Надання державних послуг через МФЦ
Зробити державні (муніципальні) послуги доступними та зрозумілими – одне з основних завдань, поставлених перед керівництвом кожного регіону України. Одним із перших кроків у цьому напрямку стало створення Багатофункціональних центрів надання послуг (МФЦ) та переведення послуг в електронний вигляд, а також автоматизація їх надання.
Багатофункціональні центри надання державних послуг допомагають вчинити такі необхідні дії як подання заявки на отримання або заміну паспорта громадянина України та закордонного паспорта, реєстрація прав та угод з нерухомого майна; реєстрація відомостей у кадастрі нерухомості; прийом документів для постановки іноземних громадян на облік та інші.
МФЦ з'явилися порівняно недавно, і ще не всі громадяни звикли до такого способу взаємодії з державою, тому для частини людей похід до МФЦ є проблемою, хоча все зроблено з метою спрощення та зручності отримання послуг. З боку державних органів теж йде «звикання» та налагодження внутрішніх процесів, але на даний момент зроблено вже дуже багато.
Як громадянин звертається за послугою через МФЦ?
Незалежно від виду послуги, подання заявки на надання послуги для заявника (громадянина) виглядає однаково. Список послуг конкретного МФЦ можна дізнатися на сайті, наприклад, в Удмуртській Республіці http://мфцур.рф.
Перший етап: отримання талону електронної черги
Заявник може самостійно вибрати час, дату прийому та послугу, за якою він звертається. Зазвичай дату можна вибрати на найближчий час або на майбутнє, наприклад, через тиждень (як «номерок» до лікаря). У разі утруднення у виборі бажаної послуги заявник може скористатися експертною системою на інфоматі. Отримуючи відповіді від заявника на прості запитання, експертна система відфільтрує список послуг за вибраними критеріями.
На талоні відобразиться інформація про порядковий номер заявника, орієнтовний час прийому заявника, а також інформація про ту послугу, за якою він звертається.
Другий етап: оформлення заявки на надання державної (муніципальної) послуги
У зазначений на талоні час заявника запрошує реєстратор МФЦ для подання заявки. Реєстратор МФЦ приймає у заявника документи, необхідні надання обраної послуги. У разі потреби запитує у заявника додаткові відомості для реєстрації заявки на надання послуги, видає заявнику розписку про прийом документів, у якій зазначено терміни та місце видачі результату надання послуги, а також номер заявки та QR-код, за якими можна відстежувати стан заявки.
Як бачить реєстрацію заявки на надання послуги реєстратора МФЦ?
За допомогою електронної черги реєстратор МФЦ викликає заявника до вікна. Реєстратор МФЦ уточнює у заявника послугу, за якою він звертається. Перевіряє надані заявником документи та заносить їх до ІС МФЦ. При необхідності реєстратор МФЦ запитує заявника додаткову інформацію.
У разі ускладнення в однозначному визначенні послуги, за якою звертається заявник, реєстратор МФЦ може скористатися експертною системою. Експертна система реєстратора МФЦ відрізняєтьсявід експертної системи на терміналі електронної черги Крім послуги у ній можна визначити підвид послуги та перевірити необхідний комплект документів. Таким чином, за допомогою експертної системи реєстратор МФЦ отримує весь список інформації та документів, які має запросити у заявника.
До того ж, експертна система автоматично сформує попередньо заповнену заявку на надання послуги для її подальшого заповнення даними заявника.
Як заявки обробляються до МФЦ та передаються до відомств, що надають послуги?
Підготовлена реєстратором МФЦ заявка з даними заявника потрапляє у чергу на обробку у фахівців МФЦ, відповідальних за обробку заявок та їх відправлення до відомств на надання. За кожним спеціалістом МФЦ закріплено певний набір послуг, заявки щодо яких він опрацьовує. Маючи доступ до черги заявок, фахівець із певною періодичністю перевіряє чергу та відбирає з неї заявки, за які він відповідає.
Через необов'язковість надання всіх даних заявником перед спеціалістом МФЦ стоїть завдання зібрати дані, що бракують для надання послуги. Фахівець формує запити за допомогою міжвідомчої взаємодії для отримання необхідної інформації. Тільки зібравши всю інформацію у повному обсязі, спеціаліст МФЦ передає комплект документів у відомство, що надає послугу. Пакет документів може бути переданий через СМЕВ, кур'єром, завданням до ІС МФЦ. Спосіб передачі документів у відомство на надання послуги визначено в угоді між МФЦ та відомством.
Таким чином, автоматизуються процеси, пов'язані з наданням послуг у МФЦ, діловодство у МФЦ, та здійснюється інтеграція з інформаційними системами органів державної влади.
Яким чином заявник може відстежувати статус заявки?
Перевірити статус заявки заявник може декількома способами:
1. Подивитися в особистому кабінеті на Регіональному порталі державних (муніципальних) послуг;
2. на інфоматах, встановлених у центрах надання державних (муніципальних) послуг, з використанням номера заявки, вказаної на розписці, а також за допомогою штрих-коду;
3. За допомогою мобільних пристроїв, скориставшись QR-кодом, вказаним на розписці, отриманої в МФЦ під час подання заявки.
Інформація по заявці, незалежно від способу, обраного заявником із раніше перерахованих, завжди відображається за допомогою Регіонального порталу державних (муніципальних) послуг.
Яким чином заявник може отримати результат надання послуги?
Ще при поданні заявки на надання послуги заявник обирає один із запропонованих способів сповіщення про готовність результату. Залежно від місця видачі результату надання послуги повідомляти заявника співробітник МФЦ або співробітник відомства, що надає послугу.
Якщо результат надання послуги має бути виданий не до МФЦ, то роботи по заявці до МФЦ припиняються після передачі комплекту документів до цього відомства.
Якщо результат надання послуги видається до МФЦ, то спеціаліст МФЦ повідомляє заявника про готовність результату та призначає час прийому. У призначений час заявник приходить до МФЦ та отримує результат надання послуги. На цьому робота над заявкою вважається завершеною.