Microsoft Project в управлінні проектами - Банк рефератів, творів, доповідей, курсових та
ТЕМА: "Microsoft Project в управлінні проектами"
Microsoft Project став практично стандартом серед засобів автоматизації індивідуальної роботи менеджерів проектів. Свою популярність він заслужив завдяки вдалому поєднанню простоти використання, дружнього інтерфейсу та найнеобхідніших інструментів управління проектами.
Microsoft Project розрахований насамперед на користувачів, які не є професіоналами в управлінні проектами. Таким чином його можна віднести до «непрофесійних систем» управління проектами. з іншого боку, за допомогою Microsoft Project можна керувати проектами із значною кількістю робіт та ресурсів.
Microsoft Project входить до сімейства Microsoft Office, що підтверджується такими його властивостями:
побудова інтерфейсу та довідкової системи на єдиних із Microsoft Office принципах;
можливість збереження даних проектів у базі даних Access;
двосторонній обмін даними з Outlook;
Переважна більшість менеджерів, які користуються Microsoft Project, використовують його для планування невеликих завдань. За оцінками, половина користувачів планує проекти обсягом до 50 робіт, і лише від 10 до 20% – проекти, в яких понад 100 робіт. Однак, сучасні версії Microsoft Project цілком придатні для використання управління та великих проектів. На думку західних експертів, Microsoft Project 2002 здатний робити розрахунок розкладів та управління складними проектами, розмір яких досягає як мінімум 10 000 завдань. Він добре підходить для управління проектами, які охоплюють декілька відділів, і в яких ключовою вимогою є автоматична розробка графіків робіт, прогнозування ходу робіт тавідстеження їх виконання.
Серед переваг Microsoft Project також можна назвати вдосконалені засоби групової роботи, що дозволяють одному менеджеру одночасно керувати кількома проектами з великою кількістю учасників. На думку Gartner Group, Microsoft Project - найкращий вибір для організацій, де використовується матрична схема управління, тобто проектні команди допускають взаємодію співробітників із різних департаментів.
До недоліків системи можна віднести обмежені кошти управління бюджетом та відсутність коштів на управління ризиками проекту.
Для розширення функціональності системи розроблені додаткові модулі, доступні для завантаження через Internet. Крім того, існує web-сервіс Microsoft Project Central, призначений для організації спільної роботи над проектами для груп, розподілених територіально. ProjectCentral надає членам робочої групи та всім зацікавленим особам веб-сторінки для роботи з інформацією проекту.
Перед початком роботи над проектом необхідно розбити його завдання, описати їх зв'язки, оцінити трудомісткість завдань і описати ресурси, необхідні реалізації проекту. Це вихідна інформація для роботи Microsoft Project, і, як правило, цю роботу виконує менеджер. На основі цієї інформації система автоматично складає докладний календарний план ходу виконання робіт, визначає критичні шляхи, виконує розрахунки бюджетних видатків, надає членам команди всю необхідну інформацію та відображає її у зручному для аналізу вигляді (рис. 13.1).
Мал. 13.1. Вікно програми Microsoft Project
Після того, як вихідний план складний, але до того, як розпочати розробку структури проекту, необхідно створити файл проекту,запровадити попередні дані, а також додати до проекту документи, що належать до його планування (табл. 13.2).
Таблиця 13.2. Дії під час створення нового проекту
Створення нового проекту
Новий файл проекту може бути створений з нуля або на основі існуючого файлу або шаблону. Можна також скористатися майстром створення проектів, в якому виконуються дії щодо налаштування нового проекту.
Відкриття існуючого проекту чи шаблону
Можна створити новий проект, використовуючи вже існуючий файл проекту, схожий на поточний проект. Для створення проекту також можна скористатися шаблоном. При використанні існуючого файлу або шаблону не потрібно вводити відомості, спільні з іншими аналогічними проектами.
Введення властивостей файлу
Вибір способу планування проекту
Більшість проектів планується від певної дати початку. Навіть якщо відома дата, до якої проект повинен бути закінчений, планування з дати початку є більш гнучким.
Однак у деяких випадках виникає необхідність планувати проект від дати закінчення.
Зв'язування або збереження документів, що стосуються проекту, у Microsoft Project
Створивши файл проекту, можна зв'язати з ним документи, які безпосередньо стосуються проекту, наприклад план управління областю охоплення або план управління ризиками.
Встановлення робочого часу для календаря проекту
За замовченням у Microsoft Project використовується робочий час з 9:00 до 18:00 у робочі дні з обідньою перервою. Можна змінити робочий годинник для всіх робочих днів, для певних днів тижня, наприклад, для вівторка, або для певних дат, таких як святкові дні.
Налаштування робочої групи проекту
ПередПочатком роботи необхідно налагодити спосіб обміну даними з членами робочої групи та оновлення проекту під час його виконання. Для передачі зведень можна використовувати засоби інтерактивної спільної роботи, такі як Microsoft Project Server, систему корпоративної електронної пошти, файловий сервер.
Час від часу необхідно зберігати проект, щоб внесені зміни набрали з, щоб створити резервну копію поточного проекту або шаблон, який можна використовувати для іншого проекту. У Microsoft Project можна зберегти файл проекту кількома способами, у тому числі як веб-сторінку, базу даних Microsoft Access або книгу Microsoft Excel, а також шаблон проекту.
