Концепція - віртуального - офісу в управлінні проектами, Статті iTeam

Нова концепція організації роботи підприємств, що з'явилася в 1990-х роках, - вільний або віртуальний офіс (freestanding) заснована на тому, що головним критерієм оцінки роботи співробітника є не факт присутності на робочому місці, а результат. Якщо немає результату, то яка різниця, де робота не зроблена – в офісі чи іншому місці. Реалізувати цю концепцію стало можливо, по-перше, після появи сучасних інформаційних технологій та, по-друге, зниження вартості застосування цих технологій у перерахунку на годину робочого часу спеціаліста. Найбільш затребувана ця концепція для консалтингових та аудиторських компаній фахівці, яких основну частину свого часу проводять на об'єкті у клієнта, а постійне місце в офісі їм потрібно лише один – двічі на тиждень, а то й на місяць, кілька годин.

З урахуванням того, що клієнти компанії можуть перебувати в будь-якому кінці України, постає питання: «Наскільки необхідно, щоб фахівець проживав обов'язково там, де знаходиться офіс компанії, і щодня приходив до офісу?». Спробувавши відповісти собі на це питання у процесі реформування компанії керівництво консалтингової компанії ЗАТ «Бюро фінансової експертизи та інвестиційного аналізу», дійшло нової моделі побудови свого бізнесу.

ЗАТ «Бюро фінансової експертизи та інвестиційного аналізу» бере участь у реалізації програми реформування енергетичних компаній РАТ «ЄЕС України» та ЖКГ. У зв'язку із цим територія клієнтської бази – вся Україна. Чому тоді й ринком праці для компанії не зробити всю Україну? Московський офіс стає керуючим, координуючим та інформаційним центром, а до вирішення завдань у проектах з реформування РАТ «ЄЕС України» можуть залучатися фахівцігалузі стратегії, фінансів, управління, маркетингу, інформаційних технологій, управління персоналом тощо незалежно від місця проживання. Будь-який фахівець може запропонувати послуги компанії незалежно від місця проживання і місця роботи, т.к. критеріями його затребуваності служать лише знання, досвід і здатність вирішувати поставлені перед ним завдання. Ми вважаємо, що використання Інтернет технологій дозволить нам об'єднати найкращих українських менеджерів та професіоналів для вирішення завдань реформування РАТ «ЄЕС України». Ініціювати та залучати визнаних експертів як приватних осіб, так і організацій для використання у проектах кращих досягнень світової практики ведення бізнесу. Для цього треба зв'язатися з нами на e-mail: [email protected] або через сайт http://www.finburo.ru/question.asp .

Технічно робота офісу будується на технології корпоративного управління проектами за моделлю «Microsoft Enterprise Project Management». Як програмне середовище використовується інтегрований пакет Microsoft Small Business Server 2000. На робочих станціях використовується система Microsoft Office System, створена на основі звичних засобів служб та програм для настільних комп'ютерів, розроблених для спільної роботи з вирішення широкого спектру бізнес-завдань.

У цій новій системі представлені структурні блоки для створення рішень, які допоможуть:

надати співробітникам зручний доступ до даних, щоб вони могли краще розуміти суть проблем, що виникають, і робити більш ефективні дії;
поліпшити здатність співробітників організації передбачати зміни над ринком, керувати ними і робити адекватні дії;
забезпечити ефективну та гнучку спільну роботу проектних груп;
підвищити продуктивність працікожного консультанта та дозволити великій кількості співробітників брати участь у виконанні проекту незалежно від місця знаходження.

В основі системи - сервер Microsoft Project Server 2002, що грає роль сервера програми. Microsoft Project Server дозволяє зберігати всі проекти централізовано в БД, забезпечує єдині для всіх проектів налаштування та подання даних, єдиний пул ресурсів, розмежування доступу до даних та функціоналу системи.

Менеджери проектів та портфелів проектів використовують програму Microsoft Project Professional для планування проектів та ресурсів, під час роботи користувачі підключаються до сервера Microsoft Project Server і використовують не індивідуальні, а єдині налаштування, загальні проекти та ресурси, визначені адміністратором. Плюс з'являються додаткові можливості з управління ресурсами та портфелем проектів.

Виконавці робіт та зацікавлені учасники проекту (керівники організації, функціональні підрозділи, замовники) можуть зайти на веб-портал проектів Microsoft Project Web Access за допомогою стандартного веб-браузера Microsoft Internet Explorer. Веб-інтерфейс дозволяє учасникам проекту формувати команди проектів, вводити фактичні дані, переглядати весь портфель проектів, обмінюватися документами та керувати ризиками проектів.

Використовуючи можливості Microsoft, що надаються Microsoft, навчання на сайті http://office.microsoft.com/home/default.aspx будь-який фахівець швидко зможе освоїти можливості, що надаються Microsoft Office System 2003

Розроблена фахівцями компанії прозора та зрозуміла для учасників проекту система розрахунку собівартості, що дозволяє врахувати внесок кожного члена робочої групи у виконання проекту та виплатити винагороду, яка враховує складність вирішуваноїзавдання та трудовитрати на її вирішення. Таким чином, фахівець може сам планувати, скільки він хоче працювати та заробляти.

Ми вважаємо, що дана модель бізнесу буде вигідною і нашим клієнтам, т.к. окрім підвищення якості вирішення проблем, що стоять перед ними, ми зможемо запропонувати і зниження вартості виконання проектів.

Автор: Дикий Володимир, виконавчий директор ЗАТ “Бюро фінансової експертизи та інвестиційного аналізу”