Модель запасів, або Продовжуємо керувати асортиментом, Блог «Mokselle» про маркетинг та продаж
У попередній статті ми докладно поговорили про те, як статистику та облік продажів. Після того, як ми дізналися, скільки плануємо продати, ми можемо розрахувати скільки потрібно закупити. Сьогодні продовжимо тему роботи з асортиментом, розраховуватимемо модель запасів та обсяг закупівлі. Це допоможе вам остаточно навести лад на своєму складі та звести втрачені продажі до мінімуму.
Розраховуємо «модель запасів»
Наприклад, ми очікуємо продати наступного тижня 50 пар валянок. У нас є такі варіанти дій:
1. Закупити 100 пар і тримати 50 у запасі - про всяк випадок.
2. Закупити рівно 50 - повинно вистачити.
3. Закупити 20 — якщо закінчуватимуться, завжди можна швидко довезти… І так далі.
Кожен із цих варіантів може бути оптимальним для конкретної ситуації. Який з них є оптимальним для вас, допомагає визначити ряд факторів:
• Час від моменту замовлення до постачання
• Відсоток втрачених замовлень, який ви готові допустити
Звісно, всі ці чинники по-різному впливають на розмір запасів. Але, на щастя для нас із вами, існує формула розрахунку необхідного запасу. Вона використовується такими компаніями як Procter & Gamble, Unilever, Metro, Auсhan, Nestle та іншими.
TI = НОРМОБР(A; F*(T+L); КОРІНЬ((T+L)*СТУПЕНЬ(σ;2) + Var(L)*СТУПЕНЬ(F;2)))
НОРМОБР, КОРІНЬ і СТУПЕНЬ - це стандартні функції в Excel. При розрахунку за цією формулою в Excel у вас має вийти приблизно таке:
Якщо вступні значення розставлені саме з цих осередків, то формули виглядатимуть так:
TI = НОРМОБР(C6; C1*(C3+C4); КОРІНЬ((C3+C4)*СТУПЕНЬ(C2;2) +C5 * СТУПЕНЬ (C1; 2)))
Тепер розшифруємо усі умовні позначення, які ми бачимо у формулі.
F- прогноз продажів у штуках (кг, тоннах тощо) за тиждень.
σ- точність прогнозу. У цій моделі використовується стандартне відхилення помилки прогнозу продажів на тижневій основі продуктових груп. Цей показник вимірюється у штуках на тиждень.
T- Частота оформлення замовлення на закупівлю (період між закупівлями в тижнях). Оскільки закупівлі – це не єдина наша турбота, ми не можемо займатися ними постійно. Цим показником ви визначаєте, як часто зможете переглядати залишки та замовляти продукцію.
L- час від моменту замовлення до постачання в тижнях, або, як його називають у західних компаніях, - Lead-time. Тут варто закласти не лише час на доставку, а й періодичність замовлень. Наприклад, якщо доставка здійснюється наступного дня після замовлення, але робите ви його тільки раз на тиждень, то Lead-time дорівнюватиме одному тижні.
Var(L)- надійність постачальника. Це показник (у відсотках) замовлень, які постачальник виконує точно та вчасно. При цьому варто враховувати, що доставка може бути здійснена вчасно, проте якщо якість продукції залишає бажати кращого і ви відмовляєтеся від постачання, постачання вважається невиконаним. По-хорошому, таку статистику потрібно вести, якщо її у вас немає або один і той же товар ви замовляєте у різних постачальників, то можете поставити так звану експертну оцінку. По суті це просто ваше відчуття від роботи конкретного постачальника, виражене в цифровій формі.
A— рівень сервісу (відсоток втрачених замовлень, на який ви готові погодитись). Всі ми розуміємо, що тримати весь асортимент на складі просто неможливо. Не кажучи протому, що випадковий успіх може призвести до того, що до кінця дня не залишиться деяких видів товарів. Якщо говорити про найбільші корпорації, перераховані вище, для них хорошим показником є близько 90% виконання запитів клієнтів.
