Оформлення звітних документів про туристично-краєзнавчу поїздку, Розгляд та затвердження
Відповідальним етапом роботи з підготовки групи до походу є оформлення маршрутних та звітних документів, що дозволяє класифікувати туристів відповідно до чинних розрядних нормативів.
Розгляд та затвердження маршруту
Усі туристичні групи перед виходом на маршрут оформити відповідні документи: маршрутні листи, маршрутні книжки, реєстраційну книгу.
Існує зразок цього листа, який заповнює керівник групи, підписує голова ради колективу фізкультури, голова правління туристичного клубу чи відповідальна особа організації, яка проводить похід. Його засвідчують печаткою організації.
До книжки вноситься список групи з паспортними даними кожного учасника, докладний календарний план подорожі днями шляху, контрольні пункти і терміни подачі телеграми з маршруту.
Книжку видають керівнику групи лише після перевірки у маршрутно-кваліфікаційній комісії (МКК) згідно з розробленим маршрутом та підготовленістю до нього туристів.
У маршрутній книжці додатково подають інформацію про туристичний досвід керівника та учасників походу, зображують схему маршруту, наводять відомості про наявність спеціального спорядження та вагові характеристики вантажу, який беруть у похід. Замовлений маршрутний лист та маршрутна книжка засвідчуються керівником організації, яка проводить похід (підпис, друк), та не менше ніж за 10 діб подаються до маршрутно-кваліфікаційної комісії. Перед виходом на маршрут керівник групи має поставити її на облік контрольно-рятувальної служби (КСР).
Реєстраційна книга -дорожній документ обліку контрольно-рятувальної служби (КСС), в якій перед виходом на маршруткерівник групи ставить на облік (заповнює реєстраційну книгу, сплачує за реєстрацію, отримує друкований та підпис у маршрутних документах).
МКК зобов'язана перевірити розроблений маршрут і графік руху у двох варіантах (основному та запасному), знання керівником та учасниками маршруту умов переміщення та природних перешкод, правильність намічених групою заходів у разі непередбаченого відхилення від маршруту та графіка руху, заходи щодо забезпечення безпеки подорожі. У процесі розгляду маршруту МКК може викликати учасників майбутньої подорожі та здійснювати контрольні перевірки у польових умовах.
У разі позитивного висновку МКК керівнику групи видають пронумеровані, зареєстровані та завірені штампом МКК маршрутну та реєстраційну книгу (один екземпляр реєстраційної книги зберігається у МКК).
При необхідності до маршрутної та реєстраційної книги вносяться особливі вказівки групі, визначають місце її реєстрації перед виходом на маршрут у відповідній туристичній контрольно-рятувальній службі, обговорюють умови використання запасного варіанту тощо.
На підставі позитивного висновку МКК та медичних довідок про стан здоров'я учасників групи маршрутну книжку підписує голова ради колективу фізкультури, голова правління туристського клубу або відповідальна особа організації, яка проводить похід, отже, засвідчують її печаткою організації.
Реєстраційна книга залишається зберігання в організації, яка проводить похід.