Організація руху внутрішніх документів - Аналіз документообігу процесу - Внутрішній аудит -
Внутрішні документи організації - це документи, створювані та які у організації. До внутрішніх документів належать розпорядчі документи, протоколи засідань колегіальних органів, службові записки, акти, довідки, плани, звіти, положення, інструкції та інше. міститься на зберігання у справу. При необхідності розсилки документа виконавцям, зацікавленим особам та підрозділам із оригіналу документа знімаються копії або оформляються витяги з документа. Завірені копії та виписки надсилаються всім зацікавленим особам та підрозділам.
Внутрішні документи проходять такі стадії: підготовка проекту документа, передрук, погодження, візування, підписання, виконання. Тому маршрути їх проходження на етапах підготовки та оформлення ті ж, що й у вихідних документів, а на етапі виконання збігаються з маршрутами документів, що входять [8].
Однак, деякі види внутрішніх документів можуть мати свої маршрути. Розпорядчі документи (накази, розпорядження) проходять через юридичний відділ; протоколи не вимагають складання проекту; доповідні записки, довідки тощо. документи надходять безпосередньо до керівника, на ім'я якого вони написані.
При організації руху внутрішніх документів необхідно враховувати такі фактори:
спосіб прийняття рішення та, відповідно, видання документа;
Управлінські рішення приймаються двома способами:одноосібно керівникомабоколегіальним органом. У першому випадку проект документа (управлінського рішення) обов'язково проходить процедуру погодження з усімазаінтересованими особами, у другому випадку - погодження проекту документа не проводиться, тому що рішення приймається на засіданні колегіального органу спільно з усіма його членами [5].
Наявність у документі доручень, що вимагають виконання, або інформації, що ініціює управлінське рішення, також відбивається на організації руху документа:
У першому випадку документ повинен дійти до виконавця (або виконавців), а також повинен бути введений у систему контролю за виконанням документів; а у другому випадку документ надходить на розгляд керівника.
Розглянемо, як має бути організовано рух деяких внутрішніх документів.
Рух розпорядчих документів, що видаються колегіально
Колегіальні рішення - це рішення, що приймаються на засіданні колегіального органу групою осіб, які входять до цього органу (збори, рада, правління, колегія, нарада та ін.). Рішення, прийняті колегіально, фіксуються у протоколах засідань, виходячи з яких можуть видаватися розпорядчі документи (постанови, рішення). Рішення інформаційного характеру надсилаються зацікавленим особам у вигляді копій протоколів або виписок з протоколів. Рух документів при колегіальному прийнятті рішень за умови оформлення прийнятих рішень у вигляді ухвал чи рішень включає наступні стадії [23]:
Підготовка матеріалів до засідання колегіального органу.Робота колегіального органу ведеться за заздалегідь затвердженим планом. Відповідно до плану особи, відповідальні за підготовку питання для обговорення, готують необхідні матеріали, як правило, цеаналітична довідка (записка) з питання та проект рішення.Робота з підготовки цих документів ведеться у структурному підрозділі або групою фахівцівкількох підрозділів. Підготовка матеріалів для засідання колегіального органу - це початковий етап у русі документів, що відбивають діяльність із колегіального прийняття рішень.
Передача підготовлених матеріалів на розгляд колегіального органу.Аналітична довідка (записка) з питання та проект рішення передаються секретареві колегіального органу, який збирає всі підготовлені для розгляду на засіданні документи, перевіряє їхню повноту та правильність оформлення.
Як правило, матеріали готуються та передаються секретареві за 10-12 днів до засідання. Термін подання документів може бути скорочений, але не повинен становити менше ніж 3-5 днів. Цей час необхідний для розсилки документів членам колегіального органу та їхнього ознайомлення з підготовленими документами.
Підготовка порядку денного засідання. Порядок деннийготується секретарем колегіального органу на підставі плану, але може коригуватися з урахуванням конкретної ситуації. Порядок денний погоджується з головою колегіального органу. Водночас секретар готує запрошення на засідання для розсилки членам колегіального органу.