Цей показник не можна розрахувати. Це результат вашого стратегічного рішення. Якщо ви позиціонуєте свій бізнес як елітний, то вам потрібно підтримувати високий рівень сервісу та майже завжди мати можливість запропонувати клієнтам те, що їм потрібне. Заради цього доведеться вдатися до серйозних списань. І навпаки, якщо головна конкурентна перевага вашого магазину — ціни, потрібно мінімізувати витрати на списання на шкоду асортименту.
Покриття запасів
Як ви вже могли здогадатися, розмір запасу можна розрахувати як у штуках, так і днях покриття. Останнє означає кількість днів продажу, які може покрити цей запас, і розраховується за такою формулою:
Термін придатності
Наступний чинник, що впливає розрахунок моделі запасів, — термін придатності. Він може серйозно відрізнятись для різних видів товару. Тому ми повинні порівнювати результати моделі із середнім терміном придатності щодо кожного продукту. Природно, якщо він становить один тиждень, а модель пропонує зберігати місячний запас, безглуздо дотримуватиметься її рекомендацій. Тому наступним кроком буде коригування розрахунків моделі запасів за терміном придатності.
Якщо ви пограєте з моделлю, змінюючи різні показники, то можете помітити, що необхідний запас, а отже, і розмір списань може бути серйозно знижений за рахунок оптимізування таких показників, як Lead-time та надійність постачальника. Наскільки ви впевнені, що сьогодні працюєте на кращих умовах постачання та з найнадійнішими постачальниками? Проаналізуйте ринок таПостарайтеся знайти альтернативи.
Розраховуємо замовлення на закупівлю
Тепер, після того, як основна робота виконана, на основі складеного прогнозу продажу та результатів «моделі запасів» ми можемо в оперативному порядку розраховувати замовлення на закупівлю кожного продукту.
Для цього ми просто порівнюємо залишки з необхідним розміром запасів. Бачимо різницю та приймаємо рішення про закупівлю.
Є ще один нюанс: дні постачання. Наприклад, ми бачимо, що запаси білих iPhone сьогодні складають 30 штук, при цьому модель рекомендує нам тримати 40. Середні продажі на день — 10 штук, а термін поставки — два дні. Відповідно, якщо ви замовите 10 штук (різниця на сьогодні), то на день постачання у вас буде 20 штук (рис. 2).
Тому при виставленні замовлення потрібно врахувати ще й ці два дні продажів, тобто замовити не 10, а 30 iPhone, тоді на день поставки ми потрапимо рівно в необхідний рівень запасів (рис. 3).
При цьому не потрібно наслідувати рекомендований розмір закупівлі цифра в цифру. Якщо ви бачите, що рекомендований розмір закупівлі невеликий, можна відкласти закупівлю на кілька днів. Або, навпаки, трохи перевищити рекомендацію.
Відразу після закупівлі ваші запаси будуть вищими за рекомендації, через деякий час — нижче. Дуже популярним є схематичне зображення зміни запасів в організації, так звана «Пила» (рис. 4):
Якщо переглядати весь асортимент щодня, це може забрати багато часу. Тому, можливо, варто розбити весь асортимент днями тижня. Приклад для квіткового магазину: понеділок — троянди, лілії та тюльпани, вівторок — аксесуари, орхідеї та хризантеми тощо. При цьому не варто забувати, що продукцію з коротким терміном придатності потрібнопереглядати якнайчастіше. Це зменшить Lead-time і зменшить необхідний розмір запасів.
Підводячи підсумок, давайте ще раз згадаємо всю послідовність дій, яка допоможе вам упорядкувати склад:
1. Угруповання асортименту.
2. Ведення статистики.
3. Обробка статистики.
4. Контроль над втраченим продажем.
5. Побудова прогнозу.
6. Розрахунок моделі запасів.
7. Розрахунок замовлення на закупівлю.
Рекомендую впроваджувати описане по кроках, не миттєво, щоб не створювати зайвий стрес для себе та бізнесу.
На закінчення хочеться привітати тих, хто дочитав до кінця. Ви не з боязкого десятка! Коли ви проведете всі необхідні розрахунки та дії і кожен впроваджений етап залишиться у вашій компанії, управління запасами стане операційним завданням, яке не займає багато часу. І при цьому у вас на складі завжди буде те, що потрібно вашим клієнтам, і нічого зайвого. Успіхів!