Можна заробити мільярд

Думаю багатьом читачам знайома така ситуація. Ви завершили роботи з проекту або ключового етапу (наприклад, розробили систему, написали технічний проект, підготували дизайн-концепцію і т.д.) На вашу думку, все круто! Результат – супер, та й зауважень у замовника немає. Гроші у студію!

Однак якщо копнути далі, то ряд узгоджувачів ще не дивився результатів вашої праці. Інші не узгоджуватимуть без схвалення результатів власником суміжної системи, з якою потрібно інтегруватися. І ця пісня може тривати дуже довго. Тому сьогодні говоритимемо про узгодження результатів робіт.

Багато людей гадають, що головне добре виконати свою роботу, а гроші прийдуть самі. Однак насправді важливіше — погодити результати вашої праці і отримати готовність замовника оплатити вашу роботу. Звичайно, головніше — це забрати гроші, але вирішенням проблем із фінансуванням займаються інші люди, які не беруть участь у проекті.

Довгий час мені доводилося працювати на боці підрядників. Зараз я перебуваю по той бік барикад — на стороні замовника у типовій українській корпоації. Тому мені хочеться описати мій погляд на цю проблему на прикладі узгодження результатів ІТ-проекту у подібній компанії. Сподіваюся, що читачі, які працюють з меншими клієнтами, знайдуть для себе корисне в цій статті, адже базові принципи узгодження справедливі для проектів і замовників будь-якого масштабу.

Зазвичай процес узгодження виглядає так:

Хороший результат або керування очікуваннями замовника

Коли розпочинати приймання?

З одного боку, не потрібно доводити роботу до досконалості перед тим, як її показуватизамовнику (зауважу, перфекціонізм властивий багатьом ІТ-фахівцям). Все одно доведеться виправляти та доопрацьовувати, тільки дарма витратиш час та енергію. Коли викладаєшся по максимуму, але не досягаєш результату, то втрачається мотивація.
З іншого боку, не можна показувати замовнику сиру версію. Це викликає негатив, клієнт скаже, що за фігню ви мені підсунули. А наступного разу, коли йому буде продемонстровано нормальну доопрацьовану версію, то він уже не захоче вникати в суть результату.
Коли результати матимуть нормальну якість, то можна надсилати їх на узгодження.
Чим раніше і чим більше представників замовника буде залучено до проекту, тим швидше закінчиться приймання.

Скільки часу закладати на приймання?

На узгодження та доопрацювання результатів потрібно відводити щонайменше 30-50%, яке було витрачено на розробку першої версії. Буває, що узгодження та доопрацювання займає більше часу, ніж розробка. Нерозумно сподіватися, що ви розробляли проектні документи, наприклад по етапу «Аналіз та проектування» три місяці (60+ робочих днів), а погодите його за 5-10 робочих днів.

Чинники успіху процесу узгодження

Щоб успішно узгоджувати результати на кожному з етапів проекту, я виділяю кілька факторів, які, на мій погляд, забезпечують успіх чи провал цього процесу.

На стороні замовника існує як мінімум одна людина (група осіб), яка досить сильно залучена до проекту і має великий вплив на всіх узгоджуючих.
Для кожного етапу має бути визначено перелік результатів. Для кожного результату має бути визначений список погоджувальних осіб. Для вирішення цього питання я пропоную використовувати матрицюузгодження.
Визначено, а краще зарегламентовано, процес узгодження результатів. Погоджуючі поінформовані про порядок погодження.
Налагоджено швидкий процес збору та відпрацювання зауважень.
Ви вмієте відокремлювати зерна від полови: ви швидко розпізнаєте те, що виходить за рамки проекту і вмієте керувати змінами
Наявність сильного куратора (якщо ви на стороні підрядника), який допоможе у спілкуванні із замовником, якщо погодження ніяк не рухається вперед.
Ви відхрестилися від робіт замовника (знову ж таки, якщо ви на стороні підрядника).

Головний фактор

Ви можете бути частиною мега крутої команди, яка вміє розробляти найскладніші системи для найбільших клієнтів, але якщо на стороні чергового замовника переважає темна сила, яка має сильні позиції всередині компанії та яка негативно налаштована на ваш проект, то завершення будь-якого етапу даватиметься вам з великими труднощами. Не кажучи вже про те, що ваш проект взагалі ніколи не завершиться чи затихне ще на старті. Тому у великих проектах політичні відносини з різними «кланами» замовника, представниками ззовні (держоргани, підрядники попередніх систем), які зацікавлені/вкрай не зацікавлені в успіху проекту, найчастіше мають значно більше значення, ніж уміння проектної команди робити свою справу. розробляти товар (надавати послугу).

