Оформлення копії протоколу ДВК
Зміст
Основні елементи копії [ ]
Примірник протоколу, з якого робиться копія []
Для виготовлення копій необхідно використати перший екземпляр протоколу. Пункт 30 статті 68 містить фразу: «Перший екземпляр протоколу дільничної комісії про підсумки голосування після підписання його всіма присутніми членами дільничної комісії з правом вирішального голосу та видачі його завірених копій особам, які мають право на отримання цих копій.», в якій слова «його засвідчених копій» можуть відноситися як до екземпляра, так і до протоколу. З міркувань обережності переважно виходити з вужчого трактування. Виконання копій саме з першого екземпляра випливає і з того, що робота з другим екземпляром розглядається лише у наступному пункті статті, пізніше норми про видачу копій.
На момент виготовлення копії протокол має бутиповністю оформлений: у ньому повинні бути присутніми всі розшифрування чисел прописом, має бути зазначена кількість скарг (у тому числі і нульова), поставлені всі підписи (або відмітки про відсутність окремих членів комісії ) та відбиток печатки, проставлено номер екземпляра.
Виготовлення копії [ ]
Як правило, копії виготовляються шляхом ксерокопіювання. Однак іноді через відсутність обладнання (а іноді через рекомендації вищих комісій) копії протоколу виготовляються вручну.
За відповідність копії протоколу оригіналу несе відповідальність особа, яка завірила копію [1] ; однак дляцього необхідно ретельно перевірити коректність напису, що засвідчує (при рукописних копіях необхідно ще й особливо перевірити їх заголовну частину, оскільки саме вона визначає, чи є видана копія копією потрібного підсумкового протоколу).
Обов'язок виготовлення копії лежить на комісії. Пропозиції «напишіть копію самі, а ми запевнимо» краще відкидати, посилаючись на норми закону.
Підписи та друку оригіналу на копії [ ]
- копію виготовлено з використанням копіювальної техніки:
- повна ксерокопія всього протоколу, включаючи підписи та друк — цього достатньо;
- ксерокопія виконана до простановки підписів та/або печатки на оригіналі [2] —замість кожного власноручного підпису слід написати слово «(підпис)», а на місці відбитка печатки — слово «(друк) )»;
Позначення копії [ ]
З погляду звичаїв діловодства найбільш правильним оформленням буде наявність слів «Копія № ___» у верхньому правому кутку лицьової сторони (першої сторінки) копії протоколу. Як номер копії вказується номер реєстру виданих копій [4]
Водночас слід враховувати, що буква закону таких вимог не містить, і цей текст може бути вказаний будь-де, у тому числі й поруч із засвідчувальним написом.
Завірювальний напис [ ]
Засвідчення копій протоколів та інших документів комісій провадиться головою, або заступником голови, або секретарем відповідної комісії. При цьому особа, яка засвідчує копію документа, назазначеної копії робить запис: «Вірно» або «Копія вірна», розписується, вказує свої прізвище та ініціали, дату та час засвідчення копії та проставляє печатку відповідної комісії.
Необхідно враховувати, що деякі закони про конкретні вибори передбачають лише один із варіантів запису (або «Вірно», або «Копія вірна»).
Зазвичай засвідчувальний напис розташовується нижче підписів та дати-часу складання протоколу і виглядає приблизно так: