Метод сліпої перевірки
Як зазначалося вище, цей метод не вимагає наявності накладної. Працівники складу ідентифікують товар та визначають його кількість за етикетками та написами на пакувальній тарі. Коли товар після розвантаження надходить на перевірку! у звільнену зону, відповідальний за приймання товарів працівник виконує всі необхідні операції з їхньої перевірки, а потім складає звіт про прийом товару, до якого заносить все
отримані внаслідок перевірки дані. Після завершення перевірки звіт (акт) про прийом пересилається агенту із закупівель, який порівнює його з накладною постачальника та замовленням на закупівлю. Перевірка завершується пересуванням товарів складу для зберігання.
Компанії, у яких практикується складання звіту під час приймання товару, поліпшення обліку товарів вдаються до способу, у якому зверненні перебувають кілька екземплярів звіту про приймання товарів. 4 екземпляри звіту вважаються мінімальною кількістю. На складі у відділі (секції) приймання товарів готується звіт про приймання товару в 4-х примірниках, 3 з яких потім направляються разом із товаром до відділу зберігання, а один примірник надходить до відділу обліку товарів.
У відділі зберігання товар знову перевіряється за звітом та у разі повної відповідності, два примірники звіту індосуються. Перший екземпляр повертається у відділ прийому складу на формування справи, а інший екземпляр відправляється у відділ обліку. Третій екземпляр залишається у відділі зберігання для ведення діловодства.
Відділ обліку отримує таким чином 2 екземпляри звіту. Один екземпляр приходить із відділу прийому, інший – з відділу зберігання. Ці два екземпляри перевіряються на відповідність, після чого отриманий товар ставиться на облік. Один примірник звіту надсилається агенту із закупівель,інший -зберігається у відділі обліку на формування звітних документів.
Агент із закупівель за кожним виконуваним ним замовленням веде окрему справу, яка повинна містити такі документи: накладну постачальника; звіт про прийом товару, що надійшов із відділу обліку; замовлення на постачання товару. Сформована таким чином справа передається до бухгалтерії для перевірки та подальшої оплати. Бухгалтерія перевіряє документи справи та приймає рішення про оплату отриманого товару.
Головною перевагою описаного методу є та обставина, що він забезпечує подвійну перевірку кожної операції одним чи двома працівниками. Крім того, цей метод найточніший. Застосування цього виключає всякі непорозуміння і неточності, оскільки працівник, приймаючий товар і складовий звіт про його прийманні, не знає заздалегідь, який вантаж і скільки очікується. За наявності у персоналу складу накладної постачальника чи пакувального листа з'являється можливість не проводити фактичну перевірку отриманого вантажу. Однак метод такої перевірки є дуже дорогим, він вимагає великих витрат часу і праці. Інший недолік цього методу полягає у можливій скруті перевіряючих працівників ідентифікувати товар.
Глава перша. ФОРМИ І СТИЛІ ПРОДАЖУ