Корпоративна карта відповіді на головні питання
Статті на тему
Замість чекових книжок банки почали переказувати компанії на корпоративні картки. Переваги очевидні. Не треба їздити в банк по гроші, а зняти готівку можна в будь-який час. Але під час роботи з картами виникає багато питань. Відповіді на них у статті.
Банки борються з неврахованими готівкою через страх втратити ліцензію. Читачі надіслали до редакції десятки листів про те, що банкіри примусово змушують клієнтів відмовитися від чекових книжок та перейти на корпоративні картки. У компаній, для яких бізнес-карти в новинку, виникає безліч питань. Ми відповіли на десять найчастіших із них.
Що таке корпоративні банківські картки та як їх оформити?
Корпоративна картка - це карта, прив'язана до спеціального рахунку компанії. Вона призначена для оплати представницьких і витрат на відрядження, а також здачі готівкової виручки на рахунок компанії через термінали банку. Зазвичай банк видає іменні картки, які оформлюють на конкретних працівників. До рахунку можна прив'язати одну або кілька карток.
Перелік документів для оформлення корпоративних карток у кожному банку різний. Але здебільшого алгоритм дій для клієнтів наступний.
Крок 1.Укласти з банком договір про випуск та обслуговування бізнес-карток, де відображаються відомості про співробітників, які користуватимуться картками. До договору треба додати заяви співробітників на випуск карток та доручення на них від компанії. Форми заяв у кожного банку свої.
Крок 2.Відкрити спеціальний рахунок для розрахунків корпоративними картками та встановити видаткові ліміти за картками.
Крок 3.Отримати карти. У деяких банках бізнес-картки може отримати один співробітник, який маєдоручення. В інших — корпоративні картки видаються лише «фізику», на ім'я якої карта випущена, при пред'явленні паспорта.
Чи потрібно затверджувати спеціальне положення про корпоративні карти?
Банківські правила не регулюють порядок роботи з бізнес-картами усередині компанії. У той же час, варто затвердити внутрішнє положення (див. зразок 1). У ньому треба визначити коло працівників, яким компанія видаватиме картки, та ліміт витрачання коштів.
Кошти на карті самі по собі не підзвітні, але вони стануть ними, коли співробітник зніме готівку або проведе розрахунок корпоративною карткою. Тому в положенні необхідно записати, для оплати яких витрат можна використовувати картку (відрядження, представницькі, господарські), а також у які терміни працівники повинні звітувати про витрачені кошти.
Зразок 1. Положення про корпоративні карти
Як проконтролювати, щоб працівники не зняли з карток зайве?
Чи може один працівник передати картку іншому працівникові?
Зазвичай банк оформляє іменні картки на конкретних працівників. Тому використовувати карти мають право лише їхні власники. Але компанія може прямо встановити таку заборону у своєму внутрішньому становищі. Заодно можна написати, що за безпеку карти відповідає працівник, на якого вона оформлена.
Чи можна зняти гроші з корпоративної картки, щоби роздати зарплату?
За загальним правилом, бізнес-карти не призначені для видачі зарплати. Але немає й обмежень щодо таких операцій. Тому касир може зняти гроші з бізнес-рахунку, внести їх у касу по приходнику, а потім роздати готівку співробітникам, які не мають банківських карток. Для цього треба оформити платіжну відомість та видатковий касовий ордер.
Чи вправі співробітник зняти збізнес-карти свою зарплату?
Чи потрібно вимагати у співробітника заяву про витрачання підзвітних із картки?
За загальним правилом заяву потрібно оформити, якщо компанія видає підзвітні з каси (п. 6.3 Вказівки Банку України від 11.03.14 № 3210-У). Про те, чи треба оформлювати заяву про витрачання коштів із картки, у банківських правилах не сказано. Водночас компанія сама може встановити такий порядок, щоб знати, хто і скільки грошей планує витратити. Коли співробітник зніме готівку або розплатиться карткою, то має звітувати про витрати.
Як врахувати гроші, які працівник витратив у відрядженні?
Усі гроші на бізнес-рахунку належать компанії. На момент поповнення корпоративного рахунку співробітники ще не отримують гроші. Отже, операції з поповнення рахунку відбивають по дебету рахунки 55 «Спеціальні рахунки банках». А ось після оплати карткою або під час зняття готівки треба зробити записи по дебету рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Про всі операції, що проходять за рахунком, до якого прив'язані корпоративні картки, компанія може дізнатися з виписки та на підставі цього документа зробити записи в обліку.
Чи можна сплатити карткою купівлі дорожче 100 тис. рублів?
Розрахунки готівкою між компаніями за одним договором не можуть перевищувати 100 тис. рублів (п. 6 Вказівки Банку України від 07.10.13 № 3073-У). Але, якщо працівник платить карткою, такі розрахунки не вважаються готівкою. Тому ліміт можна не дотримуватися. У той самий час за великих покупках (зазвичай понад 100 тис. рублів) банки часто вимагають подати документи, підтверджують витрати. А якщо працівники знімають багато готівки, просять пояснень, на які цілі. На запит безпечніше відповісти (див. зразок 2).
Зразок 2. Пояснення, чому співробітники зняли багатоготівки
Чи можна списати витрати на оформлення та обслуговування карток?
За відкриття та обслуговування карток банк бере комісію. Ці суми можна списати як видатки послуги банку (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Витрати підтверджує договір та банківська виписка.
П'ять переваг корпоративних карток
1. Економія часу.Працівник може зняти гроші або поповнити рахунок, не відвідуючи банк. Достатньо знайти банківський термінал. До того ж доступ до рахунку цілодобовий.
2. Безпека.Співробітник не втратить гроші. А якщо в нього вкрадуть картку, то її можна одразу заблокувати та обмежити доступ до рахунку.
3. Контроль витрат.Компанія може встановити ліміт за розрахунками корпоративною карткою та підключити смс-оповіщення. Це дозволить у режимі реального часу контролювати, скільки витрачає працівник.
4. Конвертація валюти. Картою можна розплатитися за кордоном, і не треба окремо купувати валюту. Рублі автоматично перетворюються на іншу валюту.
5. Скорочення витрат.Тарифи на зняття готівки з карток зазвичай нижчі, ніж при знятті готівки за чеком у банку.