Оптимальний запас товару складі

Ні для кого не новина, що від ефективного управління постачанням та запасами багато в чому залежить фінансове благополуччя компанії. «Обсяг запасів у нашій компанії становить близько 70 млн рублів, або понад дві тисячі найменувань. При цьому витрати на підтримку товарних запасів становлять до 30% їх вартості.

Тому особливу увагу ми приділяємо організації управління запасами, зокрема розрахунку оптимального розміру замовлення та формуванню ефективного асортиментного портфеля», – розповідає Інга Родіонова, фінансовий директор групи компаній MOND. Відсутність продуманого контролю над поставками і складськими залишками неминуче б'є по фінансових результатах діяльності підприємства.

У Китаї, де у компанії розташована більшість фабрик, виникли проблеми з робочою силою та електроенергією, тому постачальники подовжили цикл виробництва, а іноді навіть почали зривати постачання. З цієї причини наші менеджери нерідко замовляли більше і частіше, ніж було необхідно, або, навпаки, робили заявку досить пізно, що призводило до відсутності товару на складі», – згадує Олена Агєєва, фінансовий директор компанії Golder Electronics.

Однак на практиці спроби виправити стан справ нерідко зводяться до визначення нормативу за таким показником, як оборотність запасів (ставлення виручки до середнього обсягу товарних запасів).

Якщо знизити обсяг закупівель, то збільшаться витрати на доставку, оскільки товари поставлятимуть набагато частіше. А поодинокі поставки призведуть до скорочення страхового запасу. В результаті рівень забезпеченості попиту знизиться, частіше виникатимуть ситуації, коли затребуваного клієнтами товару на складі немає.

Щоб раз і назавжди вирішити проблему управління запасами та оптимізуватиінвестиції у товари складі, необхідний комплексний підхід до вирішення проблеми.

Матриця QRS- та ABC-аналізу

Запаси запасів різна

Перш ніж розпочинати оптимізацію товарних запасів, необхідно відокремити основний товарний запас від вимушених та тимчасових запасів. Наприклад, за обліковою системою складі зберігається 100 товарів постачальника X у сумі 100 тис. рублів, обсяг продажу постачальника – 200 тис. рублів. Використовуючи ці дані, встановлюємо оборотність запасів – двічі. Однак якщо ці 100 тис. руб. потрапляє бракований і неліквідний товар на суму 20 тис. і 30 тис. рублів відповідно, то реальна оборотність товару буде як мінімум вдвічі більша.

Щоб правильно розрахувати оборотність товару, треба спочатку розібратися, яку структуру має товарний запас. Умовно всі запаси можна розділити втричі основні групи.

Основний запас служить для забезпечення продажу відповідно до плану. Складається із двох основних частин:

робочий запас – товарний запас виконання плана. Його розмір залежить від цього, якими партіями надходить товар від постачальника;
страховий запас створюється у тому, щоб компенсувати невизначеності, пов'язані з можливим збільшенням фактичних продажів понад плану чи із затримками поставок.

Тимчасовий товарний запас створюється на конкретний термін і складається із трьох основних типів:

сезонний запас. У період сезонного зростання споживання ринку у постачальників спостерігаються перебої з наявністю товару. Щоб уникнути відсутності товару на складі, потрібно створити надлишковий запас найбільш критичних товарів і протягом сезону його реалізувати;
маркетинговий запас. У період проведення маркетингових акцій з товару єнеобхідність забезпечити його наявність у надмірній кількості. У ході акції ці запаси реалізуються;
кон'юнктурний запас. Постачальники нерідко закривають виробництво на профілактику, підвищують ціни і т. п. Можна отримати значний прибуток, якщо мати товар у наявності за старими цінами в той момент, коли він уже закінчиться у конкурентів.

Вимушений запас виникає незалежно від бажання компанії та її співробітників. До нього належать неліквідні товари (товари нормальної якості, але у обсязі, який важко щодо швидко реалізувати), браковані товари.

Очевидно, що необхідний рівень продажів забезпечує лише основний запас. Тому облік товарів в інформаційній системі має бути побудований так, щоб можна було виділити основний запас. Крім того, система повинна відображати кількість неліквідного та бракованого товару, а також кошти, витрачені на їхню купівлю. Щоб скоротити кількість таких товарів у структурі запасів, потрібно організувати регулярну роботу з розпродажу неліквідів та шлюбу. Вона повинна проводитися щомісяця, а не час від часу. У цьому процесі необхідно задіяти як відділ закупівель, а й відділ продажів.

Структура товарного запасу

Де гроші

Теоретично все просто, формула інвестиційного ресурсу така:

ІР = ТП + ТЗ + ДЗ + ДП - КЗ,

де ТП – товари у дорозі. Компанія оплатила постачальнику відвантаження товарів, але вони ще не оприбутковані на складі, а отже, не належать до товарного запасу;

ТЗ – товарний запас. Товар, оприбуткований склад, але з відвантажений клієнтам;

ДЗ – дебіторська заборгованість клієнтів. Товар, відвантажений клієнтам, але не сплачений ними;

ДП – гроші у дорозі.

