Основи діяльності кадрової служби

Усе це доводить значимість кадрового діловодства діяльності будь-якої організації. Необхідно приділяти особливу увагу документування роботи з персоналом та враховувати всі особливості роботи з кадровими документами.

Отже, діяльність кадрової служби має значення для будь-якої організації. Від того, наскільки професійно організовано ведення кадрового діловодства, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.

Основи діяльності кадрової служби

Організація діяльності будь-якого підрозділу повинна починатися зі складання положення про цей підрозділ. Положення про кадрову службу має складатися з наступних розділів: загальні положення; завдання; структура; функції; взаємини з іншими підрозділами; права; обов'язки; відповідальність.

У розділі «Структура» вказано порядок розробки та затвердження структури відділу, його чисельний склад, конкретні напрями роботи та закріплені за ними підрозділи відділу.

Чисельний склад та структура кадрових служб залежать в основному від масштабів організації. Залежно від розмірів конкретної організації виділяються такі організаційні форми здійснення кадрової роботи:

• самостійний структурний підрозділ із безпосереднім підпорядкуванням керівнику організації чи його заступнику;

• виконання функцій кадрової служби окремим працівником організації;

• виконання функцій кадрової служби за сумісництвом із виконанням іншої роботи.

Функціональні обов'язки кадрової служби полягають у наступному:

• розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку конкретної організації;

• оформлення прийому, перекладу тазвільнення працівників відповідно до трудового законодавства України;

• облік особового складу;

• зберігання та заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства;

• контроль виконання керівниками підрозділів наказів та розпоряджень щодо роботи з особовим складом;

• вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, розробка заходів щодо її усунення;

• аналіз складу фахівців організації, ділових якостей працівників з метою їхнього раціонального використання;

• створення умов підвищення освітнього та кваліфікаційного рівня фахівців;

• робота щодо створення резерву на висування;

• підготовка пропозицій щодо покращення розміщення та використання працівників;

• підготовка та систематизація матеріалів для атестаційної комісії;

• підготовка матеріалів для подання працівників до заохочення та нагородження;

• вжиття заходів щодо працевлаштування працівників, що вивільняються;

• організація контролю за станом трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;

• ведення усієї звітності з кадрових питань.

У ході взаємодії з іншими підрозділами організації кадрова служба отримує від них заявки на прийом робітників та спеціалістів, уявлення про заохочення, графіки відпусток тощо.

З кадрової служби до підрозділів направляються:

• відомості про порушників трудової дисципліни;

• копії наказів про прийом нових працівників, переміщення всередині організації, звільнення працівників;

• копії наказів про затвердження (зміну) Правил внутрішнього трудового розпорядку;

• відомості, які стосуються питань дотримання трудової дисципліни.

Від бухгалтерії кадрова служба отримуєштатний розпис, розрахунки потреби у робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком, за інвалідністю, з нагоди втрати годувальника тощо.

У свою чергу, кадрова служба подає до бухгалтерії відомості про облікову чисельність працівників, прогули, плинність кадрів, табель обліку робочого часу, накази про прийом, переведення та звільнення, листи тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про чергові відпустки працівників тощо.

Кадрова служба, як правило, наділена такими повноваженнями:

• вимагати від усіх підрозділів організації подання необхідних її роботи материалов;

• приймати працівників, організації з питань переміщення та звільнення;

• взаємодіяти з іншими організаціями щодо підбору кадрів;

• вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання вказівок, передбачених положенням про відділ кадрів.

Положення про відділ кадрів встановлює відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій та відповідальність працівників відділу, яка встановлюється посадовими інструкціями.

Посадова інструкція співробітника кадрової служби

Основними посадовими обов'язками начальника відділу кадрів є:

керівництво роботою відділу;
забезпечення виконання робіт;
розробка необхідної документації, пропозицій, рекомендацій, інструкцій;
забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових та технічних засобів;
проведення робіт із захисту інформації, що становить комерційну таємницю;
забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу;
створення умов підвищення кваліфікації персоналу;
контроль за дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони, виробничої та трудової дисципліни;
внесення пропозицій про заохочення працівників, що відзначилися, накладень стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни;
забезпечення складання статутної звітності.

Начальник відділу кадрів повинен знати:

постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо діяльності відділу;
нормативні акти та методичні рекомендації, що визначають порядок проведення робіт у відділі;
основи економіки, організації праці та управління;
правила внутрішнього трудового порядку;
правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

У бюджетних організаціях існують певні вимоги до кваліфікації щодо розрядів оплати. Загальною вимогою є наявність вищої професійної освіти та стажу роботи за профілем не менше 5 років. Для комерційних організацій такі вимоги можуть лише орієнтиром під час встановлення розміру зарплати.

У повноцінному відділі кадрів середньої за масштабами організації у штатному розкладі можуть бути такі посади: начальник служби з набору персоналу та управління ним (відділ кадрів); інспектор з кадрів; психолог; спеціаліст з кадрів; табельник та інші.