Ще раз нагадаю формулювання:

На стороні замовника існує як мінімум одна людина (група осіб), яка досить сильно залучена до проекту і має великий вплив на всіх узгоджувачів.

Розглянемо типову структуру які узгоджуються у проекті.

Для того, щоб результати були прийняті, вони мають бути схвалені ключовимиузгоджувальними. Ключові узгоджувачі зазвичай делегують роботи з узгодження своїм підлеглим.

Отже, ваш проект може бути включений до KPI для низки Департаментів (тобто представників цього департаменту замотивовано). Для функціонального замовника це практично завжди апріорі. Для інших осіб, які мають узгоджувати результати, він не несе жодної вигоди, а для третьої групи осіб він спричиняє великі проблеми. Наприклад, система, що впроваджується, вимагає посилення ІТ-інфраструктури і навіть при впровадженні вона зможе викликати проблеми в роботі інших сервісів, а ІТ-блок, який відповідає за інфраструктуру, не готовий зараз покращувати, тому він всіляко гальмуватиме цей проект.

Виходячи з впливу та залучення вашої «групи підтримки» на стороні замовника може бути сценарію розвитку. 1. Ваша «група підтримки» (на стороні замовника) дуже зацікавлена і бере активну участь у проекті, але має невелику вагу. У результаті ви стикатиметеся з бездіяльністю байдужих і опором темних сил. Можливо, доведеться ескалювати проблеми на «мега боса», які допоможе зрушити з мертвої точки мляво поточний процес. 2. Ваша «група підтримки», наприклад, функціональний замовник має велику вагу в компанії, у нього є хороша мотивація, великий KPI за цей проект, але у нього мало часу, його звичайна операційна діяльність забирає весь робочий час. Тому йому ніколи проводити навіть попереднє приймання результатів, не кажучи вже про його участь у політичних процесах. Відповідно ваше основне ваше завдання – це залучати його до тонкощів проекту. 3. Ваша «група підтримки» не має сильного впливу і не дуже зацікавлена в проекті. Це найгірший варіант, думаю не варто описувати плачевні наслідки. 4. Самийсприятливий варіант. Ваша група підтримки і впливова, і зацікавлена, і активна. Значить незважаючи на всілякі труднощі, все у вас буде добре! Це і є найголовнішим критерієм успішного узгодження, на мій погляд.

Вихід – там де вхід

На недавньому проекті ми працювали з великою міжнародною консалтинговою компанією, яка зазнала складнощів з одним із Департаментів, який також мав узгоджувати результати, але не хотів брати участь у проекті. Виявилося, що цей проект не був включений до їх KPI. У процесі спілкування консультанти цієї компанії мені розповіли, що взагалі вони мають правило не входити в проект, якщо одному з ключових менеджерів, який повинен брати участь у проекті, не виділено KPI.

Перш ніж входити в якийсь проект, зайвий раз варто задуматися, а яка розстановка сил у компанії, і яке відношення у кожної з них до майбутнього проекту.

Фінансова сторона питання

І на останок. Як відомо, за свої помилки треба платити. Давайте порахуємо, що буде, якщо ви помилилися у прогнозах за погодженням та доопрацьовуєте результати власним коштом? Скільки вам це обійдеться? Ставки наведені для Москви, вони навіть трохи занижені. Я вважав результати для проектних команд розміром від 3 до 10 осіб для різних періодів прострочення (2 тижні, місяць, 1,5 місяці).

Наприклад, з вини замовника проектна команда із 5 осіб змушена відпрацьовувати зауваження ще місяць. Якби ви заздалегідь заклали резерви на погодження і включили їх у кошторис, то ви отримали б від Замовника 2,2 млн. рублів.

В іншому випадку ви втратили 660 тис. рублів. Або +2,2 млн, або - 660 тис. Відчуваєте різницю?

У наступній частині статті буде детально розказано про процедуруузгодження, а також про інші критерії успішності цього процесу.

А у нас тут можна отримати грант на тестовий період Яндекс.Хмари. Варто лише у полі «секретний пароль» запровадити «Хабр»