітається самостійність.

У ідеях кайдзен не помиляються, т.к. на помилках співробітники навчаються. Вітається діяльний підхід. При цьому передбачається, що співробітник має інтелект і має ним користуватися у своїй повсякденній роботі. При цьому краще почати щось робити, аніж боятися помилитися і не зробити при цьому нічого.

Важливі ідеї Кайдзен:

клієнт має бути задоволений;
постійні зміни у всіх сферах роботи фірми;
визнання проблем почути;
політика відкритості усередині фірми;
створюються малі робочі групи-команди;
ротація персоналу у різні підрозділи фірми для розширення кругозору;
орієнтація на високу залученість працівників до робочого процесу;
співробітники мають ділитися досвідом із колегами;
вітається розвиток самодисципліни на місцях;
саморозвиток та відповідальність за свою роботу;
інформування людей про справи фірми;
широко використовується делегування повноважень;
менеджмент включає починається з планування і закінчується контролем;
аналіз ділових процесів з урахуванням фактичних даних;
вирішення проблем шляхом усунення першопричини, а не боротьби з наслідками;
якість має контролюватись не на етапі здачі роботи, а під час самого ділового процесу;
застосування методів стандартизації.

Що таке нульові втрати

Все, що відбувається всередині організації, умовно ділиться на ті дії, які приносять цінність і ті, які не приносять. Додають цінність та не додають. Наприклад, куріння співробітника на роботі — явно не додає жодної цінності для роботи, а скоріше може навіть заважати. Такі витрати чи втрати треба виключати.

У кайден є список подібних витрат або втрат (їх ще називають muda - що співзвучно з українським лайливим словом):

надвиробництво та переповнення складу;
простоювання, очікування;
втрати транспортування;
втрати на непотрібних діях;
втрати бракованої продукції;
та інші.

Що таке Гемба у Кайдзен?

У кайдзен прийнято, щоб топ-менеджер добре уявляв, що відбувається на найнижчих рівнях його бізнесу. Наприклад, керівник банку повинен представляти, як працюють співробітники його Call-центру або касири у відділенні банку. А директор заводу має знати та бачити, що відбувається у його цехах. Передова робота ще називається словом «Гемба».

Йдеться про те, що глава фірми має бути максимально залучений дороботу і тоді він зможе ухвалювати ефективні управлінські рішення. Менеджер має вдумливо слухати скарги, вивчати причини всіх проблем.

Класична система менеджменту в якихось моментах схожа на кайдзен, але є й свої відмінності.

Бізнес в Україні

При цьому Кайдзен істотно відрізняється від класичної радянської системи менеджменту, коли в радянській Україні було прийнято домагатися цілей за будь-яку ціну, не дивлячись на втрати, запускати часом нераціональні проекти начебто повернути річку у зворотний бік або протистояти США, а заразом – всій Західній Європі разом узятими. А Кайдзен — це зовсім інша філософія, де навіть малі справи — вважаються важливими. Філософи кайдзен говорять про те, що невеликі недоробки «косяки» згодом виллються у великі проблеми.

Тим не менше, багато великих українських компаній зараз розуміють, що для конкурентоспроможності їм потрібно підвищувати свою ефективність. Багато хто з фірм стали впроваджувати окремі елементи філософії Кайдзен. Наприклад, у мене перед очима КамАЗ, який уже давно став цікавитися ідеями ощадливого виробництва. Багато інших великих компаній України поступово почали використовувати напрацювання Кайдзен. До речі, в інших західних країнах також охоче застосовують японські ідеї невпинного зростання якості. Наприклад, компанія Siemens охоче запроваджує ці ідеї у своїй роботі. Зокрема, там прийнято:

вирішувати проблеми командою;
виправляти всі косяки відразу;
шукати першопричини проблеми;
знаходити бюджетні рішення;
приймати рішення швидко;
ставити під запитання звичні речі;
думати над завданнями, які реально можна зробити та робити їх;

У ідей кайдзен є добрий потенціал для впровадження в Україні.Якщо накласти нашу широту поглядів та масштаб завдань, які ми перед собою ставимо і накласти цю широту українського характеру на ідеї сучасного менеджменту (включаючи філософію кайдзен та західні здобутки в менеджменті), то ми можемо отримати лідируючу світову економіку.

Японські фірми дуже відрізняються від європейських тим, що там прийнято пропонувати велику кількість раціоналізаторських пропозицій. І ці пропозиції йдуть не «з верхів», а «з низів».

Кайдзен — це далеко не лише про бізнес та гроші, кайдзен — це про суть роботи, майстерність та досконалість.