Наказ про призначення власника електронного підпису – зразок складання, використання ЕПЦ на
Інформаційні технології стали невід'ємною частиною сучасного суспільства. Люди все частіше почали використовувати інтернет і комп'ютери як для спілкування, так і для встановлення ділових зв'язків, воліючи надсилати електронні листи.
І якщо ще близько 10 років тому ніхто не міг думати про можливість створення електронного підпису, який ідентифікував би відправника електронного документа, то сьогодні це – вже реальність. Зокрема, у 2011 році було прийнято Федеральний закон “Про електронний підпис”, яким регулювалися правила та порядок отримання такого підпису.
Що таке ЕПЦ
Електронний підпис (ЕПЦ), по суті, є аналогом підпису фізичної особи, яка дає змогу ідентифікувати її власника. Якщо дивитися питання з технічної погляду, її можна охарактеризувати як певну унікальну послідовність символів. ЕПЦ формується шляхом шифрування інформації і знаходиться безпосередньо в тілі електронного документа, або додається до нього.
Це означає, що зовні електронний підпис не має нічого спільного з рукописним підписом людини, але в обох випадках основною метою є ідентифікація особи, яка підписала документ.
Електронний підпис має такі характерні риси:
- унікальність;
- наявність захисту від копіювання;
- можливість ідентифікації особи, яка підписала документ.
Кожен громадянин може пройти певну процедуру та отримати наказ про призначення власника електронного підпису від уповноваженого сертифікаційного центру.
Класифікація
Існують кілька видів електронного підпису, які вказані у ФЗ “Проелектронного підпису”.
Зокрема, цей законодавчий акт передбачає такі види ЕПЦ:
| Проста | Під час створення цього виду електронного підпису не використовуються спеціальні криптографічні методи. |
| Посилена некваліфікована | Цей вид ЕПЦ створюється за допомогою криптографічних змін. |
| Кваліфікована | Цей електронний підпис створюється за допомогою криптографічних змін, а при його генерації використовується спеціальний ключ, який був виданий уповноваженим центром, що засвідчує. |
Простий електронний підпис є лише підтвердженням, що певний електронний документ походить від його власника, а посилений підпис дає можливість не тільки ідентифікації відправника документа, а й підтверджує той факт, що після підписання документа в ньому не було введено жодних змін.
Кваліфікований підпис має ті ж характеристики, що й посилений. Але вона видається лише спеціалізованою установою, а при її генерації використовується спеціальний ключ. Відповідно до вимог чинного законодавства лише кваліфікований підпис надає електронному документу юридичної сили. Тільки вона замінює друк компанії та рукописний підпис.
Наявність кваліфікованого електронного підпису обов'язково при пред'явленні електронних документів до різних державних органів (наприклад, ФНП, ПФР тощо). Закон також надає можливість використання інших видів електронних підписів. Зокрема вони можуть бути застосовані між суб'єктами підприємництва на підставі спільної угоди.
Сертифікат ключа
Сертифікат ключа можна охарактеризувати як електронне джерело інформації. Саме в ньому містяться дані про особу, яка надіслала електронний документ. Сертифікат підтверджує справжність ключа, яким володіє відправник файлу.
Сертифікат оформляється на певний проміжок часу: він має чинність протягом року з моменту надання. Він також може бути відкликаний раніше за термін власником електронного підпису.
Подібна ситуація може виникнути у тих випадках, коли власник втратив контроль над ключем. А ті електронні документи, які будуть надіслані без чинного сертифікату, не матимуть правової сили.
Також необхідно знати про те, що надсилання документів з використанням електронного підпису здійснюється в рамках певного програмного забезпечення, яке може бути адаптоване, наприклад, для надсилання файлів до податкової служби. А універсальної системи надсилання та прийняття подібних документів до України немає.
Наявність такого програмного забезпечення дасть можливість створення нового середовища, яке, по суті, зможе замінити паперовий документообіг. І тут кожен громадянин зможе поставити на будь-якому документі свій електронний підпис. Але сьогодні поки що це неможливо.
На даний момент перевірка автентичності електронного підпису здійснюється з використанням різних програм, і сторони правовідносин використовують їх на підставі спільної угоди. Звичайно, можна здійснити також відправлення документів поза даними обговорених інтерфейсів. У цьому випадку документ, що надсилається, доповнюватиметься унікальним шифром, який створюється з використанням закритого ключа.
