Номенклатура справ
Зберігання документів компанії найкраще організовувати шляхом групування їх за різними ознаками справи. Діловодством на підприємстві може займатися окрема посадова особа, а за значних обсягів та роботи з великою кількістю документів – спеціальний відділ. Щоб класифікувати, зважати на створені справи, в організації використовується бланк номенклатура справ.
Поняття та призначення номенклатури справ
Вона являє собою список всіх справ на підприємстві, в якому вказується умовне кодування папок і терміни їх зберігання. Складання номенклатури передбачає угруповання за певними правилами всіх документів підприємства (структурних підрозділів, термінів зберігання тощо), присвоєння їм спеціальних символів.
Чим розгалуженіша організаційна структура фірми, тим складніше її номенклатура справ. Тому для ведення діловодства можуть використовувати не тільки відділи підприємства, а й залучатися сторонні компанії, що спеціалізуються на цьому.
Номенклатуру, як правило, розробляють та затверджують на рік. На основі цього документа складаються описи справ. Використання номенклатури дозволяє швидко знаходити як поточні справи, а й успішно працювати з документами з більшим терміном зберігання. Цей документ є особливо важливим при передачі справ до архіву, а також при відборі їх для знищення.
Порядок складання номенклатури
Як методологічна база використовуються локальні акти фірми з діловодства.
Визначається склад всіх наявних на фірмі документів,здійснюється їх угруповання за низкою ознак, основною з яких є структура організації. При цьому необхідно виходити з принципу: спочатку розробляється цей документ для структурного підрозділу, потім кодування його включається в зведену номенклатуру загалом по підприємству.
Терміни зберігання справ за номенклатурою поділяються на тимчасові та постійні. Потрібно враховувати, що значна маса документів припадає на першу групу. До другої відносяться в основному нормативні акти підприємства, що використовуються протягом усієї його діяльності. Терміни визначаються з урахуванням переліку, який розробляється кожної галузі чи групи організацій окремо. Існують типові, відомчі та зразкові. В даний час багато фірм користуються Переліком, затвердженим Мінкультури у 2010 році.
Розроблена номенклатура справ узгоджується з експертною комісією та візується керівником компанії. Після цього робляться її копії або окремі виписки для кожного підрозділу та служби організації та передаються їм для використання при реєстрації документів у новому році. Спочатку проставляється наданий код, потім відповідний номер по порядку.
Зразок складання номенклатури справ
При заповненні таблиці документа запису бажано групувати блоками структурних підрозділів. Цей документ візується начальником служби діловодства, проставляється дата підписання.
Переглянути бланк номенклатура справ зразок можна нижче.
Номенклатура справ організації зразок та бланк
Бланк номенклатури справ скачати у форматі Word.
Номенклатура справ зразок завантажити, Word.
Бланк підсумкового запису скачати.
Зразок підсумкового запису завантажити у форматі Word.