Обговорення матеріалів на засіданні колегіального органу та прийняття рішення.Під час засідання ведеться йогопротокол, в якому фіксується весь перебіг засідання: виступи основних доповідачів, обговорення питань порядку денного, прийняті рішення.
Оформлення протоколу засідання.Остаточне оформлення протоколу проводиться, як правило, протягом 3-5 днів після засідання. При оформленні протоколу надається порядковий номер, наступний за номером попереднього протоколу. Датою протоколу є дата засідання, а чи не дата оформлення. Реєстраційно-облікові журнали за протоколами не ведуться.Облікову функцію виконує справа, у якому підшиваються підписані протоколи.
Підписання протоколу.Як правило, протоколи підписуються головою засідання та секретарем, але є й винятки із цього загального правила: наприклад, протоколи державних атестаційних комісій, рахункових комісій (в акціонерних товариствах) підписуються всіма членами колегіального органу.
Видання розпорядчого документа (постанови чи рішення).На цьому етапі на підставі протоколу засідання оформляється розпорядчий документ, який підписується головою колегіального органу. На підставі одного протоколу може бути підготовлено кілька розпорядчих документів, оскільки кожне окреме рішення оформляється як одна постанова (рішення).
У практиці управління такі рішення називають протокольними, доведення їх до виконавця здійснюється шляхом передачі копій протоколів або виписок з них.
Контроль виконання документов.Контроль виконання рішень, прийнятих колегіально, здійснюється секретарем колегіального органу. На контроль ставляться ті доручення (завдання), які мають конкретний термін виконання.
Копіювання розпорядчих документів (постанов, рішень), протоколів або виготовлення виписок з протоколів.
Приміщення оригіналу протоколу та оригіналів розпорядчих документів (постанов, рішень) у справи.Підшивка документів у справи здійснюється секретарем колегіального органу відповідно до номенклатури справ. Протоколи засідань та видані на їх основі розпорядчі документипідшиваються у різні справи.
Разом із протоколами можуть підшиватись лише матеріали, що становлять невід'ємну частину протоколу: наприклад списки присутніх на засіданні, тези та тексти доповідей, виступів, особливі думки учасників засідання, які не згодні з думкою більшості та ін.
Розглянуті етапи проходження документів складають документообіг колегіального органу.
Рух розпорядчих документів, що видаються одноосібно
При одноосібному прийнятті рішень розпорядчі документи видаються керівником організації (президентом, генеральним директором, директором, головою та ін.), що здійснює виконавчо-розпорядчі функції. Специфічною особливістю цього способу прийняття рішення є узгодження проекту рішення із зацікавленими особами (як правило, це керівники структурних підрозділів організації). При одноосібному прийнятті рішень видаються розпорядчі документи як наказів, розпоряджень, вказівок. Рух розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішення включає такі етапи [5]:
Ініціювання рішення (обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа).Як документи, що ініціюють рішення, можуть бути документи, видані вищими органами управління та організаціями, або раніше видані документи самої організації. Ініціювати рішення можуть і внутрішні документи організації (доповідні записки, службові записки, довідки, акти, протоколи, плани, звіти та ін.), якщо вони містять інформацію, що обґрунтовує необхідність ухвалення рішення. З інформації, почерпнутою з цих документів, керівник приймає рішення необхідність видання розпорядчого документа. З позицій документообігу ініціювання рішеньє отримання керівником організації документів, виходячи з яких починається робота з підготовки проекту рішення. Рішення керівника про підготовку розпорядчого документа виражається у виглядірезолюціїна документі, що ініціює рішення.
Передача документа, що ініціює рішення, до підрозділу на виконання.Відповідно до резолюції керівника служба ДОП передає документ, що ініціює рішення, до структурного підрозділу-виконавця.
Підготовка проекту розпорядчого документа. Проекти розпорядчих документів готуються спеціалістами структурних підрозділів. Якщо проект документа стосується інтересів різних підрозділів, то за рішенням керівництва організації створюється тимчасова робоча група з представників різних підрозділів. Підготовлений проект документа оформляється виконавцем на відповідному бланку (бланку наказу, бланку розпорядження).
