Офіційна ділова зустріч - Етика та етикет державної та муніципальної служби
Ефективність офіційних ділових зустрічей багато в чому забезпечується суворим дотриманням встановлених для цієї ситуації правил і вимог етикету та ретельною підготовкою до таких заходів.
Приступаючи до підготовки майбутньої ділової зустрічі, її організаторам необхідно:
- - Визначити її мета;
- — підготувати перелік питань для обговорення та наскільки можна розіслати його учасникам зустрічі;
- - підібрати та вивчити необхідні з цих питань матеріали, документи;
- - Обмежити список учасників зустрічі лише тими людьми, від яких реально залежить успіх досягнення поставленої мети;
- — спрогнозувати позиції сторін, можливий перебіг зустрічі та її результати;
- - встановити чіткі часові рамки проведення зустрічі;
- - підготувати місце проведення.
Запрошеним на ділову зустріч слід негайно відповісти на запрошення або запропонувати іншу кандидатуру для участі в ній, якщо це є доцільним.
Етикет офіційної ділової зустрічі є сукупністю правил, що регулюють поведінку сторін у процедурах вітання, подання, звернення, спілкування, обміну візитними картками, прощання, висловлювання подяки за гостинність та успішне проведення зустрічі.
Хазяїн кабінету зустрічає гостей на півдорозі до дверей. Праворуч від нього може стояти його заступник, ліворуч – перекладач, якщо гості – іноземці. Так само входять і гості, причому голова групи — на півкроку попереду. Перекладач господаря зустрічі мовою гостей представляє членів групи гостей, перекладач гостей перекладає та представляє господарів.
Після привітань організатор зустрічі запрошує гостей до столу засідань та пропонує їмзайняти місця обличчям до вікна, до світла. Це вважається ввічливим. Не слід, проте, сідати гостей проти вікон, що виходять на сонячну сторону: це може бути розцінено як вияв неповаги.
Керівники сторін зустрічі, як правило, розміщуються один проти одного, праворуч від кожного їх заступники, ліворуч – перекладачі. Інші учасники зустрічі розташовуються довільно.
Розмова на офіційній діловій зустрічі завжди повинна починатися з п'яти-шести питань загального характеру: "Як ви долетіли?", "Як розмістилися в готелі?", "Як проходить акліматизація, як ви почуваєтеся?" Ніколи не слід відразу говорити про справу.
Подання учасників зустрічі відбувається шляхом обміну візитними картками. Господар зустрічі дістає свою візитну картку і, трохи піднявши корпус, передасть її керівнику групи гостей. (Слід пам'ятати, що японцям та південнокорейцям візитну картку завжди вручають двома руками, як і приймають, і ніколи — лівою!) Якщо учасників зустрічі небагато, візитними картками можуть обмінюватися всі присутні. Але можна і заздалегідь скласти списки із зазначенням прізвища, імені та по батькові кожного з учасників зустрічі, їх посади та місця роботи.
Після вистави починається розмова. Її завжди починає господар приймаючої сторони. Ділова зустріч не повинна тривати понад дві години. Після завершення зустрічі можна подарувати сувеніри. Існують різні точки зору щодо того, хто має робити це першим: господарі чи гості. Важливо .тиша, щоб сувеніри суворо відповідали рангу учасників зустрічі. Не рекомендується дарувати всім учасникам, керівнику групи та його заступнику однакові подарунки.
Першим після завершення зустрічі встає з-за столу господар, проходить на те місце, де він зустрічав гостей, тапрощається з кожним із них. Виходити з кабінету разом із гостями не рекомендується. Гостей проводжає особа, відповідальна за зустріч.
Правила ділового етикету, що регулюють поведінку учасників офіційної ділової зустрічі, вимагають:
- - Прибувати на зустріч вчасно;
- - шанобливо ставитися до традицій та звичаїв, прийнятих на території вашого перебування;
- - Зберігати позитивний настрій;
- — лаконічно, чітко та ясно висловлювати свої думки, не відхилятися від теми;
- - пояснювати використовувані у мові скорочення, абревіатури та спеціальні терміни;
- - уважно слухати співрозмовників, стежити за реакцією учасників зустрічі на слова промовців;
- - Пам'ятати, що ділова зустріч ведеться в режимі діалогу, а не монологу однієї зі сторін;
- - не виявляти нетерпимості до точки зору інших учасників зустрічі, навіть якщо вона суттєво відрізняється від вашої;
- - уважно вислуховувати та виявляти готовність обговорювати позиції іншої сторони;
- - не перебивати промовців;
- — зберігати спокій і ввічливість, навіть якщо співрозмовник виявляє агресивність, дратівливість чи нестриманість.