Облік макулатури Сайт для бухгалтерів бюджетних установ
Ірина НЕСТРУГІНА, начальник КРО у м. Харкові
ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ
Макулатура — це паперові вироби та залишки паперу, які не придатні для подальшого використання.
Макулатура використовується яквторинної сировини при виробництві паперу, пакувального картону та деяких будівельних матеріалів. Використання макулатури дозволяє значно економити деревину та зменшити вирубку лісів, адже 1 т макулатури замінює близько 4 м 3 деревини.
Принцип здачі макулатури досить простий: необхідно зібрати непотрібний папір та картон та здати їх у пункт прийому макулатури.
До цього Переліку входять такі види відходів:
-макулатура ;
- Відходи гумові, у тому числі зношені шини;
- Матеріали текстильні вторинні;
- Використана металева тара (ящики, фляги, каністри, банки, зокрема алюмінієві банки з-під напоїв, балончики).
Тому здавання макулатури має проводитися на спеціалізовані підприємства, які мають ліцензію на переробку такої вторинної сировини.
Середня ціна за макулатуру нині становить 25 коп. за кг.
З метою забезпечення целюлозно-паперової промисловості Кабінет Міністрів України вживав низку заходів щодо збирання макулатури.
Так, Кабмін постановою №886 запропонував визначити порядок організації збору макулатури виробничо-екологічному об'єднанню «Укрвторма»*.
* «Укрвторма» — Українське виробничо-екологічне об'єднання із заготівлі та використання вторинних матеріальних ресурсів. Понад тисячу підприємств цієї організації приймають вторинну сировину по всій країні.
ЗДАЧА МАКУЛАТУРИ ПРИ СПИСАННІ ДОКУМЕНТІВ АРХІВІВ
Документи можуть зберігатися як в архівах,створених у бюджетних установах, так і здаватися на зберігання до спеціальних архівних установ.
Нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи та діловодства здійснює Державний комітет архівів України (далі – Держкомархів). Зокрема Держкомархів встановлює терміни зберігання документів.
Основним нормативним документом, який визначає термін зберігання документів, є Перелік № 41.
Терміни зберігання первинної фінансової та бухгалтерської документації встановлюються виходячи із строку позовної давності, визначеного законодавством. Відповідно до ст. 257 ЦКУ загальна позовна давність встановлена тривалістю утри роки.
Знищення документів установою провадиться після затвердження акта керівником установи та її погодження з відповідним державним архівом.
Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких вказується вага паперової макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їхня вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти містяться у справі архівного фонду установи та зберігаються в архіві установи.
Відповідно до п. 2.11 Переліку № 41 визначено, що термін зберігання документів, визначений у Переліку № 41, ємінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях термінів зберігання документів, передбачених Переліком № 41, допускається у випадках, якщо ця необхідність спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Свої особливості мають зберігання та використання документів, що містять конфіденційну інформацію, яка євласністю держави.Такі документи необхідно зберігати, використовувати та знищувати відповідно до вимог Інструкції № 1893.
Згідно з додатком 13 до Інструкції № 1893 інформація, що включається до переліків відомостей, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, має відповідати таким вимогам:
1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації;
2) використовуватись з метою забезпечення національних інтересів держави;
3) не належати до державної таємниці.
Внаслідок розголошення такої інформації можливо:
- Порушення конституційних прав і свобод людини і громадянина;
- Створення перешкод у роботі державних органів.
Відповідно до п. 51 Інструкції № 1893 відібрані для знищення справи з грифом «Для службового користування», які не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення,можуть оформлятися окремим актом або включатися до загального акта разом з іншими несекретними справами, відібраними знищення.
Відібрані для знищення документи, справи та видання з грифом «Для службового користування» згідно з п. 52 Інструкції № 1893перед здаванням на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що унеможливлює їх прочитання.
Відповідно до п. 3.8 Переліку № 41 знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання експертно-перевірочної комісії державного архіву (для організацій — джерел формування Національного архівного фонду), а також порушення встановлених Переліком № 41 строків зберігання документівє незаконними та тягнуть за собою відповідальність згідно з чиннимзаконодавству.
Відповідальність за знищення документів із порушенням вимог чинного законодавства передбачено ст. 357 Кримінального Кодексу України, а саме: позбавлення волі на строк до трьох років або штраф до 70 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
ЗБІР МАКУЛАТУРИ У ЗАКЛАДАХ ОСВІТИ
Для залучення додаткових коштів у навчальних закладах, як правило, у середніх загальноосвітніх навчальних закладах проводяться заходи щодо збирання та здавання макулатури.
Збирання макулатури проводиться також у рамках державних та регіональних екологічних акцій, спрямованих на захист дерев від вирубки.
Так, 2006 року в Україні стартував турнір зі збору макулатури серед школярів — екологічна акція добровільного збору та здачі на переробку використаного паперу. Такий турнір підтримали Міністерство освіти і науки України, Міністерство у справах сім'ї, молоді та спорту та Комітет з питань екології Верховної Ради України.
Внаслідок проведення такого всеукраїнського турніру школи отримали кошти за здачу макулатури, а найактивніші — ще й цінні призи.
Збір та здавання макулатури в школах проводять і без акцій, оскільки це один із способів залучення додаткових коштів для придбання необхідних підручників, паперу тощо.
При цьому слід пам'ятати, що принесена учнями макулатура та її здавання мають бути обов'язково відображені у бухгалтерському обліку. Про те, як саме слід відобразити такі операції, йтиметься далі.
ЗДАЧА МАКУЛАТУРИ ПРИ СПИСАННІ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
Бібліотечний фонд - це впорядковане зібрання документів, що зберігаються в бібліотеці.
