Ощадливий офіс
Нещодавно проводив тренінг з ощадливого офісу та за його результатами з'явилося кілька думок, якими хотілося б поділитися.
Що таке взагалі «ощадливий офіс»? Це просто застосуванням методів «ощадливого виробництва» в офісних процесах, наприклад, у роботі з документами, в обробці інформації, в контактах з іншими підрозділами.
Три ключі до ощадливого офісу
Я бачу три ключі до створення ощадливого офісу. Тобто, можна, напевно, і без них, чи можна ще всяких ключів наробити, але більшість проблем пов'язана з трьома аспектами діяльності офісу:
- Розуміння потоку робіт, що виконуються в офісі
- Розуміння окремих операцій, що виконуються в офісі
- Розуміння поточної ситуації, так би мовити, статусу робіт
Подивіться на цей список і скажіть, які пункти не пов'язані з наступними проблемами:
- Незрозуміло, навіщо робиться та чи інша робота
- Незрозуміло, хто чи як має виконувати конкретну роботу
- Незрозуміло, що взагалі зараз відбувається
Якщо інших причин немає, то справа в потоці, операціях чи статусі.
Потік офісних робіт
«Та що там може бути такого складного? Усі і так знають, що треба робити…»
Можливо, це й так. Але дуже часто при малюванні своїх офісних бізнес-процесів учасники таких семінарів дізнаються багато нового та цікавого.
Наприклад, щоб узгодити одне відрядження одного співробітника, офіс-менеджеру доводиться робити 10 дзвінків і погоджувати умови цієї однієї поїздки з керівником тричі.
Або, наприклад, для того, щоб організувати навчання, компанії потрібно 42 дні, включаючи 10 днів на погодження у півдюжині служб.
Або, наприклад, виявляється, що затримка на півдня на початку процесу призводить до необхідності повторно виконати тригодинний набір маніпуляцій з інформацією про клієнта і статус його інформаційної системи.
Що потрібно, щоб розібратися у потоці робіт?
1. Розуміння споживчої цінності. А значить, знання відповідей на запитання «хто є моїм клієнтом» і «що я для нього роблю».
Як завжди, все починається і закінчується клієнтом. Чи можна знайти клієнта для кожного офісного працівника? Можна, можливо. У деяких офісних співробітників клієнтів може бути багато різного роду з різними запитами, але якщо їх відокремити один від одного, то стане зрозуміло, які потоки робіт існують в офісі, і які дії в них повинні здійснюватися.
2. Розуміння те, що таке втрати.
Ті самі сім видів втрат, які є в ощадливому виробництві, застосовні і для офісу: дефекти, запаси, зайві рухи, переміщення матеріалів та інформації, очікування, надлишкові дії та надвиробництво є в будь-якому процесі.
3. Візуальний опис потоку робіт. Наприклад у вигляді крос-функціональних діаграм або діаграм «плавальні доріжки».
Про те, як будувати та аналізувати «плавальні доріжки» я вже кілька разів писав. Можна почитати, наприклад, тут, тут, тут і тут.
Офісні операції
"Що тут знати - всім зрозуміло, як ЦЕ робити" - ця фраза означає тільки одне: кожен робить ЦЕ так, як вміє, або так, як сам придумав.
Якщо ви вже розібралися з потоками і усунули з них багато що непотрібно для споживача, значить для аналізу залишилися тільки потрібні з тих чи інших причин дії. А якщо вони потрібні (і найкраще — якщо саме клієнту), то для всіх було б краще, якби ці операції виконували коженразів якісно і швидко з першого разу.
Чи можете ви сказати так про ті операції, які здійснюються у вашому офісі?
Якщо ні, то ось що вам може допомогти:
1. Стандартизація операцій.
Тільки не треба писати сорокасемисторінковий документ про те, як відкривати в робочій папці новий файл MS Word. Стандарт має бути простим і наочним. Кому цікаво — перегляньте фільм Альфонсо Куарона «Гравітація», який вийшов минулого року на екрани, а саме сцени, в яких головна героїня користується інструкціями з управління «Союзом-ТМ». Очевидно, що американський астронавт не повинен пам'ятати напам'ять усі процедури управління українським космічним кораблем, але він має знати достатньо, щоб швидко зорієнтуватися у разі потреби.
Ось деякі нотатки щодо стандартизації: одна, друга, третя.
2. Запобігання помилкам.
Скільки варіантів неправильного виконання офісних операцій існує? Напевно, не один мільйон. Навіть Пенсійний Фонд України, інструктуючи індивідуальних підприємців про те, як платити податки, припускається помилок, що вже говорити про офіси, де набагато менше настільки стандартизованих робіт.
І для порівняння — наскільки складно було неправильно вставити в комп'ютер тридюймову дискету... Тому, що її конструкція була розроблена з урахуванням досвіду використання більш «старих» п'ятидюймових дискет, які можна було вставляти в дисковод відразу вісьма різними способами, з яких лише один (максимум) два) вірний!
Про запобігання помилкам (по-японськи - пока-йоці) можна подивитися тут.
Стан справ
Скільки часу потрібно, щоб з'ясувати стан справ окремого клієнта? Кого для цього потрібно спитати? Як довго він готуватиме звіт? Скількитаких питань виникає та вирішується щодня?
Візуалізація стану справ за допомогою дошки з канбанами вже стала звичною для багатьох іноземних офісних компаній. Але в нас це поки що велика рідкість. Тому й доводиться керівникам підрозділів ставити своїм підлеглим тисячі простих, але забираючих час питань.
Хочу знати більше
- Основи ощадливого офісу
- Втрати в офісі
- Групова робота: пошук втрат в офісі
- Потік створення цінності в офісі.
- Групова робота: опис потоку створення цінності офісного процесу
- 5S в офісі
- Практикум: 5S в офісі
- Візуалізація офісних процесів
- Вирівнювання офісних процесів
- Використання карток канбан в офісі
- Групова робота: «чай/кава»
- Групова робота: визначення зон використання канбанів в офісі.
- Стандартизація операцій та робочі інструкції
- Навчальний приклад: стандарт операції
- Групова робота: стандартизація офісного процесу
- Цілі та завдання впровадження
- Планування впровадження «ощадливого офісу»
- Організаційні тонкощі
Наскрізна практична робота: розробка плану впровадження ощадливого офісу
Вартість участі
- Для фізичних осіб: 20000 руб.
- Для юридичних: 24 000 руб.
- Для фізичних осіб: 35000 руб.
- Для юридичних: 40 000 руб.
За участю кількох людей від однієї компанії є суттєві знижки.