Гроші, якіклієнт сплатив за товар, але компанія не сплатила їх постачальнику; КЗ – кредиторська заборгованість.

Зауважимо, що всі показники, що беруть участь у розрахунку інвестиційного ресурсу, фінансовий директор повинен взяти під жорсткий щоденний контроль. Це дозволить визначити, де зосереджено кошти компанії, та розробити необхідні заходи щодо вивільнення власних коштів.

А для оцінки їх ефективності можна скористатися показником відношення виручки до суми інвестиційного ресурсу. Зрозуміло, що він вище, тим ефективніше розпоряджається своїми грошима компанія.

В ідеалі кожна компанія повинна прагнути до того, щоб інвестиційний ресурс дорівнював нулю.

Аналіз запасів

Для виявлення внутрішніх резервів компанії варто скористатися QRS-аналізом. Суть його у тому, щоб розділити товари та його постачальників втричі групи, керуючись обсягами необхідних інвестицій. Для поділу на групи можна використовувати критерій значущості, який розраховується за такою формулою:

Критерій значущості (Кз) = (Інвестиційний ресурс/Обсяг продажів) 100%.

ЕКСПЕРТНА ОЦІНКА РОЗМІРУ СТРАХОВОГО ЗАПАСУ

У нашій компанії товари цих трьох груп, згідно зі статистичними даними, розподіляються так:

10% асортиментних позицій забезпечують 75% вартості запасів (група А);
25% асортиментних позицій посідає 20% вартості запасів (група У);
65% асортименту містить 5% вартості запасів (група З).

Аналіз проводить департамент маркетингу.

КЛЮЧОВІ ЛІМІТИ ЗАПАСІВ

Оптимальний запас

Коли компанія визначила, в який товар вона вкладатиме кошти і з якими постачальниками працюватиме,необхідно спланувати обсяг запасів за кожним видом товару. Для цього за фактичними даними (обсяг продажів, термін реагування тощо) необхідно розрахувати середній запас по кожному виду товару. Склавши дані про товари конкретного постачальника, ми отримаємо середній товарний запас по постачальнику. Середній товарний запас (ТЗ) складі складається зі страхового (СТЗ) і середнього робочого запасу (РТЗ) (див. рис. 2 на стор. 33). При цьому останній залежить від того, скільки разів компанія закуповує товари за період, та обсягу продажу:

Для оцінки страхового запасу є два підходи.

Перший заснований на експертних судженнях про ймовірне збільшення продажів та затримку товару (див. рис. 3). Для розрахунку використовується така формула:

СТЗ = ПДср СРср (% ПД + % СР),

де ПДСР - середній обсяг продажів на день, шт.; СРср – середній термін реагування (період між моментом виникнення потреби у товарі та її постачання складу), дні; % ПД - відсоток ймовірного збільшення продажів (наскільки можуть збільшитися продажі на день по відношенню до середніх продажів), відсотки; % СР – відсоток можливої затримки поставки (на скільки днів може затриматися поставка стосовно середнього терміну реакції), відсотки.

Другий підхід до розрахунку страхового запасу спирається на накопичену статистику коливань продажу та порушень термінів постачання.

Обчислюється з урахуванням заданої ймовірності з допомогою статистичних таблиць функції Лапласа. Наприклад, якщо необхідно з ймовірністю 95% мати товар на складі, то цьому значення відповідатиме значення коефіцієнта 1,64.

Однак, незважаючи на те, що другий підхід здатний дати більш точні результати, він рідко застосовується на практиці. Справа в тому, що у компаній нерідко відсутня статистика прозатримки постачання.

Після того як розмір страхового запасу визначено, потрібно порівняти отримані результати з фактичними залишками, що перевищують планову потребу, і ліквідувати існуючі надлишки.

Жорсткий контроль

Ми почали статтю з того, що використовувати показник оборотності товарів як норматив невиправдано.

Правильний варіант, якщо контроль за станом запасів здійснюється на щоденній основі за відхиленнями від наступних нормативів:

максимальний товарний запас (МаксТЗ), який розраховується як сума страхового запасу та середнього обсягу постачання;
точка замовлення/перезамовлення (ТЗП) – кількість товару на складі, при досягненні якого необхідно робити нове замовлення постачальнику (сума страхового товарного запасу та кількості товарів, які будуть продані за той час, який необхідний для доставки наступної партії від постачальника);
точка «останнього бажання» (ТПЖ) – кількість товарів, які будуть продані за той час, який необхідний для доставки наступної партії від постачальника і до наступу поставки компанія залишиться без товару.

Встановивши нормативи та оперативно контролюючи їх, компанія зможе максимально ефективно управляти своїми інвестиціями у товарні запаси. Але при цьому не варто забувати, що мало розробити необхідну методологію, важливо зацікавити результати співробітників компанії.

При цьому для кожного відділу повинні використовуватись різні схеми винагороди, наприклад:

відділ продажів спрямовано стовідсоткове виконання плану продажів;
відділ закупівель – на дотримання нормативів щодо товарного запасу;
транспортний відділ – виконання встановлених термінів з доставки товару.