Конкретні методи - УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ - Основи менеджменту організації
Класифікація конкретних методів здійснюється за трьома основними напрямками, що дозволяють виділити методи:
• керування функціональними підсистемами;
• виконання функцій управління;
• ухвалення управлінських рішень.
Методи управління функціональними підсистемами організації
Перший напрямок пов'язаний зі структурою організації, в якій є функціональний поділ управлінської праці за такими видами робіт, як маркетинг, інновації, виробництво, фінанси, персонал тощо. Методи управління, які у цих функціональних підсистемах, відбивають їх специфіку у постановці цілей і визначенні складу робіт, необхідні їх виконання. Вони детально розглянуті у розділах, присвячених функціональному аспекту управління організаціями.
Тому обмежимося лише деякими прикладами, що характеризують склад методів управління, які використовуються фахівцями функціональних підсистем.
У підсистемі«Маркетинг»це методи:
• діагностики становища організації над ринком товаров;
• аналізу можливостей організації на потенційних ринках;
• виявлення потреб у нових видах продукції та нових ринках збуту;
• розробка маркетингової концепції і т.д.
У підсистемі«Персонал»велике значення надається методам:
• аналізу та формування системи управління персоналом;
• планування робочої сили;
• організації праці персоналу, його оплати;
• управління діловою кар'єрою та ін.
Управління підсистемою«Виробництво»вимагає застосування великої кількості найрізноманітніших методів. У тому числі методи:
• контролю за використанням праці, матеріалів, устаткування;
• програмування,планування та контролю виробництва;
• обліку витрат та ін.
Методи виконання функцій управління
Фахівці зпланування,здійснюють розробку прогнозів і планів, використовують у своїй роботі методи екстраполяції, регресійного аналізу, побудови сценаріїв, моделювання, «мозкової атаки», експертний, Дельфи, факторного аналізу, формування дерева проблем і рішень тощо .д.
Виконання функціїорганізуваннябазується на методах, що дозволяють сформувати структуру організації, що відповідає стратегії її розвитку та забезпечує ефективну спільну роботу людей для досягнення поставлених цілей. Це насамперед методи організаційного проектування, оцінки складності структури, визначення рівня формалізації, делегування повноважень, розподілу обов'язків та відповідальності, реструктуризації, організації виробництва, праці та управління (див. гл. 1.5).
Здійснення функціїкерівництвав першу чергу покладено на керівників різного рівня, які повинні забезпечити безперервність та ефективність перебігу всіх процесів виробництва та управління в організації. Це потребує використання методів комунікації, у складі яких виділяються групи методів міжособистісних комунікацій, збору, обробки та передачі. Методи мотивації включають всі види та форми спонукання людей до праці: оплати праці, преміальних систем, участі у прибутках, моральних стимулів, підвищення на посаді, навчання тощо. (Див. гл. 1.6).
Методи, які застосовуються під час виконання функції контролю, залежить від характеру облікових, аналітичних і контрольних операцій.Статистичний облікбазується на методах збору, обробки та інтеграції даних за певний період часу;бухгалтерськийоблік- на методах, що забезпечують щоденні дані про рух фінансових засобів, матеріалів, продукції, праці і т.д.;оперативно-виробничий облік- на інформації про стан виробничої діяльності ділянок, цехів та інших підрозділів.
Методи контролю над діяльністю організації характеризуються великим розмаїттям у зв'язку з тим, що функція контролю охоплює безліч операцій та процедур, виконуваних у створенні задля досягнення її цілей (див. гл. 1.7).
Методи прийняття управлінських рішень
Методи прийняття управлінських рішень — третій напрямок класифікації, що базується на представленні процесу управління як сукупності етапів та процедур, необхідних вирішення проблем. Відповідно до цього виділяють групи методів: постановки проблеми; рішення проблем; вибору рішення; організації виконання ухваленого рішення.
Методи, що використовуються на етапіпостановки проблеми чи можливості,забезпечують їх достовірний і найбільш повний опис, виявлення та аналіз впливу внутрішніх та зовнішніх факторів, дають можливість оцінити ситуацію та сформулювати на цій підставі проблемну ситуацію. У складі істотна роль належить методам збору, зберігання, обробки та аналізу інформації, методам фіксації найважливіших подій, факторного аналізу, порівняння, аналогії, декомпозиції, моделювання, тощо. Набір застосовуваних прийомів залежить від характеру та змісту проблеми, рівня її появи та вирішення, термінів та
коштів, що виділяються цьому етапі.
