Ох, вже ці копії
Складна у нотаріуса робота. Як часто, ламаючи голову над якоюсь проблемою клієнта, раптом чуєш чийсь вимогливий голос: «Мені швидко, мені тільки печатку поставити, мені так сказали».
Шановні, немає такої нотаріальної дії, як поставити друк. Ми розуміємо, що йдеться про свідчення вірності копії документа. Ця нотаріальна дія передбачена статтею 77 Основ законодавства України про нотаріат. І як будь-яка нотаріальна дія, це процес. Нотаріус повинен встановити та зареєструвати особу людини, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, потім дослідити справжній документ, визначити критерії, керуючись якими можна зробити висновок, чи підлягає свідченню копія такого документа, і лише потім вчинити нотаріальну дію.
За статистикою, свідчення копій документів складає приблизно половину загальної кількості вчинених нотаріальних дій. Копії документів, завірені нотаріально, потрібні у випадках, прямо передбачених законом, але на практиці потрібні завжди і скрізь.
Звертаються за свідченням вірності копій фізичні особи та представники юридичних осіб. Звернутись до нотаріуса можуть будь-які громадяни, навіть якщо вони неповнолітні або не є власниками документів.
Не всякий папірець можна розглядати як документ. Документ — матеріальний носій із зафіксованою на ньому у будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення та (або) їх поєднання, що має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та призначений для передачі у часі та у просторі з метою громадського використання та зберігання.
Юридичний документ - матеріальний носій, оформлений та складений відповідноТаким чином, документ у розумінні нотаріуса, це інформація на паперовому носії, що зачіпає права та створює обов'язки особи, що має певний набір реквізитів. Наприклад: друк, підпис, дані організації, від імені якої він виходить, кутовий штамп, номер, дата, дані особи, на ім'я якої видано документ, номер бланка, реєстраційний номер та інші.
Є цілком певні вимоги закону до документів, які пред'являються до вчинення нотаріальних дій. Нотаріуси не мають права приймати документи, що мають підчистки або приписки, закреслені слова та інші необумовлені виправлення, документи, повністю або частково виконані олівцем, документи, що мають нечитані фрагменти тексту, з нечитаним (змащеним або стертим) відбитком печатки, документи, викладені , не пронумерованих та не скріплених відбитком печатки належним чином, а також документи, цілісність яких порушена.
Крім того, нотаріус відмовить у свідченні вірності копії документа, якщо підпис на ньому виконано за допомогою факсимільного штампу, якщо документ заламіновано, якщо документ складено за кордоном та не пройшов у встановленому законодавством порядку процедуру легалізації, документи, що містять державну таємницю, документи іноземною мовою , медичних документів. Якщо оригінал документа викликає сумнів, нотаріус має право направити документ на експертизу.
Всі документи можна розділити на 2 групи: видані юридичними особами (організаціями, установами) та видані фізичними особами.засвідчена нотаріусом. Законодавець застосував термін «виданий громадянином», а це означає, що далеко не будь-який документ, що виходить від громадян або підписаний громадянином, може бути поданий нотаріусу для свідчення вірності його копії. Так, наприклад, часто громадяни звертаються з проханням завірити копії договорів, вчинених у простій письмовій формі, таких як договір позики, попередній договір, договір банківського вкладу, договір пайової участі у будівництві тощо. Але нотаріус змушений відмовляти, т.к. обмежено положеннями статті 78 Основ законодавства України про нотаріат. І лише тому випадку, коли договір щодо нерухомого майна, складений у простій письмовій формі, пройшов державну реєстрацію, нотаріус вправі засвідчити з нього копію, т.к. державна реєстрація засвідчила його юридичну чинність.
Наразі копії паспорта засвідчуються нотаріусами щодня. Однак, найчастіше громадяни просять запевнити лише перші сторінки паспорта, що їх цікавлять. Свідчити вірність виписки з паспорта, що містить лише частину відомостей про особистість громадянина, видається неприпустимим через порушення у разі цілісності всього документа (паспорта), що засвідчує особу громадянина.
Нотаріус вправі свідчити виписки з документів, але у разі, як у документі, з якого робиться виписка, містяться вирішення кількох окремих, які пов'язані між собою питань. У цьому випадку нотаріусу пред'являється оригінал документа, а також копії першої сторінки документа, що містить реквізити документа, останньої сторінки та сторінки, що цікавлять. Як приклад можна навести виписку їхньої трудової книжки або виписку зі статуту юридичної особи.
Свідоцтво про вірність копії з копії документа також можливе за умови, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або копія документа видана юридичною особою, від якої виходить справжній документ. В останньому випадку копія документа повинна бути виготовлена на бланку цієї юридичної особи, скріплена печаткою та мати відмітку про те, що справжній документ знаходиться у юридичної особи. Найпоширеніший випадок, коли представники юридичних звертаються за свідченням вірності копії з копії статуту, одержаної у податкових органах. На жаль, нотаріуси змушені відмовляти, оскільки Статут походить від юридичної особи, справжнього екземпляра у юридичних осіб немає, а подана копія видана податковою службою і не на бланку цієї юридичної особи.
Процедура засвідчення вірності копії документа закінчується не проставленням печатки та приписки «копія вірна», а вчиненням посвідчувального напису, встановленого Міністерством Юстиції України зразка. Для прискорення процесу нотаріуси зазвичай використовують штампи, але в деяких випадках потрібна наявність надрукованого посвідчувального напису. Тому, шановні громадяни, не забувайте попередити нотаріуса, якщо свідчення копії документа вам потрібне, наприклад, для легалізації.
Автор статті: Олена Перфільєва, нотаріус. Нотаріальна палата Ленінградської області.