Облік податкової первинки
Мрія рахівника про повне зближення бухгалтерського обліку та податкового може обернутися кошмаром, якщо справа стосується рахунків-фактур. Перебуваючи між двома обліками, вони вимагають себе особливого отношения
Грубо оштрафують та позбавлять відрахувань
Зміст Книги покупок практично повністю збігається за сумою податкових відрахувань з проводками по дебету рахунку 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» та відповідно кредиту рахунку 19. Ця обставина дозволяє податківцям оголосити Книгу покупок регістром бухгалтерського обліку, неточності заповнення якого трактуються як грубе порушення ( 120 ПК - 5 і 15 тисяч рублів).
Добірка арбітражних постанов, у яких судді відносять Книгу покупок до регістрів бухгалтерського, то, навпаки, податкового обліку, може зайняти не одну сторінку. Думки арбітрів нерідко розходяться навіть у межах одного округу, наприклад, Північно-Західного.
Дехто демонструє завидну сталість. Наприклад, Федеральний арбітражний суд Московського округу повністю за фірм. У його ухвалах можна прочитати: «за наявності первинних документів, що підтверджують придбання, оприбуткування та оплату товару, фірму не можна позбавляти податкових відрахувань за відсутність (неправильне ведення) Книги продажів та штрафувати за грубе порушення правил бухгалтерського обліку». Федеральний арбітражний суд Західно-Сибірського округу не згоден із московськими арбітрами і завжди приймає сторону податківців.
Знайти фірму, яка б не мала Книги продажів, досить складно. А ось виявити порушення у наявній – простіше простого. Скільки інспекторів, стільки та думок щодо заповнення Книги покупок.
Щоб зберегти нерви, постарайтеся кожен спірний момент підстрахувати зайвим папірцем і в ідеалі відповіддю офіційних інстанцій на вашзапит. Виправдання, що, мовляв, ви користуєтеся стандартною версією популярної бухгалтерської програми, не пройдуть – обов'язково перевіряйте та аналізуйте все, що вона видає на друк.
Перший крок – реєстрація в журналах обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, а потім Книга покупок або Книга продажів. При цьому журнали обліку рахунків-фактур – не просто підшивка отриманих та виданих рахунків-фактур, а насамперед хронологічні реєстри, прошнуровані та пронумеровані.
В якому вигляді їх вести – справа ваша, стандартні бланки досі не затверджені. Якщо форма є в комп'ютерній програмі, роздрукуйте її та додайте до наказу про облікову політику для цілей оподаткування.
В обліковій політиці можна вказати і на те, що журнали ви заповнюватимете в електронному вигляді з щомісячним роздруком. Цілком ймовірно, це позбавить вас суперечок з податківцями. Справа в тому, що Правила не обумовлюють можливість заповнення електронного журналу.
Податківці цілком можуть причепитися до цієї формальності, якщо Мінфін не скаже свого вагомого слова. Така картина вже спостерігалася з Книгою доходів та витрат спрощенців.
Первинна реєстрація рахунків-фактур при вдумливому вивченні правил виглядає так. Отримав або виписав рахунок-фактуру - внеси запис до відповідного журналу і підши рахунок-фактуру в скорозшивач. Ці підшивки не перекомпоновуються, і завжди є можливість, слідуючи хронології, знайти потрібний документ.
Насправді так майже ніхто не робить. Журнали обліку рахунків-фактур є тимчасовими папками для зберігання документів, які поступово перекочовують у підшивку до Книги купівель або продажів.
Податківців така поведінка фірм цілком влаштовує. Фактичну наявність рахунків-фактур можна легко перевірити, звіряючипервичку із записами у Книгах купівлі та продажу. А щоб остаточно полегшити перевірку, рахівники вирішили дотримуватися старого бухгалтерського правила «один запис – один документ». Тобто при кожній частковій оплаті рахунок-фактуру копіюють на копіювальному апараті, на її звороті вказують реквізити проплат, і вона благополучно виявляється в підшивці.