Щоб виявити характер проблеми, що має неясні обриси або заявила про себе деякими симптомами, широко використовуються методи опитувань, інтерв'ювання, виробничої статистики, статистики якості тафінансів, моделювання робіт, експериментування, вивчення витрат часу та ін. Для виявлення та аналізупричинтафакторіввиникнення проблем та появи нових можливостей використовується ряд практично корисних прийомів та підходів. Один із них — це своєрідна «інвентаризація» всіх чинників та умов, згрупованих за спрямованістю їхнього впливу (табл. 1.12).
Угруповання факторів та умов щодо спрямованості їх впливу на проблемну ситуацію
Фактори та умови, що призводять до погіршення проблемної ситуації
Фактори та умови, що скорочують розміри проблеми
Другий не менш продуктивний підхід полягає у складанні переліку невідомих факторів, що дозволяє перенести центр уваги з відомих причин на невідомі і таким чином встановити нові напрямки аналізу (табл. 1.13).
Перелік невідомих причин виникнення проблем чи можливостей
Опис проблеми чи можливості
Що не відомо про причини її виникнення
Третій підхід - це проведення хронологічного аналізу з метою відновлення послідовності подій, що викликали появу проблеми або можливості в часі. Це дозволяє встановити співвідношення між причинами та наслідками (табл. 1.14).
Тимчасовий (хронологічний) аналіз розвитку проблеми/можливості
Головні симптоми та причини виникнення проблем/можливостей
Час їх появи (коли їх виявили?)
Що сталося в результаті?
На етапівирішення проблеми,тобто. розробки його варіантів також використовуються методи збору інформації, але на відміну від першого етапу, на якому здійснюється пошук відповідей на питання типу «що сталося?» і «за якимипричин?», тут треба усвідомити «як можна вирішити проблему?», за допомогою якихось управлінських дій. Тому інформація повинна мати більш дієвий, конструктивний характер та забезпечувати пошук можливих рішень. Менеджери та фахівці не тільки збирають та обробляють необхідні їм дані, але й максимально максимально використовують свій творчий потенціал, знання та вміння для розробки варіантів рішень, висування нових ідей та пошуки прихованих резервів та можливостей.
При груповий роботі розкриттю творчих здібностей та неординарного мислення сприяють різні методи, що стимулюють уяву, свободу роздумів, обмін ідеями та думками. До таких методів, наприклад, відносять метод номінальної групової техніки, метод Дельфи та метод «мозкової атаки».
Метод номінальної групової технікипобудований на принципі обмежень міжособистісних комунікацій, тому всі члени групи, які зібралися для прийняття рішення, на початковому етапі викладають письмово свої пропозиції самостійно і незалежно від інших. Потім кожен учасник повідомляє суть свого проекту; Подані варіанти розглядаються членами групи (без обговорення та критики), і тільки після цього кожен член групи, знову-таки незалежно від інших, письмово представляє рангові оцінки розглянутих ідей. Проект, який одержав найвищу оцінку, приймається за основу рішення. Особливістю даної техніки та її гідністю є те, що, незважаючи на спільну роботу членів групи, вона не обмежує індивідуального мислення та надає кожному учаснику можливість обґрунтувати свій варіант рішення.
Метод Дельфинайчастіше використовується у тих випадках, коли збір групи неможливий (наприклад, якщо до складу учасників вирішення проблемивключені фахівці з різних філій та підрозділів організації, географічно віддалені один від одного та від центрального апарату управління). Більше того, відповідно до цієї методики членам групи не рекомендується зустрічатися та обмінюватися думками з приводу вирішуваної проблеми. Її розробка здійснюється у наступній послідовності:
1. Членам групи пропонується відповісти на детально сформульований перелік питань щодо цієї проблеми.
2. Кожен член групи відповідає на запитання незалежно та анонімно.
3. Результати відповідей збираються в центрі, і на їх основі складається інтегральний документ, що містить усі запропоновані варіанти рішень.
4. Кожен член групи одержує копію цього матеріалу.
5. Ознайомлення з пропозиціями інших учасників може змінити думку щодо можливих варіантів вирішення проблеми.
