Звіт з практики - Телеграма, телефонограма, факс
1.1 Історія розвитку телеграми. ……………………………………..…. 4
1.2 Характеристика телеграми………………………………………………4
3.1 Характеристика факсограми. ……………………………..………11
Список використаної литературы…………………………………………13
З найдавніших часів людина листується з собі подібними. Глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, але людина намагалася висловити свої думки та сподівання через лист. Напевно, вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких людина здійснювала обмін інформацією, робила пропозиції і вела переговорне спілкування. Приступаючи до складання офіційного листа, ми ніколи не замислюємося про те, що ця практика сягає ще сивої давнини. Мовні формули, види, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення та роботи з нею створювалися та шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію.
Більшість документів, створюваних установами, є інформаційно довідковими. Інформаційно-довідкові документи повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто. ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.
1.1 Історія розвитку телеграми
З того часу минуло майже 170 довгих років. Революційна на той час технологія, що дозволяє пересилати повідомлення на великі відстані, швидко розвивалася протягом XIX століття, ставши одним з найпопулярніших способів зв'язку. Телеграф також вплинув на інші засоби комунікації, включаючи електронну пошту та Інтернет.
Можливо, якби 1846 року Вільям Кук не відкрив фірму Electric Telegraph Company-одну з перших компаній,Які представляли комунікаційні послуги, сьогодні ми з вами жили б зовсім в іншому світі. Вже 1874 року у Великобританії послугами телеграфу можна було скористатися у 20 тисяч міст і сіл. Країна також мала зв'язок зі США та багатьма своїми колоніями. Коли телеграфу виповнилося 50 років, його велике значення визнала навіть Королева Вікторія (Queen Victoria).
1.2 Характеристика телеграми
Вид документа, що визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв'язку.
Телеграми у випадках, коли надсилання документів поштою не забезпечує своєчасного вирішення питань.
1. проста або звичайна (максимальний термін проходження між пунктами, що мають телеграфний зв'язок – не більше 10 годин)
2. телеграма-лист (не більше 24 годин)
3. термінова (максимальний термін проходження трохи більше 5 годин)
1. проста (звичайна)
1. з доставкою на художньому бланку (з позначкою "ЛЮКС", "ЛЮКС/М", музична)
2. з доставкою у строк, зазначений відправником (з позначкою "вручити", "дата")
3. з доставкою до населеного пункту, який має телеграфного зв'язку (з позначкою “поштою замовне”)
4. повідомлення телеграфом
5. повідомлення телеграфом термінове
6. з доставкою на художньому бланку з нагоди жалоби (з позначкою "Делюкс")
1. з доставкою на художньому бланку (з позначкою "люкс")
3. з доставкою у строк, вказаний відправником (з позначкою "вручити", "дата")
4. з доставкою на художньому бланку з нагоди жалоби
5. з доставкою до населеного пункту, який має телеграфного зв'язку (з позначкою “поштою замовне”)
Категорії та види телеграм, що не допускаються у телеграфному обміні для країн СНД
1. завірена: Естонія, Литва;
2.термінова: Грузія, Латвія, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художній бланк: Грузія, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграма містить такі реквізити:
- відмітка про вид телеграми;
- реєстраційний діловодний номер;
Слова у телеграмах для підрахунку поділяються на:
Дійсні слова необхідні контролю правильності передачі і прийому телеграм, а телеграфних апаратах. За кількістю тарифних слів провадиться оплата телеграм.
Телеграми оформляються на спеціальних друкарських бланках, а у разі їх відсутності на звичайному папері. Друкують телеграму у двох примірниках на одній стороні аркуша через два інтервали великими літерами, без абзаців, перенесення слів. (ДОДАТОК А).
Перший екземпляр прямує на телеграф, другий – підшивається у справу.
Обов'язковими реквізитами телеграми є:
- реєстраційний індекс (номер);
- підпис посадової особи, від імені якої передається текст;
Текст телеграми відрізняється так званим телеграфним стилем, що складається в гранично стиснутій формі. У тексті відсутні прийменники, спілки, частинки (крімне), розділові знаки. Числа та цифри пишуться словами. Цифрами позначаються лише заводські та торгові знаки та марки, номери будинків, індекси документів. Розділові знаки в тексті телеграми використовують лише в тому випадку, коли їх відсутність може спотворити зміст тексту. Допускається позначення розділових знаків умовними позначеннями: ТЧК – точка; ЗПТ – кома, ДВТЧ – двокрапка, КВЧ – лапки, СКБ – дужки. У телеграмах не використовуються складні, багатослівні речення, характерні для ділових листів, вибір робиться на користь більш коротких слів. Перевага надається нейтральній і конкретній діловійлексиці, вживання якої не викликає тлумачень. Не рекомендується використовувати надмірну лексику, яка не несе нової інформації, а лише повторює сказане.
