Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців
Єдиної уніфікованої форми РКК встановлено, але оскільки визначено перелік відомостей про документ, необхідні ведення контролю документів, кожна організація може розробити власну РКК. Приклад РКК наведено у додатку Б.
З РКК формується контрольна картотека, яка має два розділи: «Контрольований масив» та «Виконані документи».
У першому розділі РКК розставляються за термінами виконання з 1-го до 31-го дня. У додатковий осередок поміщаються картки документів, термін виконання яких настане наступного місяця. На початку кожного місяця картки документів цього місяця розставляються відповідно до дати їх виконання.
Другий розділ картотеки «Виконані документи» формується з виконанням документів. У нього містяться РКК виконаних документів (тобто. після того, як документ виконаний і передано у справу). Цей розділ картотеки може формуватися за будь-якою ознакою, зручною для роботи, з урахуванням специфіки організації: кореспондентів, видів документів, підрозділів-виконавців та ін [9, 121].
Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців
При організації контролю важливо, щоб виконавець отримав документ вчасно, оскільки контроль виконання документа починається з його постановки на контроль. Для того, щоб служба контролю була впевнена в тому, що документ передано виконавцю, останньому необхідно розписатися в отриманні документа на РКК, призначеної для картотеки. І тому працівник, який відповідає за передачу документів виконавцям, направляє виконавцю документ із двома примірниками РКК; один примірник залишається у підрозділі, інший (примірник служби контролю) зрозписом виконавця повертається у службу контролю та ставиться у перший розділ контрольної картотеки. Якщо виконавцю документ передається у вигляді електронного файлу локальною корпоративною мережею, має бути передбачена відправка до служби ДОП повідомлення про прочитання. Отримання такого повідомлення означатиме, що виконавець отримав документ [12, 193].
У разі виконання документа кількома структурними підрозділами оригінал документа надсилається відповідальному виконавцю, інші виконавці одержують копії документа.
До підвідомчої організації разом із документом на виконання пересилаються два екземпляри РКК. Після виконання один екземпляр картки повертається із зазначенням дати та змісту виконання. Примірник РКК представлений у додатку Ст.
Служба ДОП
Відповідальному виконавцю Рябцеву Н.М.
У разі затримки виконання доручення пропонуємо Вам узгодити продовження терміну із Павловим С.С. (Тел. 214-33-21).
Малюнок 2 - Нагадування у вигляді письмового повідомлення
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої встановлює порядок перевірки ходу виконання документів із тривалими термінами виконання (попереднього контролю):
- завдання наступних років – не рідше одного разу на рік;
- завдання наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць;
- Завдання поточного місяця - кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення терміну.
Усі нагадування виконавцям та інформація про них фіксуються у реєстраційно-контрольній формі.
При необхідності зміни терміну виконання документа відповідальний виконавець не пізніше 3 днів до закінчення цього терміну звертається до керівника, який виніс резолюцію, з доповідноюзапискою, що містить обґрунтоване прохання про продовження терміну виконання документа із зазначенням запланованого терміну виконання документа. Інакше документ вважатиметься невиконаним [7, 123].
Продовжити термін виконання документа може та посадова особа або установа, яка цей термін встановила.
Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує службу ДНЗ для внесення змін до реєстраційно-контрольної форми (новий термін, дата зміни, підстава).
Документ вважається виконаним, коли вирішено поставлені в ньому завдання та кореспонденту надано відповідь по суті. Якщо виконання не документувалося, то відомості про характер виконання записуються на вхідному документі та вносяться до реєстраційно-контрольної форми. перевірка своєчасності доведення документів до виконавців [8, 138].
Зняття документа з контролю
Після виконання документи знімаються із контролю. На копії документа проставляється відмітка про виконання документа та направлення у справу, що включає:
- короткі відомості про виконання або посилання на документ-відповідь (дата та номер);
- номер справи, в якій зберігатиметься документ;
- підпис виконавця чи керівника структурного підрозділу, у якому виконано документ.
До реєстраційно-контрольної форми також вносяться відомості про виконання, підпис особи, яка підтверджує виконання (відповідальний виконавець), дата. Якщо контроль вівся з допомогою РКК, картка виконаного документа переставляється на другий розділ картотеки.
Направлення виконаного документа у справу
Копія виконаного документа поміщається у справу відповідно до позначки про виконання. Якщо виконувалося лист, що надійшов в організацію (відорганізації або фізичної особи), вхідний документ та документ-відповідь поміщаються в одну справу за датою відповіді та складають єдиний комплекс документів.