Передача проекту документа на узгодження.При підготовці розпорядчих документів, як правило, проводитьсявнутрішнє узгодження.Внутрішнє узгодження оформляється візою, що проставляється в нижній частині останнього аркуша проекту документа, на обороті останнього аркуша документа або на окремому аркуші погодження.Зовнішнє узгодженняпроводиться тільки в тих випадках, коли проект документа торкається інтересів інших організацій. Зовнішнє узгодження проводиться після внутрішнього узгодження таоформляється грифом узгодження, який проставляється на останньому аркуші проекту документа, під текстом, або на окремому аркуші узгодження.
У процесі погодження можуть бути висловлені зауваження та доповнення до проекту документа. В цьому випадку віза доповнюється написом "Особлива думка додається" або"Примітки додаються". Зауваження, оформлені на окремому аркуші, додаються до проекту і повертаються розробнику для доопрацювання документа. Якщо при доопрацюванні проекту документа виконавцем будуть враховані не всі зауваження, то при передачі остаточно оформленого документа керівнику на підпис, всі особливі думки та зауваження , не прийняті укладачем документа, повинні надійти разом із остаточно оформленим документом на розгляд керівника.
Зважаючи на те, що розпорядчі документи видаються з метою регулювання діяльності організацій, у т. ч. - оперативного регулювання, доцільно проводити візування протягом двох-трьох робочих днів.
Процедура погодження завершується поверненням проекту документа до виконавця. У разі у документообігу має місце зворотний рух (передача документа в інстанцію, у якій документ перебував), але це рух обумовлено діловою необхідністю.
Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями.Наступний етап - передача проекту розпорядчого документа виконавцю на доопрацювання за зауваженнями. Після доопрацювання проект документа остаточно оформляється на бланку та передається на повторне візування. Якщо проект розпорядчого документа готувався за дорученням вищої організації, то документ оформляється не так на бланку організації, але в стандартних аркушах паперу і іде у організацію з супровідним листом. У цьому проект документа візується керівником організації.
Повторне візування проекту документа.Повторне візування необхідне для того, щоб усі зацікавлені посадові особи проставили візи на тому примірнику документа, який представлятиметься керівнику на підпис. Відсутність віз нарозпорядчому документі означатиме порушення процедури його підготовки. Завізований усіма заінтересованими особами документ передається керівнику організації на підпис.
На етапі візування документа з погляду документообігу важливе значення має послідовність переміщення документа з однієї інстанції до іншої. Першим візує документ керівник підрозділу-виконавця, потім – юридична служба (юрист), після – керівники зацікавлених підрозділів (як правило, це ті, кому даються доручення та хто виконуватиме розпорядчий документ після його прийняття), останніми візують заступники керівника організації (усі або лише ті, до компетенції яких входять питання, щодо яких приймається рішення) [22].
Прийняття рішення (підписання документа).Прийняття управлінського рішення виявляється у підписанні розпорядчого документа керівником. Підпис керівника перетворює проект документа на повноцінний документ, що володіє юридичною силою.
Реєстрація розпорядчого документа.Підписаний розпорядчий документ реєструється у службі ДОП (розпорядчі документи з особового складу реєструються у службі персоналу).
Постановка розпорядчого документа на контроль.Контроль виконання розпорядчих документів веде служба ДОП. Особливість контролю за виконанням розпорядчих документів полягає в тому, що контролюються окремі пункти розпорядчої частини документа, якщо вони містять доручення, завдання з конкретним терміном виконання.
Копіювання розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, вказівок).
Приміщення оригіналу розпорядчого документа у справу.
Останні три етапи у документообігу розпорядчих документів,що видаються одноосібно, збігаються з рухом документів, що видаються колегіально.
У розглянутих моделях документообігу розпорядчих документів, що видаються колегіально та одноосібно керівником організації, виділено основні, вузлові етапи руху цих документів. Описати цю процедуру детальніше можна лише орієнтуючись на конкретну організацію.