Пояснення щодо декларації з ПДВ ви знайдете в цій статті.
Документи для отримання
Щоб отримати наказ про призначеннявласника електронного підпису, необхідно пройти певну процедуру та зібрати пакет необхідних документів. Насамперед потрібно обрати той центр, що засвідчує, до якого заявник має намір звернутися. При цьому необхідно пам'ятати про те, що наказ видається лише конкретними центрами, що мають акредитацію, список яких можна знайти на офіційному сайті Міністерства зв'язку РФ.
Для отримання електронного підпису необхідно пред'явити такі документи:
- виписка з ЕГРЮЛ;
- свідоцтво про державну реєстрацію підприємства;
- свідоцтво про постановку на облік у Федеральній податковій службі;
- відповідне рішення уповноваженого органу (особи) щодо призначення на посади керівника компанії (якщо електронний підпис оформляється для директора).
Якщо процедурою оформлення займається представник, необхідно пред'явити також його доручення.
Якщо електронний підпис хоче отримати індивідуальний підприємець, то йому потрібно зібрати наступний пакет документів:
- виписку з ЄДРІП;
- свідоцтво про постановку на облік у Федеральній податковій службі;
- свідоцтво про реєстрацію як індивідуального підприємця;
- паспорт;
- СНІЛС.
А якщо оформити ЕПЦ має намір громадянин, який не є керівником підприємства і не зареєстрований як індивідуальний підприємець, то йому необхідно пред'явити лише ІПН, паспорт та СНІЛЗ. Це основний пакет документів, необхідних оформлення електронного підпису.
Порядок складання наказу про призначення власника електронного підпису
Насправді процедура отримання електронного підпису є досить легкою. Як правило, усі уповноваженіцентри готові оформити наказ про призначення власника протягом кількох годин за умови пред'явлення всього списку необхідних документів.
У тексті наказу міститься така інформація:
- найменування центру, що приймає наказ;
- дані уповноваженої особи;
- найменування організації (якщо електронний підпис оформляється для її керівника) – при цьому вказується як повна, так і скорочена назва підприємства;
- кількість осіб, які наділяються правом електронного підпису.
Чинне законодавство каже, що кількість осіб, які наділяються правом електронного підпису, вказує організація. Але їх має бути не менше 2. Це необхідно для заміщення основного співробітника за його відсутності.
Необхідно також знати, що якщо електронний підпис використовуватиметься на конкретних державних сайтах (наприклад, Загальноукраїнський офіційний сайт, сайт державних закупівель тощо), то в тексті наказу зазначаються всі повноваження, якими наділяється власник ЕПЦ.
Використання на підприємствах
Електронний підпис може використовуватись у різних сферах. Найчастіше вона застосовується під час участі у торгах.
Існує така класифікація торгових майданчиків:
- державні замовлення;
- комерційні торги;
- продаж майна.
Власник електронного підпису може брати участь у тогах, не залишаючи свого офісу, що дає змогу значно заощадити час. ЕПЦ також дає можливість брати участь у міжнародних угодах, що є додатковим способом розвитку свого бізнесу.
Електроннапідпис може також бути використаний при складання звітності. Відповідно до чинного законодавства підприємства мають подавати до державних органів різні звіти про свою діяльність.
Складання таких документів – процес досить складний і тривалий. Використання електронного підпису та подання звіту в електронному вигляді роблять цю процедуру більш легкою та швидкою. Враховуючи легкість організації подібної процедури, багато суб'єктів підприємництва вважають за краще складати свої звіти у такому вигляді.
Крім того, наявність електронного підпису дає можливість здійснити перехід на безпаперовий документообіг. Це підвищує ефективність роботи підприємства. Зокрема, при електронному документообігу значно зростає оперативність здійснення обробки документів, продуктивність працівників.
З вищевказаного можна дійти невтішного висновку у тому, що чинне законодавство ретельно регулює порядок і правила оформлення електронного підпису, і кожен бажаючий може отримати його без будь-яких проблем чи труднощів.
Правила написання заяви про уточнення платежу до ПФР ми підібрали тут.
Звідси ви дізнаєтесь докладніше про уточнення інформації про доступ до особистого кабінету платника податків.