Неповернені підзвітні суми
Протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, який було видано кошти (по поверненні з відрядження), підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії організації авансовий звіт про вироблені витрати з додатком до нього виправдувальних документів. Сума підзвітних коштів, не повернена працівником у встановлений термін, може утримуватись із його заробітної плати. І тут сума утримань неспроможна перевищувати 20% від зарплати (ст. 138 Трудового кодексу РФ). Якщо борг працівника буде списаний за рахунок коштів організації, то цю суму слід включити до сукупного доходу працівника та утримати з неї податок на доходи фізичних осіб.
Зауважте: видача готівки під звіт проводиться лише за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансом. При цьому забороняється передача виданих під звіт готівки однією особою іншій.
На видані під звіт суми рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами" дебетується у кореспонденції з рахунками обліку коштів. На витрачені підзвітними особами суми рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами" кредитується у кореспонденції з рахунками, на яких враховуються витрати та набуті цінності, або іншими рахунками, залежно від характеру вироблених витрат.
Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені строки, відображаються за кредитом рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" та дебету рахунку 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей". Надалі ці суми списуються з рахунку 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей" до дебету рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" (якщо вони можуть бути утримані з оплати праці працівника) або 73 "Розрахунки з персоналом з інших операцій" ( коли вони не можуть бути утриманіз оплати праці працівника).
приклад. Організація видає співробітнику кошти у сумі 15 000 крб. для придбання запчастин для поточного ремонту устаткування, що значиться на балансі організації. Згідно з наказом керівника гроші видано строком на два дні. Співробітник придбав необхідні запчастини у індивідуального підприємця за 11 800 руб., У тому числі ПДВ - 1800 руб., І подав авансовий звіт. До звіту він доклав чек, корінець прибуткового касового ордера та рахунок-фактуру, у всіх документах ПДВ виділено окремим рядком. Залишок підзвітної суми у вигляді 3200 крб. за заявою співробітника було утримано з його заробітної плати, видача якої зроблена через два тижні.
У бухгалтерському обліку організації робляться проводки:
Дебет 71 Кредит 50
- 15 000 руб. - видано кошти з каси на придбання запчастин;
Дебет 10, субрахунок "Запасні частини", Кредит 71
- 10 000 руб. - оприбутковані запчастини, придбані підзвітною особою;
Дебет 19 Кредит 71
- 1800 руб. - Враховано ПДВ;
Дебет 68, субрахунок "Розрахунки з податку на додану вартість", Кредит 19
- 1800 руб. - Відшкодовано "вхідний" ПДВ;
Дебет 94 Кредит 71
- 3200 руб. - Відображена як недостача сума, своєчасно не повернена підзвітною особою;
Дебет 70 Кредит 94
- 3200 руб. - Утримано із заробітної плати залишок підзвітних сум, своєчасно не повернутий до каси.