Міфи та реальність електронного документообігу

Джерело: група компаній «Такснет»

Кожна компанія, особливо територіально розподілена, несе тягар витрат, використовуючи в документообігу зі своїми клієнтами паперові носії. Перехід до електронного документообігу (ЕДО) є логічним та важливим кроком у розвитку будь-якого підприємства.

За результатами дослідження Mail.ru Group, близько 60% офісних працівників користуються мобільними пристроями не лише для особистих цілей, а й для виконання тих чи інших робочих завдань. Робота в офісі, із заваленими папером столами, сягає минулого. Основна перевага систем ЕДО: у компанії скорочуються матеріальні та часові витрати. Коли всі документи електронні - немає сенсу копіювати та друкувати стоси паперу.

Сьогодні перехід на електронний документообіг – крок, на який зважиться не кожний керівник. На думку багатьох, "проти" - поки що більше, ніж "за".

У нашому матеріалі ми зібрали найчастіші доводи проти переходу на електронний обмін документами. І постаралися розповісти про реальний стан справ та плюси переходу на електронний документообіг із контрагентами.

Міф 1. Працювати на папері надійніше. На ній є друк та підпис

Працювати на папері звичніше. Так, сьогодні документ у руках – це символ укладеного контракту, який можна "помацати". Про те, що паперові документи можна підробити - багато хто знає з власного сумного досвіду. Як результат: фінансові втрати, судові позови та витрачені нерви і зрештою - крах бізнесу.

Що важливо знати при виборі продавця електронного підпису? Головне - віддавати перевагу акредитованим центрам, що засвідчують, які входять до числа лідерів на ринку України. Зверніть увагу на наступні моменти: скільки років центр посвідченняпрацює на ринку; дізнайтеся, скільки сертифікатів ключів електронного підпису за останній рік він випустив; якщо десятки тисяч – значить ви не помилилися.

Міф 2. У паперових документах мені простіше зберігати порядок

Хоч би як сперечалися оптимісти та скептики щодо електронних документів, ніхто вже не заперечує той факт, що переважна більшість офісних документів створюється в комп'ютерах. Причини такої беззаперечної перемоги інформаційних технологій цілком зрозумілі:

електронні документи легко створювати, редагувати, розмножувати, розповсюджувати та пересилати;
в електронному вигляді набагато легше шукати необхідну інформацію, а контекстний пошук дає можливості, про які при веденні паперового діловодства можна було лише мріяти;
простіше та з меншими зусиллями вирішуються питання резервування інформації та документів, створення страхових архівів та фондів тощо;
у комерційній діяльності електронні документи, при грамотному їх використанні, дозволяють у рази прискорити прийняття рішень та підвищити їхню якість.

Міф 3. Я боюся, що мої документи можуть викрасти зловмисники чи оператор ЕДО може передати їх третім особам без мого відома

Якщо говорити про розроблену компанією "Такснет" систему електронного документообігу "Транскрипт", то в ній дані від одного контрагента іншому передаються через Інтернет через захищений протокол HTTPS.Доступ користувачів до системи проводиться у двох режимах – за сертифікатом кваліфікованого електронного підпису та за логіном-паролем. Витік даних із сервера системи виключено: облікові паролі користувача зберігаються в закодованому вигляді, закриті ключі сертифікатів для доступу зберігаються у самих користувачів. Таким чином, якщо користувачсистеми нікому не передає інформацію доступу - витік переданої йому інформації буде виключено.

Це означає, що користувач легко може перевірити справжність і коректність будь-якого підписаного електронного документа. Крім того,в якості додаткового інструменту безпеки, сервіс використовує систему двофакторної аутентифікації з використанням мобільного пристрою, яка використовує фактори двох типів для доступу в систему або при проведенні особливо важливих операцій.

Але у будь-якому разі, за витік інформації будь-який оператор ЕДО відповідає відповідно до законодавства РФ.

Міф 4. Нам не підходить ЕДО, мої постачальники користуються електронним підписом різних центрів, що засвідчують

Для електронного документообігу необхідно використовувати лише кваліфікований електронний підпис (ФЗ 63 «Про електронний підпис»). Наявність контрагентів сертифікатів, виданих різними УЦ – не проблема для впровадження ЕДО. Наприклад, у системі "Транскрипт" можливе використання кваліфікованих сертифікатів, випущених будь-яким центром, що засвідчує (далі – УЦ), що входить до списку акредитованих Мінкомзв'язку.

Міф 5. Ми не зможемо налаштувати роботу з нашими контрагентами – їх близько тисячі, і вони розташовані по всій території РФ

Електронний обмін документами - це найкраще рішення для компаній із великою кількістю контрагентів.

По-перше: перехід на електронні документи з паперу дозволить скоротити час на обробку та пересилання документів на 80%.

По-друге: електронний документообіг підвищить продуктивність праці ваших співробітників на роботу з документами на 25%.

По-третє, при переході на систему електронного обміну документами "Транскрипт" час на обробку документів тавнесення коригувань до документів бухгалтерами та менеджерами знизиться на 75%.

Дані показники свідчать, що це правильне рішення для сучасного бізнесу. Для роботи в системі вам знадобиться лише електронний підпис та інтернет. Щоб розпочати роботу – запросіть ваших контрагентів у систему та додайте пам'ятку з реєстрації в системі.

Ми надаємо своїм клієнтам зразки листів-запрошень, пам'ятки на початку роботи та допомагаємо налаштувати процес обміну документами абсолютно безкоштовно.

Міф 6. У системах ЕДО платиш за кожен відправлений документ, у результаті чим це дешевше за пошту?

Справді, деякі компанії беруть плату за кожний надісланий документ. У нашому рішенні ми передбачили той факт, що перехід на електронний документообіг має бути фінансово вигідним для наших клієнтів. У системі "Транскрипт" плата береться за пакет надісланих документів, що дозволяє суттєво економити на обміні документами.

Міф 7. Заради передачі актів та рахунків-фактур переходити на ЕДО не бачу сенсу

Як уже зазначалося неодноразово, перехід на ЕДО - це дійсно зручно та вигідно. Вам більше не доведеться витрачати час на підготовку та відправлення документів, також ви можете значно заощадити, відмовляючись від дуже дорогого процесу паперового документообігу. Ви зможете заощадити на часі обміну кореспонденцією, що також підвищить мобільність та продуктивність вашої компанії. Тому що ЕДО здійснюється дуже оперативно, до того ж не буде присутній людський фактор, що знижує кількість помилок в електронних документах до мінімуму.

Практично будь-який документ можна зробити електронним. У системі “Транскрипт” їм передбачено неформалізований документообіг (договори, важлива комерційнаінформація, кошториси та багато іншого).

Файли таких документів можуть мати довільний формат і надаватися контрагенту в одному з таких типів файлів: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Взагалі, у системі ви можете отримувати та передавати будь-які електронні документи.

Не варто забувати і про фактор безпеки та збереження документів - у системі "Транскрипт" всі електронні документи передаються в зашифрованому вигляді, що виключає перехоплення та заміну. Та й використання ЕП надійніше за будь-який фізичний підпис.

Міф 8. У мене не так багато контрагентів, щоби переходити на ЕДО. Це дороге задоволення, як мені здається

Навіть якщо сьогодні ваш бізнес невеликий, це зовсім не означає, що вам не слід оптимізувати фінансові витрати і піклуватися про продуктивність праці ваших співробітників. Якщо бізнес-процеси в компанії налаштовані спочатку правильно і відповідають сучасним ринковим тенденціям - рости і розвиватися вашому бізнесу буде значно комфортніше!