6. Кроки 4 та 5 повторюються стільки разів, скільки необхідно для досягнення узгодженого рішення.
Як і під час використання номінальної групової техніки, тут забезпечується незалежність думки окремих членів групи. Однак витрати часу на розробку рішень суттєво зростають, а кількість альтернатив, що розглядаються, звужується. Ці недоліки слід враховувати під час виборів методу Дельфи для групової розробки управлінських рішень.
Серед методів, що стимулюють розробку нових ідей та рішень, назвемо ще один, який набув досить широкого поширення, у тому числі й у нашій країні. Цеметод «мозкової атаки»,суть якого полягає у наданні кожному учаснику групи права висловлювати різні ідеї щодо варіантів вирішення проблеми, незалежно від їх обґрунтованості, здійсненності і навіть логічності. Принцип такий - чимбільше різних пропозицій, тим краще. З інформацією про характер проблеми та проблемної ситуації члени групи знайомляться заздалегідь. Усі пропозиції вислуховуються без критики та оцінки, а їх аналіз проводиться централізовано після завершення процесу заслуховування варіантів на основі зроблених записів. Через війну формується список, де всі подані пропозиції структуруються за певним параметрам-обмеженням, і навіть з їхньої результативності, тобто. за очікуваним ступенем досягнення поставленої мети.
На етапі вибору рішення необхідно насамперед визначити методи формування критеріїв вибору. Найбільш повно вони розроблені для високоструктурованих (програмованих) рішень, де можливе використання методів кількісного аналізу та електронної обробки даних. Застосування економіко-математичних методів до вирішення управлінських проблем дозволяє використовувати як критерій вибору цільову функцію, яку зазвичай треба максимізувати або мінімізувати. Такий вибір називаютьоптимізаційним.Прикладами оптимізаційних критеріїв є: максимізація прибутку, доходів, продуктивності, ефективності; мінімізація витрат, втрат від шлюбу чи простоїв тощо. Вибір оптимального рішення здійснюється шляхом порівняння кількісного значення цільової функції за всіма можливими варіантами; найкращим рішенням вважається те, що забезпечує максимум або мінімум цільового критерію.
Для оцінки варіантів слабоструктурованих рішень застосовують систему зважених критеріїв, яка за певних умов забезпечує непоганий результат.
Етапорганізації виконання рішенняпочинається після його прийняття та затвердження. Методом доведення прийнятого рішення до виконавців найчастіше єскладання плану реалізації, яким передбачається система заходів, які забезпечують успішне досягнення поставленої мети. Одним з механізмів планування на цьому етапі може бути так зване дерево рішень, що дозволяє шляхом декомпозиції обраного варіанту представити всю сукупність цілей та завдань, необхідних для його реалізації.
Цілі та завдання і повинні становити змістовну основу плану реалізації рішень. Найважливіше завдання керівника на цьому етапі процесу - подолання об'єктивних і суб'єктивних перешкод і створення нормальних умов для виконання запланованих дій. Поруч із методами прямого впливу (наказ, розпорядження, вказівку) використовуються методи матеріального стимулювання, проводяться зустрічі працівників із керівництвом, пояснюється суть прийнятих рішень. Усі вони спрямовані на мінімізацію опору нововведенням, зміну поглядів і ставлення до плану дій, і навіть підвищення зацікавленості працівників отриманні запланованого результату, тобто. у вирішенні проблеми, що стоїть перед організацією.
Велике значення має розробка і використання методів контролю виконання робіт, пов'язаних з реалізацією рішення, так як з їх допомогою можна не тільки виявити відхилення від наміченого плану дій, але і виявити недоліки самого рішення, що вимагають своєчасного коригування.
На закінчення необхідно відзначити, що при визначенні складу та виборі методів управління керівники та фахівці найчастіше користуються комбінацією методів, що найбільше відповідає особливостям завдань, а також встановлюють ті сфери методичної роботи, які не забезпечені науковими підходами до прийняття рішень. У зв'язку з тим, що багато видів управлінської діяльностіперіодично повторюються (особливо в галузі планування та контролю) та способи їх вирішення відомі, розробка нових методів охоплює лише частину необхідного методичного інструментарію. Це створює реальні умови для економії часу та коштів, які доводиться витрачати менеджерам, вирішуючи управлінські проблеми.