Відповідно до ст. 16 Закону № 32 бібліотечні фонди формуються відповіднозі значенням, складом користувачів бібліотеки та видом бібліотеки як упорядковане зібрання документів.
Відповідно до п. 1.3 Інструкції № 64 бібліотечні фонди враховуютьсяу складі необоротних активів.
Виходячи з п. 3 Інструкції № 142/181 бібліотечніфонди можуть бути списаніз наступною здаванням їх у пункти прийому макулатури як :
- Непридатні для подальшого використання;
— морально та науково застарілі;
- фізично зношені, дефектні;
- пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха.
Відповідно до ст. 18 Закону № 32 вилучення з бібліотечних фондів документів, у тому числі старих, які втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або мають дефект, дублетних, здійснюється у порядку, визначеному спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури. Вилучення документів із бібліотечних фондів за ідеологічними чи політичними ознаками забороняється.
Слід зазначити, що для документів, що внесені або підлягають внесенню до Державного реєстру національного культурного надбання України, та документів, що є унікальними документами Національного архівного фонду України та зберігаються у бібліотеках, встановлюєтьсяособливий режим охорони, зберігання та використання.
Для списання бібліотечного фонду застосовується «Акт про списання з балансу бюджетних установ та організацій вилученої з бібліотеки літератури», типову форму ОЗ-5 (бюджет) якого затверджено Інструкцією № 125/70.
Акт складається у двох примірниках, на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів та виявлення застарілих видань. Окремий описскладається на зношену літературу (порвані книжки, що не підлягають відновленню, зі втраченими сторінками).
Також трапляються випадки, коли в самостійних бібліотеках або в бібліотеках при навчальних закладах читачі втрачають одержану в бібліотеці літературу. Як визначено у п. 14 наказу № 321, у разі втрати документа його заміна на аналогічний здійснюється шляхом списання документа за балансовою вартістю, а оприбуткування – за вільною ринковою вартістю.
ВІДБРАЖЕННЯ В ОБЛІКУ
Кошти, одержані бюджетною організацією за здачу макулатури,в обов'язковому порядку мають бути відображені в обліку.
Відповідно до Переліку № 659 кошти, отримані від здачі макулатури, належать дочетвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ - надходження бюджетних установ від реалізації майна. Такі коштивключаються до складу спеціального фонду кошторису без оподаткування прибуток.
Кошти від здачі макулатуримають плануватися за спеціальним фондом кошторису у разі списання бібліотечного фонду або документів архівів, тобто у випадках, коли таке списання передбачається. Якщо здавання макулатури не передбачається (наприклад, збирання макулатури в школах за завданням вищих організацій або за місцевими програмами розвитку, затвердженими місцевими органами влади), такі кошти за спеціальним фондом кошторису не плануються. Але при цьому необхідно внести своєчасні зміни в кошторис після отримання коштів від здачі макулатури.
Як визначено у п. 49 Порядку № 228, протягом року розпорядники бюджетних коштів вносять зміни до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями на підставі довідки Державного казначейства про підтвердження надходженнякоштів на спеціальні реєстраційні рахунки установи , відкриті у відповідному органі Державного казначейства, тадовідки про внесення змін до кошторису, яка затверджується керівником установи, що затверджувала кошторис, без внесення відповідних змін до бюджетного розпису за спеціальним фондом бюджету . Розпорядники нижчого рівня подають в обов'язковому порядку розпорядникам вищого рівня засвідчені відповідним органом Державного казначейства копії затверджених довідок про внесення змін до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями.
Розпорядниками вносяться зміни до спеціального фонду кошторисуу частині збільшення надходжень та витрат у разі, коли обсяги власних надходжень спеціального фонду кошторисуфактично перевищили обсяги, враховані при затвердженні відповідного бюджету, з урахуванням залишків на початок року. Зміни вносяться виходячи з розрахунків із відповідним обгрунтуванням. Розпорядники мають упорядкувати бюджетні зобов'язання з урахуванням змін, внесених до спеціального фонду кошторису.
Кошти, які одержують бюджетні установи від реалізації майна відповідно до Порядку № 107, відображаються у формі фінансової звітності«Звіт про надходження та використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» (форма № 4-1д, № 4 -1м).
Бюджетні установи використовують ці кошти за цільовим призначенням згідно з кошторисом.
Відповідно до п. 3 Переліку № 659 кошти від реалізації майна можуть використовуватися на ремонт, модернізацію або придбання нових необоротних активів (крім будівель та споруд) та матеріальних цінностей, на покриття витрат, пов'язаних з організацією збору та транспортування відходів та брухту наприймальні пункти, на преміювання осіб, які безпосередньо зайняті збиранням відходів та брухту, а також на господарські потреби бюджетних установ.
Щодо коштів, отриманих від здачі макулатури, то вони можуть бути використані на придбання нових книг, газет, журналів тощо для поповнення бібліотечного фонду, на господарські потреби установ, у тому числі на придбання паперу, канцелярських товарів, на заохочення осіб , безпосередньо зайнятих збором та здаванням макулатури до пунктів прийому.
Як визначено у п. 15 наказу № 321, кошти від документів для бібліотек залишаються у розпорядженні бібліотеки з правом подальшого використання на поповнення бібліотечного фонду.
Відображення операцій із здачі макулатури у бухгалтерському обліку розглянемо з прикладів.
Приклад 1. В установі списано застарілий бібліотечний фонд на суму 1500 грн., внаслідок чого було здано 300 кг макулатури, за яку установою отримано 75 грн., які були витрачені на поповнення бібліотечного фонду.