Думки розходяться лише щодо збереження оригіналу рахунки-фактури, виписаного на авансовий платіж. Любителям знімати копії можна порекомендувати зберігати оригінал у підшивці до Книги покупок, хоча спочатку він реєструється у Книзі продажу. Копія викличе менше питань, якщо торкатиметься не формування податкових відрахувань, а ПДВ до сплати.
Який би із способів зберігання рахунків-фактур ви не вибрали, на вас чекають неприємності, якщо ваш коник – ідеально рівні краї документів, підшитих у папки. Отвори дірокола можуть опинитися на номері або даті рахунку від постачальника. Їхнє знищення інспектори розцінять як недійсність документа. Нехай краще ваша підшивка буде трохи розпатланою. Головне, щоб краї документів не виходили за межі швидкозшивача.
Досьє до книги запитань
Витрачати масу зусиль на пошук відповідей щодо заповнення Книги продажів – пусте заняття. Для податкового інспектора важлива її наявність, не більше. ПДВ з виручки він перевірятиме не за Книгою, а за банківським рахунком, касою та актами взаємозаліків.
Інша річ – Книга покупок. Проблеми заповнення цього фіскального документа слід вирішувати відразу. Незважаючи на те, що податківці оголошують її регістром бухгалтерського обліку, Книга, на жаль, не держкомстатівський документ. Це означає, що ви повинні приймати її такою, як вона є, і не додавати додаткові графи, доки їх не згадають у спеціальному листі.
Якщо рахунок-фактура прийшов пізніше «п'яти днів з моменту відвантаження», хронологічний порядок обов'язково порушиться. Багатьох бухгалтерів така ситуація не бентежить. Більше того, нерідко рахунки-фактури, отримані від постачальників, на якийсь час кладуть під сукно, щоб у декларації з ПДВ не з'явилася сума до відшкодування з бюджету. Це гарантує фірмі підвищену увагу податківців та високу ймовірність камеральної перевірки.
Щоб зайвий раз не ходити до рідної інспекції, бухгалтер пише на рахунку-фактурі: «Отримано потрібного мені цього року, підпис» і спокійно вказує цю дату в графі 2 Книги покупок.
На жаль, інспектор-формаліст може відмовити у відрахунку за «запізнілим» рахунком-фактурою. Акт виїзної податкової перевірки звучатиме приблизно так: «Бездія фірми щодо відновлення суми відрахувань у період фактичного виставлення рахунку-фактури постачальником та неподання уточненої податкової декларації за минулий період призвели до завищення податкових відрахувань у такому кварталі (місяці) цього року на енну та відповідно до заниження податкових платежів». Зрозуміло, з пенями та штрафом.
Опинившись між загрозою камеральної перевірки та майбутніми штрафами через невчасно врахований рахунок-фактуру, спробуйте виправити положення. При невеликому обсязі документів, можливо, є сенс дійсно подати уточнену декларацію та передрукувати Книгу покупок.
У цьому випадку вам, як і раніше, загрожує камеральна перевірка, але ви регулюєте її початок датою подання уточненої декларації. З'явиться додатковий час, щоб замінити факсові копії на оригінали рахунків-фактур.
Є й інший варіант. Податківцям важко буде сперечатися, якщо ви убезпечите себе виправдувальними документами щодо кожного факту розходження дат. Ідеальневиправдання – конверт із поштовим штемпелем, який чітко вказує, що постачальник тривалий час тримав рахунок-фактуру у себе. Підійдуть також ваші службові записки керівництву фірми про відсутність рахунків-фактур та пояснювальні співробітників, відповідальних за доставку документів до бухгалтерії.
Досьє з аналітикою розходження дат змусить керівництво та співробітників поступово усвідомити важливість рахунків-фактур. Як тільки це станеться, ви перестанете передрукувати багатосторінкову Книгу покупок кілька разів.
Матеріал надано журналом «Розрахунок», №6 2004