Введення завдань. Календарний план проекту в Microsoft Project складається на підставі введених користувачем даних про проект в цілому, про окремі його елементи – завдання, при необхідності – ресурси (робочу силу, обладнання та матеріали), які потрібні для виконання цих завдань. Якщо якісь дані проекта змінюються після створення календарного плану, можна оновити завдання або ресурси, після чого Microsoft Project скоригує календарний план.
За замовчуванням структура завдань проекту Microsoft Project представлена у вигляді переліку задач та діаграми Ганта. Більше для зручного користувача налаштування уявлень використовують «Майстер Діаграм Ганта» (рис. 13.2).
Мал. 13.2.Налаштування подання за допомогою «Майстра діаграм Ганта»
У Microsoft Project можна вводити завдання двох видів: завдання, які виконуються одноразово, та завдання, які повторюються (із заданими параметрами повторення).
Для всіх завдань потрібно ввести значення тривалості, залежності задач та обмеження, після чого Microsoft Project розраховує дату початку та датузакінчення кожного завдання. Також можна ввести в проект ресурси та призначити їх завданням, щоб вказати, який ресурс є відповідальним за завершення кожного призначення, та розрахувати, яке обладнання буде потрібно чи скільки матеріалу буде витрачено. Якщо вводяться ресурси, то календарні плани завдань стають більш детальними за рахунок даних про витрати праці, одиниці виміру та робочого часу, що вводяться в календарі. На планування можуть вплинути інші елементи, такі як час випередження і час запізнення, типи завдань, доступність ресурсів.
Створення структури проекту. Для систематизації календарного плану в Microsoft Project можна використовувати структуру, яку можна задавати під час введення завдань або проекту після того, як усі завдання введені. Структуризація дозволяє організувати завдання як ієрархії сумарних завдань і подзадач. За замовчуванням усі сумарні завдання виділяються напівжирним шрифтом і розташовуються з виступом, а підзавдання відображаються під ними з відступом.
Сумарні завдання допомагають виділити основні та проміжні етапи проекту. Вони підсумовують дані підзавдань, згрупованих у структурі під сумарним завданням. У структурі можна встановити будь-яку кількість рівнів, необхідну відтворення схеми організації проекту.
Для позначення важливої події, наприклад, завершення великого етапу, у календарному плані використовують віхи – завдання із нульовою тривалістю.
Кодування задач. Структуру проекту в Microsoft Project можна задати та відобразити кількома способами. Крім сумарних завдань та віх для цього також використовують коди структурної декомпозиції робіт (СДР) чи коди структури.
Структурна декомпозиція робіт (СДР) – це ієрархія завдань у проекті, що відображаєтьсяпослідовностями цифр, літер та їх комбінаціями. Microsoft Project дозволяє уявити структурну декомпозицію робіт з допомогою ідентифікаторів завдань чи з допомогою кодів СДР.
Код структурної декомпозиції робіт (СДР) – це літерно-цифровий код, що однозначно визначає місце розташування кожного завдання у загальній структурі проекту. Коди СПЗ можна використовувати для опису календарного плану та відстеження витрат.
У Microsoft Project застосовуються коди СПЗ двох типів. Перший тип кодів – номер у структурі. Він автоматично обчислюється кожної задачі з урахуванням структури переліку завдань. Номер у структурі є лише числовим; його не можна змінити, але він автоматично коригується при переміщенні задачі вгору або вниз за переліком задач або зміною рівня завдання.
Другий тип кодів СПЗ – код, який налаштовується вручну. Для кожного проекту можна визначити один набір кодів СПЗ, що налаштовують. Кожен рівень коду СПЗ є представленням певного рівня структури переліку завдань. Але на відміну від номерів у структурі, рівні коду можуть містити букви, цифри та знаки (комбінації букв та цифр), залежно від того, як були задані рівні маски коду при створенні коду СПЗ. Можна встановити автоматичне обчислення таких кодів для нових завдань, а також дозволити повторення кодів СПЗ у різних завданнях.
Коди структури – це налаштовані позначки завдань чи ресурсів. Їх використовують для угруповання завдань чи ресурсів проекту нестандартними способами, наприклад, за кодами витрат (для завдань) або за кодами посад (для ресурсів). Перед тим, як групувати завдання чи ресурси за кодом структури, необхідно створити код структури та призначити його завданням чи ресурсам. Усього можна створити до 10 різних кодів структури.
Встановленнязалежностей між завданнями Визначивши, з яких завдань складається проект, необхідно встановити послідовність їх виконання, зв'язавши між собою завдання, які залежать одна від одної. Наприклад, деякі завдання мають бути закінчені, щоби можна було починати інші (рис. 13. 3).
Мал. 13.3.Встановлення зв'язків між завданнями проекту
Для встановлення зв'язків між завданнями необхідно визначити залежність між датами їхнього початку або закінчення. Існують чотири типи залежностей: закінчення-початок, початок-початок, закінчення-закінчення, початок-закінчення (табл. 13.3).
Таблиця 13.3. Типи залежностей між завданнями