Навіщо вести облік

Облік – основа будь-якої господарської діяльності. Як кораблю потрібна система навігації, щоб не зникнути в безкраїх просторах океану, так і будь-якому бізнесу необхідна зручна і всебічна система обліку, яка дозволить рухатися в суворому просторі комерційних відносин. Помилка капітана, допущена через неповноту, недостовірність або пізно отриману інформацію, може призвести до загибелі всього судна — неправильне управлінське рішення, здатне похитнути або призвести до краху підприємство, виникає з тих самих причин. В основі будь-якого управління лежить інформація, і в бізнесі джерелом такої інформації для керівника є облік. Проте облік буває різних видів, і навіть саме це поняття трактується по-різному, тому все так очевидно.

Навіщо вести управлінський облік?

Коли ми говоримо про облік, як джерело інформації для керівника, ми передусім маємо на увазі управлінський облік — тобто, оперативні дані про стан справ у поточний момент часу. Багато керівників, особливо на етапі становлення бізнесу, при слові «облік» уявляють собі бухгалтера, що закопався в нескінченних звітах. Бухгалтерський та податковий облік, яким займається бухгалтер, є дуже важливою складовою господарської діяльності, оскільки служить для виконання законодавства нашої країни, а саме Закону про бухоблік та Податкового Кодексу. Природно, будучи безперервним і достовірним, такий облік дозволяє більш менш правильно судити про економічне становище підприємства. Однак повної та оперативної картини, та ще й у зручній для аналізу формі, бухгалтер надати не зможе. А це критично для прийняття правильного рішення в конкретний момент і, зрештою, ефективного управліннябізнесом. Ось тут і виникає розуміння необхідності вести облік не для держави та органів контролю, а для себе і за своїми правилами — вести облік управлінський.

Найбільш рельєфно це видно, коли бухгалтерією займається співробітник, що приходить, або аутсорсингова компанія, так як бізнес не знає вихідних, і дані по фірмі завжди повинні бути під рукою. Але й цілий штат повністю зайнятих бухгалтерів не зможе допомогти керівнику, якщо, наприклад, його бізнес включає кілька підприємств або потрібна деталізована інформація, наприклад, за напрямами діяльності або груп товарів.

Ось кілька простих і загальних питань, точні відповіді на які будь-який керівник повинен мати у будь-який час, перебуваючи будь-де:

Скільки коштує мій бізнес загалом і структури, що входять до нього окремо?
Який мій чистий прибуток (у рік, квартал, місяць, на конкретну дату) по бізнесу в цілому та за конкретними напрямками? Чи є збитки і чим вони спричинені? Чи можна скоротити витрати, мінімізувати витрати і яким має бути ціноутворення?
Як рухаються гроші компанії: який стан взаєморозрахунків із партнерами, з ким із них працювати найбільш вигідно, чи можна планувати великі витрати, наприклад, на розширення чи оновлення обладнання, і за рахунок яких коштів — власних чи позикових?
Які залишки на складах, чи потрібні нові поставки, чи потрібне розширення асортименту, яких заходів вжити для згладжування сезонних коливань попиту порівняно з минулим роком?
Чи ефективні мої співробітники, чи вони лояльні компанії, чи достатньо мотивовані - чи дорожать своїм робочим місцем? Як виражено взаємовплив різних функціональних областей у моєму бізнесі — наприклад, як впливає рівень продажів назарплату працівників?
Чи виконуються мої рішення у встановлений термін? Чи відповідають результати планам?

Якщо не вести управлінський облік, відповідей на ці питання отримати неможливо — адже завдання бухгалтера врахувати документально-підтверджені операції за допомогою спеціальних способів обліку мінімізувати базу оподаткування, вчасно сплатити податки та подати звітність у суворій відповідності до встановлених державою правил. Завдання керівника — на основі аналізу реальної інформації намічати стратегічні напрями розвитку бізнесу, ставити правильні цілі та знаходити оптимальні шляхи їх досягнення, контролювати результати та коригувати подальший курс.

Навіщо вести облік у електронному вигляді?

Намагатися тримати всю інформацію в голові або вести, як у 90-ті роки, кілька зошит, у наш стрімкий час безглуздо. Не актуальні, хоча все ще часто використовуються, і звичайні електронні таблиці типу Excel. Сучасний управлінський облік — це, перш за все, спеціальна комп'ютерна програма, на основі введених даних, що генерує певний набір звітів у наочній, зручній для аналізу формі. Використання таких інструментів дає бізнесу цілу низку переваг, таких як:

автоматизація процесів, що повторюються - нічого не потрібно вводити по кілька разів;
мінімізація часу та ресурсів на збирання, зберігання, обробку інформації, створення документів та звітів - зручність введення даних та пошуку по базах, миттєве формування необхідних бланків, обчислення та ув'язування за заданими позиціями аналітичних зведень;
прозорість та легкість сприйняття інформації завдяки наочній та зручній для аналізу формі її подання – звіти у вигляді таблиць, діаграм, на будь-яку дату, зрізним ступенем деталізації, від консолідованих відомостей з усіх власних організацій до окремих видів діяльності, груп товарів, структурних підрозділів, менеджерів тощо;
розмежування прав доступу до інформації між співробітниками різних рівнів чи спеціалізацій;
зручна основа для розширення бізнесу – нарощування кількості клієнтів, товарів, персоналу, рівня продажу тощо.

А онлайн-системи обліку дозволяють до того ж отримати все це з будь-якої точки, де є інтернет і організувати віддалені робочі місця.

Звичайно, далеко не всі облікові системи можуть забезпечити запити та потреби конкретних керівників та їх фірм. Якщо програма не дає миттєвого та легкого доступу до інформації, представляє її у незручному, погано структурованому вигляді, якщо необхідно витрачати час на постійні пошуки потрібної опції, повторне введення, перенесення даних з місця на місце, оновлення та налаштування, якщо програма надто складна та містить безліч функцій, якими ніколи не доведеться користуватися або, навпаки, у найближчому майбутньому вона, можливо, не витримає розширення бізнесу і, нарешті, якщо доводиться постійно платити за конфігурування, навчання, впровадження, обслуговування, оновлення тощо - потрібно задуматися про зміні системи на більш сучасну та зручну.

Облік – це «вчора, сьогодні та завтра» вашого бізнесу. З комп'ютерними програмами обліку «вчора» – завжди достовірно, «сьогодні» – актуально, а «завтра» – віщує нові висоти!

Павлюченко Маргарита — проект «Великий Птах»