Місце секретаріату у системі управління МНС - Організація діловодства у секретаріаті МНС
Місце секретаріату у системі управління МНС
Головне управління МНС України по ЯНАО підпорядковується Приволзько-Уральському регіональному центру у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійних лих, а також Губернатору ЯНАО. До складу Головного Управління МНС входять кілька управлінь, відділів та служб, будучи структурними підрозділами Головного Управління (рис.1).
Документаційним забезпеченням управління займається відділ секретаріату, який здійснює свою діяльність на підставі Положення про секретаріат (додаток 1), а також відповідно до ухвалених у цій сфері нормативних актів. Важливе завдання в організації Секретаріату - це розробка Положення про Секретаріат та посадових інструкцій працівників. Це завдання вирішується керівником секретаріату самостійно або із залученням кваліфікованих спеціалістів. Положення про секретаріат та посадові інструкції її працівників складають комплект організаційно-правової документації, розробка якого завершує організаційний етап створення цієї служби. Положення підрозділі - документ, визначальний організаційно-правове становище підрозділи у структурі організації. Діловодство полягає у складанні, оформленні документів та облікових справ, їх обробці, зберіганні, систематизації, реєстрації та контролю за їх своєчасним виконанням. У документах відображається та враховується вся діяльність Управління МНС міста Урай. Структура секретаріату Управління МНС міста Урай виглядає так (рис.2)
Обов'язки працівників Секретаріату регламентуються їх посадовими обов'язками. Секретаріат виконує такі функції Порядок роботи Секретаріату//Промисловість та безпека. - №7 (12). - 2009. -С.3-4:
1. Здійснює обробку вхідних, вихідних та внутрішніх документів Управління.
4. Здійснює контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву Управління.
5. Готує за дорученням керівництва Управління проекти окремих наказів, розпоряджень, службових листів, довідок та інших документів, погоджує їх із керівниками структурних підрозділів та іншими посадовими особами та фахівцями.
6. За дорученням керівництва здійснює редагування документів.
7. Забезпечує набір, роздрук та оперативне розмноження документів, що використовуються в діяльності керівництва Управління.
8. У необхідних випадках забезпечує переклад документів з української мови на англійську та з англійської мови на українську.
9. Забезпечує облік та своєчасну реєстрацію документів, їх збереження.
10. Організує раціональний документообіг та контроль за рухом документів в організації.
11. Контролює правильність оформлення документів та забезпечує методичну та організаційну допомогу працівникам Управління в оформленні документів.
12. Забезпечує формування справ секретаріату відповідно до затвердженої номенклатури, їх зберігання, своєчасну передачу справ на архівне зберігання та виділення до знищення справ та документів зі строками зберігання, що минув.
13. Організує планування робочого дня Начальника Управління та його заступників.
15. Складає проекти планів роботи Управління.
16. Готує матеріали до засідань, забезпечує їх своєчасне розсилання заінтересованим організаціям та особам.
17. Проводить своєчасне інформування проведення засідань.
18. Здійснює підготовку та організує проведення оперативнихнарад, засідань у керівництва Управління.
19. Здійснює заходи щодо матеріально-технічного забезпечення засідань та нарад, що проводяться керівництвом Управління.
20. Проводить оформлення протоколів засідань керівництва та колегій Управління, їхню розсилку.
21. Здійснює контроль за виконанням рішень начальника Управління.
22. Організує прийом відвідувачів керівництвом та відповідними спеціалістами Управління.
23. Особливості організації діяльності секретаря-референта та секретаря заступника начальника Янкова В.Ф. Як організувати діловодство. - М: МЦФЕР, 2004. -с. 308.Секретар заступника Начальника Управління МНССекретар працюючий у складі структурного підрозділу Управління, має спеціальні знання, що стосуються специфіки роботи відповідного структурного підрозділу.
До компетенції секретаря заступника керівника потрапляють питання, пов'язані з процесами, що відбуваються всередині організації, тобто він виконує завдання, що стосуються самої організації та її співробітників.
Цей секретар, так само як і особистий помічник, працює з однією особою, але це найчастіше другі особи компанії (заступники директорів, віце-президенти, начальники департаментів та відділів тощо).
Основні вимоги:
- досвід роботи на аналогічній посаді від року
- старанність, відповідальність, навченість
- впевнене користування комп'ютером та офісною технікою
1. Самостійне складання листів.
2. Контроль виконання документів та завдань, підвідомчого/них безпосередньому керівнику структурного/их підрозділу/й.
3. Складання робочого графіка керівника.
4. Оглядта підготовка інформації для керівника.
5. Складання аналітичних записок та довідок для шефа.
6. Підготовка та забезпечення переговорів.
Секретар-референт/керівник секретаріату МНС
Секретар-референт – це свого роду адміністратор офісу. Крім звичайних секретарських обов'язків на нього можуть покладатися координація діяльності низки служб організації (наприклад, автомобільної), виконання доручень співробітників, як керівних, і рядових. Ця позиція вимагає більшої самостійності, ніж посада секретаря або секретаря на ресепшн. Секретар-референт має право виконувати певні проекти у межах своєї компетенції (вивчення нових товарів та послуг, удосконалення систем роботи організації). А також часто саме на цього секретаря покладаються обов'язки щодо організації корпоративних заходів, конференцій, доставки обідів до офісу тощо.
Основні вимоги:
- впевнене користування комп'ютером та офісною технікою
- досвід роботи на аналогічній посаді від двох років
1. Забезпечення життєдіяльності Управління (організація закупівлі канцтоварів, доставки води, контроль за наявністю паперу в принтерах, ксероксах та багато іншого).
2. Вирішення адміністративних питань (оренда будівлі, прибиральниці, водії, секретарі та багато іншого).
3. Використання нових форм організації роботи.
4. Представницькі повноваження (у держорганах тощо).
5. Підбір, керівництво та навчання підлеглого персоналу.
Посада більш типова для компаній із великими офісними приміщеннями.