Телеграми від організацій та установ, підписані посадовими особами, повинні бути завірені печаткою відповідної організації або печаткою “Для телеграм”. У телеграмах, підписаних посадовими особами кількох організацій чи установ, кожен підпис засвідчується печаткою відповідної організації чи установи.
Телеграма, що подається відправником, повинна бути чітко і розбірливо написана або надрукована на лицьовій стороні телеграфного бланка або на світлому папері. Виправлення, підчистки, викреслення та вставки, внесені в телеграму відправником або на прохання оператором зв'язку, повинні бути засвідчені підписом відправника.
Телеграма має містити понад 300 слів. Якщо телеграма складається з більшої кількості слів, вона повинна бути розділена оператором зв'язку на кілька частин по 300 слів кожна, що передаються окремими телеграмами.
- реквізит “від кого” та “кому” із зазначенням посади, прізвища та по батькові посадових осіб;
- текст та підпис.
Телефонограма повинна мати заголовок, складається відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 як для ділового листа, тобто. виражається прийменниковим відмінком з прийменником "про" або "про". Наприклад, "Про зміну часу засідань Ради", "Про прибуття учасників семінару"
Телефонограма складається в одному примірнику та підписується керівником або відповідальними виконавчим.
3. Факсограма (телефакс, факс)
3.1 Характеристика факсограми
Факс – це копія документа (письмового, графічного, образотворчого), що отримується на паперовому носії, переданого по каналахфаксимального зв'язку (за допомогою факсимальної апаратури). Факсограма не може вважатися окремим видом документа, оскільки факсом можна передати будь-який документ на паперовому носії формату А4 – наказ, розпорядження, договір, протокол та ін., але найчастіше факс використовується для передачі службових листів та різноманітних інформаційних повідомлень.
Факсограма при дотриманні встановлених процедур має юридичну силу, в цьому її основна відмінність від ксерокопії, яка потребує спеціального засвідчення.
Немає жодних спеціальних вимог оформлення документів, що пред'являються до відповідного виду документа: друкуватись чітким, контрастним шрифтом.
Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія документа, що відправляється. На лицьовій стороні оригіналу не повинно бути зморшок, плям, вигинів та рельєфів від написів на зворотному боці (Додаток 3).
На сьогоднішній день в управлінській практиці переважним способом документації є комп'ютерний друк. Однак ряд документів, наприклад заява, пояснювальні записки створюються звичайним рукописним способом.
1. Басаков М.І. Діловодство. М.: 2002р.
2. Васильєва І.М. Основи діловодства та персональний менеджмент: Навчальний посібник для вузів/ВЗФЕД. - М.: ЗАТ «Фінстатінформ», 1999. - 240.
3. Грінберг А.С., Биченков В.Ф., Горбачов Н.М. Документаційні системи керування. багато. Навчальний посібник. Частини 1 та 2. Мн. Академія управління за Президента Республіки Білорусь у, 1997.
4. Давидова Е.М., Рибаков А.Є. Діловодство: Навчально-практичний посібник. - Мн.: ТетраСистемс, 1999. - 288 с.
5. Кузнєцова Т.В. Діловодство. М.: 1999р.
Найменування виду документа (ТЕЛЕГРАМА)
ТЕКСТ ТЕЛЕГРАМИ ПОВИНЕН БУТИ МЕЖНОКОРОТКИМ БЕЗ СПІЛОКІВ ПРЕДЛОГ ЗНАКІВ Зупинення. ЦИФРИ І ЧИСЛА ЯК ПРАВИЛО ПИШУТЬ ПРОПИСОМ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТЬ ВЕЛИЧИМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ІНТЕРВАЛУ ВКАЗІВКА НА ПОСАДОВІ ОСОБИ ВІД ІМЕНІ ЯКОГО ПОСИЛАЄТЬСЯ ТЕЛЕ
Довідкові дані організації-відправника
Назва організації відправника
Найменування посади Особистий підпис І.О. Прізвище
Довідкові дані про організацію
00.00.0000 №00 Посада_____________
Заголовок до тексту І.О.Прізвище___________
Найменування посади ___________________________________ І. О. Прізвище
Передала: секретар П.І.Б. Прийняла: секретар П.І.Б.
Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00
Час передачі: 00 год.00 хв. Час прийому: 00 год. 00 хв.
НАЙМЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ Адресат:___________________
Довідкові дані про організацію Посада_________________
00.00.0000 №00 Телефон___________________
№ від 00.00.0000 Факс______________________
Заголовок до тексту
Посада _________________________________________________________ І.О.Прізвище