Надсилання простих листів, підготовка кореспонденції, звітність
Надсилання простих листів
Підготовка поштового розсилання простих листів по РФ
Для того, щоб розпочати підготовку поштових відправлень щодо України, необхідно чітко визначитися з наступних питань:
Яку кількість листів планується надіслати? Чи буде це одноразове надсилання простих листів поштою чи регулярне? Від цього залежить як ціна, так і розробка підготовки листів. Наприклад, у деяких випадках коли замовлення часто повторюється, щоб максимально автоматизувати процеси, наші ІТ-фахівці готують спеціальне програмне забезпечення.
Зміст листа (вкладення в конверт)
Що відправляємо? У ситуації з простою кореспонденцією варіант один – поштове вкладення в конверт може бути лише паперовим носієм. Іншими словами, вкладенням у простий лист (втім, як і в рекомендований) може бути лише інформація надрукована на папері. Як правило, це від одного до п'яти аркушів паперу щільністю 80гр/м2 формату А4 (звичайний офісний).
Який конверт для пошти ви плануєте використати? Стандартні розміри:
- С65 (114мм*229мм) — в конверт укладаються листи А4 у два фальці (згинання)
- С5 (162мм * 229мм) - листи А4 в один фальц
- С4 (324мм * 229мм) - листи А4 без фальцю
Формат передачі інформації
Якщо завданняупакувати надруковані вами матеріали, то необхідно заздалегідь узгодити з нашим фахівцем, на якому папері та якого формату будуть ваші вкладення. Це має значення для того, щоб можна було заздалегідь визначити, чи не виникне труднощів при автоматичному пакуванні листів? Можливо, деякі операції потрібно буде виконати вручну.
Якщо листидрукуватиме наше виробництво, то ми їх приймемо в будь-якому форматі,який підтримується Microsoft Windows. Це може бути База Даних (майже будь-яка), файли містять у собі набір листів, набір файлів з окремим листом у кожному тощо.
Надсилання готових поштових відправлень по РФ
Досить рідко, але зустрічається в нашій практиці, що замовнику потрібно лише допомогти відправити готовий тираж листів. Як правило, це той випадок, коли через внутрішні процеси, компанія не звернулася за допомогою до поштового агентства, а вирішила сама, самотужки підготувати поштові відправлення. Зазвичай у таких випадках йдеться про невеликі обсяги розсилки — до 10 000 листів.
«ФорПост» пропонує скористатися нашим транспортом для доставки вашої кореспонденції та своїм досвідом у роботі з ФГУП «Пошта України».
За цілком символічну плату ми доставимо вашу кореспонденцію на спеціалізоване поштове відділення, отримаємо всю звітність про її прийняття і передамо вам! Жодних складнощів, переговорів у поштовими відділеннями, простою у чергах. Кількість кореспонденції, що приймається до такої розсилки, — від 1000 шт.
Звітність про відправку
Поштова агенція «Форпост» пропонує своїм замовникам повний комплект документів, що підтверджують якість та строки виконання своїх зобов'язань щодо виконання послуг поштового відправлення.
У накладній обов'язково вказується дата прийому поштових відправлень, їх кількість, вага одиниці відправлення, вид кореспонденції (напр. листи прості по РФ), найменування та печатка організації, яка передає на пошту дані листи і т.д.
«Форпост» працює за прямими договорами з ФГУП «Пошта України» вже понад 10 років.