Облік робочого часу в 1С ЗУП 8, сайт на допомогу бухгалтеру

Заробітна плата = (Фактично відпрацьований час / Норма часу) х Оклад

Тобто для розрахунку зарплати потрібно знати, яку частку часу співробітник відпрацював фактично стосовно належної йому норми за графіком роботи. Залежно від того, яким чином Положення про заробітну плату організації передбачає обчислювати оклад - щодня або щогодини - час у формулі використовується, відповідно, в днях і годинах.

Норма робочого часу

Норма часу задається графіком роботи. У програмі передбачено ведення типових графіків на цілий рік та індивідуальних на один місяць.

Якщо працівник протягом місяця переходить з одного типового графіка роботи на інший, для формування норми часу може бути корисним документ Індивідуальний графік. У Положенні про заробітну плату організації слід передбачити, як розраховується норма робочого дня у разі. При розрахунку зарплати за кожний період часу можливі два варіанти:

норма враховується окремо за кожним періодом;
застосовується сумарна норма часу.

У випадку, якщо норма часу враховується окремо за кожним періодом (див. Приклад 1), то для обчислення заробітку в кожному періоді час, фактично відпрацьований у зазначеному періоді, ділиться на повну місячну норму за графіком цього періоду.

Якщо норма враховується сумарно за всіма періодами (див. Приклад 2), спочатку необхідно розрахувати цю сумарну норму за всіма графіками за всіма періодами.

Наприклад, якщо при змінній роботі один співробітник виходить працювати за іншого, за аналогічну заміну себе в майбутньому, то передбачається змінювати графіки співробітників за допомогою документаіндивідуальний графік.

Якщо у співробітника зареєстрований Індивідуальний графік, то дані про норму робочого часу беруться з нього, а не графіків, зазначених у кадрових документах.

Якщо норма робочого часу враховується окремо за кожним періодом, то розрахунок зарплати буде зроблено так (див. рис. 1):

Мал. 1. Розрахунок зарплати, якщо норма робочого часу враховується окремо за кожним періодом

Мал. 2. Індивідуальний графік співробітника

У такому разі розрахунок зарплати буде здійснено наступним чином (див. рис. 3).

У результаті за умовами Прикладу 2 загальний заробіток співробітника протягом місяця становить 30 500 крб.

Мал. 3. Розрахунок зарплати, якщо норма робочого дня враховувалася сумарно за всіма періодами

У розглянутих Прикладах 1 і 2 видно, що варіант формування норми часу впливає результат розрахунку заробітної плати, причому тільки при варіанті використання сумарної норми часу можна гарантувати, що при повному відпрацьованому за графіком місяці співробітник отримає в точності призначений йому кадровими документами оклад.

Фактично відпрацьований час

реєстрація відхилень фактичних виходів працювати від планових за графіком;
суцільна реєстрація явок на роботу та інших подій.

У випадку рекомендується використовувати перший метод. При цьому відхилення від графіка можуть збільшувати відпрацьований час (наприклад, понаднормові, робота у вихідні дні і свята), так і зменшувати, якщо у співробітника були неявки - невиходи на роботу (наприклад, хвороби, відпустки, прогули і т. д.) . Відхилення реєструються у програмі відповідними документами.

Робота у вихідні,свята та понаднормово реєструється, відповідно, документами Робота у вихідні та свята, Робота понаднормово. Відсутності співробітника протягом місяця також реєструються документами-відхиленнями (Лікарняний лист, Відпустка, Прогул, неявка тощо).

В окремих випадках, наприклад, при необхідності коригування відпрацьованого годинника при погодинній оплаті або при роботі співробітника за декількома видами основного часу, відхилення реєструється документами Дані для розрахунку зарплати. Оплата відхилень формується на підставі документів-відхилень, що їх зареєстрували.

Відпрацьований час для оплати визначається автоматично на підставі даних графіка роботи та зареєстрованих документів відхилень від графіка. Створювати та заповнювати документ Табель (меню Зарплата - Табелі) не слід. Табель за формою Т-13 формується у програмі у вигляді звіту (меню Зарплата - Звіти із зарплати - Табель обліку робочого часу Т-13).

У другому періоді відпрацьовано на три дні менше норми (10 з 13 днів), і заробіток склав 15 000 руб. (30 000 руб. х 10 дн/24 дн.).

Мал. 4. Звіт «Табель обліку робочого часу Т-13»

Мал. 5. Розрахунок зарплати за неповного відпрацьованого місяця

Метод «суцільної реєстрації», у якому поруч із реєстрацією документів-відхилень ведеться реєстрація фактично використаного часу, у випадку не рекомендується застосовувати. Цей метод може бути корисним лише у виняткових випадках, в інших же невиправдано ускладнює роботу. Так, якщо застосувати його для випадку, поданого в умови Прикладу 3, це призведе лише до зайвої роботи - ведення документа Табель.

Важливо дотримуватись послідовності дій при «суцільній реєстрації»:

Усевідсутності співробітника протягом місяця реєструються відповідними документами-відхиленнями (Відпустка, Відрядження, Лікарняний лист, Прогул, неявка тощо);
робота у вихідні, свята, а також робота понаднормово реєструється документами Робота у вихідні та свята, Робота понаднормово;
реєструються спеціальні випадки (коригування відпрацьованого годинника при погодинній оплаті, при роботі співробітника за декількома видами основного часу тощо) документами Дані для розрахунку зарплати;
вводиться документ Табель, який формується автоматично, на підставі графіка роботи та документів-відхилень та може бути відкоригований;
провадиться нарахування заробітної плати.

Порушення цієї послідовності дій може призвести до колізій. Наприклад, якщо провести документ Відпустку після проведення документа Табель, то відпустку буде обчислено та враховано при розрахунку зарплати, але звіт за формою Т-13 не буде відповідати зареєстрованому в інформаційній базі документу Табель.

Використовувати документ Табель для коригування часу за будь-якими неявками не можна, оскільки Табель має пріоритет перед іншими документами обліку відпрацьованого часу. Якщо документ Табель проведено, а потім вносяться зміни до даних для розрахунку зарплати, необхідно внести ці зміни і в Табель. Інакше зарплата може розрахуватись за невірними даними.

Документ Табель дозволяє коригувати відпрацьований час та вводити види часу, не передбачені у графіку роботи. У Табелі використовуються літерні позначення з довідника видів часу і вказується відповідна кількість годин (Я 8, Н 6, С 2 і т. п.). Якщо необхідно вказати кілька видів часу (явка, нічний, вечірній годинник), то кожен вид вказується наокремому рядку. Кількість таких рядків визначається поле Максимальна кількість видів часу на одну дату (рис. 6).

Мал. 6. Документ "Табель"

При спробі зареєструвати за допомогою документа "Табель" явку у вихідний за графіком співробітника (або навпаки), програма видає відповідне попередження. Ця перевірка включається прапором Перевіряти відповідність фактичного плановому часу в меню Налаштування - Розрахунок зарплати. Щоб забезпечити можливість коригування Табеля щодо графіка, слід відключити цей прапор.

Зверніть увагу: перед тим, як прийняти рішення про використання методу «суцільної реєстрації», слід переконатися, що завдання справді не можна вирішити рекомендованим методом «реєстрації відхилень».