Мова та стиль управлінського документа
Упорядкування службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців.
Слід враховувати, що документи є складовою іміджу підприємства, його своєрідною візитною карткою. Документ на непривабливому, "бідно" зробленому бланку, надрукований нерозбірливим шрифтом, справляє небажане враження про підприємство. З цієї ж причини гумовий штемпель із найменуванням підприємства, відбиток якого проставляється на аркуші паперу, вийшов із ділової практики Заходу і дедалі менше застосовується в Україні.
Інформація, що міститься у документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації. На основі її ухвалюються відповідні управлінські рішення. Документи у часто є головним аргументом у спірних ситуаціях, підтверджуючи цим первинне визначення терміна “документ” як “спосіб докази”.
Ось як виглядає одна із сучасних рекомендацій українському підприємцю: “У діловому житті бізнес часто є сусідом з обманом. Не вірте обіцянкам. Тільки грамотно складений документ, що має юридичну силу, є гарантом успішної угоди!”.
Скільки відбувається засідань арбітражного суду, скільки збитків зазнають підприємства через випадково чи навмисне неправильно складені документи!
Безлад у зберіганні документів може обернутися ризиком втрати цінної інформації, що може негативно позначитися на діяльності підприємства.
Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, збереження та правильне оформлення документів.
Для складання документів, зокрема й ділових листів, потрібні певний рівень культури, особливі навички. Але це вміння діловомулюдині необхідно розвивати.
Крім того, ділові листи, як і інші документи, мають складатися відповідно до вимог державних стандартів, дія яких поширюється не лише на органи державної та виконавчої влади України, а й на всі організації незалежно від їхньої організаційно-правової форми та виду діяльності.
1. Оформлення бланків управлінських документів.
Працюючи з документами необхідно керуватися нормативними актами України, які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури (списку) дел.[1]
Бланк, у якому багато місця відводиться під емблему та найменування підприємства та мало для тексту, незручний у роботі. Тому рекомендується відводити під емблему 15-2 см від межі верхнього поля.
Сучасний дизайн оформлення бланка, "свій" фірмовий стиль, якісний папір, повний набір відомостей про підприємство. Правильне їх розташування на аркуші особливо важливі сприятливого на ділового партнера.[2]
Бланки підприємства виготовляються друкарським способом або за допомогою персонального комп'ютера та мають встановлений комплекс реквізитів та певний порядок їх розташування.
Рекомендується використовувати два види бланків підприємства:
- бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень);
- бланк для зовнішніх документів (листів, факсів).
Бланк для внутрішніх документів містить емблему підприємства та найменування підприємства.
Підприємствам, які працюють із закордонними партнерами, необхідні спеціальні бланки з дублюванням реквізитів мовою партнера або англійською мовою. При кутовому розташуванні реквізитів у лівій верхній частині друкуються реквізити українською мовою, праворуч- На іноземному. При поздовжньому розташуванні реквізитів бланка спочатку друкуються реквізити українською мовою, а нижче іноземною.
Усі бланки, як і документи, мають мати поля.
ліве - 20 мм (8 машинописних знаків чи ударів),
верхнє – не менше 10 мм,
праве і нижнє - щонайменше 8 мм.[3]
Бланки документів, що часто використовуються, такі як довідки, акти прийому робіт за контрактом та інші, можуть містити також частини постійного тексту, які при складанні документів доповнюються змінною інформацією.
2. Мова управлінського документа.
У роботі з документування велику роль грає словесне оформлення рішень, процесів, зв'язків. Під час підготовки документів слід враховувати, що мова не пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль управлінської діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом – наказової конструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій вимагають документи, що викладають прохання, вимога, подяка і т. д. Ділова мова, ділова мова, діловий службовий лист – поняття певні. Ділова мова – це мова офіційних взаємин, це літературна мова.
Традиції та звичаї у документуванні виявилися дуже живучими. І зараз ще зустрічаються застарілі терміни, архаїзми, словосполучення, мовні штампи, канцеляризми ("яким образам", "прошу не відмовити", "при цьому направляємо", "дана справжня" та ін.). При складанні документів необхідно скористатися офіційно-діловим стилем.
Літературна мова має багато стилів, художньо-белетристичний, суспільно-публіцистичний, науковий, виробничо-технічний, історичний, офіційно-діловий тощо, які постійно розвиваються і перебувають у постійному взаємодії.
«Під стилем. мови, - говорить відомий філолог А. Н. Єфімов, - прийнято розуміти історично сформований різновид мови, що відрізняється як щодо складу та характеру об'єднання мовних засобів, так і в сенсі закономірності їх вживання. Для кожного стилю існує характерний, типовий, а також заборонений».
У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо-белетристичний стиль включає прозовий та поетичний; суспільно-публіцистичний – стилі газетно-журнальний та літературно-критичний. Документально-діловий стиль має у своєму складі стиль законодавчо-розпорядчих документів (указів, наказів, розпоряджень, постанов), ділового листування, телеграфний стиль і т. д.[4]
У кожній групі стилів є свої різновиди. Документально-діловий стиль має у своєму складі стиль законодавчо-розпорядчих документів (указів, наказів, розпоряджень, постанов), ділового листування, телеграфний стиль тощо.
Тексти складних документів (звіти, огляди, довідки та ін.) поділяють на частини, розділи, підрозділи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами відповідно до вимог ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформлення машиночитаних документів та машинограм)[5] . Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин, вищі, наприклад: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 іт. буд.
2.1. Відхилення від літературних норм у текстах документів.
Нерідко у текстах документів з незнання, неуважності чи недбалості допускаються різні відхилення. В результаті текст стає малозрозумілим, насиченим словесними надмірностями, архаїзмами іканцеляризмів. Ускладнюють розуміння тексту маловідомі слова іноземного походження, професіоналізм, неологізм. Чи не прикрашають документи просторіччя, діалектизми. Про найбільш типові недоліки в тексті і йтиметься далі.
3. Етикет ділового листа.
Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку підприємства із зовнішніми організаціями. У більшості фірм листи превалюють над рештою документів. У листуванні можна виділити два основні види документів: листи та факси.
Лист-як один з основних видів документів.
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою.
Листи інструкційні (директивні) виходять із державних чи муніципальних органів влади та управління та містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз'яснення з питань звітності, податків екології тощо.
Гарантійні листи містять гарантії оплати, термінів постачання чи якості продукції.
До інформаційних умовно належать листи, що містять повідомлення, прохання, нагадування, речення.