Персональне» життя бухгалтера, Журнал «Головна книга», № 15 за 2016 р

Робота з документами з персоналу часом буває непростою. Графіки відпусток, посадові інструкції, розрахункові листки — настирливі дрібниці чи важливі папери, без яких не обійтись?

Подібні питання є у багатьох ваших колег. Ми даємо відповіді на них, щоб ви могли правильно оформити всі кадрові документи і водночас у вас не виникало зайвої роботи.

Посадова інструкція рятує трудовий договір від зайвого обсягу

Чи потрібно робити посадові інструкції?

: Обов'язок роботодавця складати посадові інструкції законодавством не встановлений, тому немає відповідальності за відсутність посадових інструкцій у роботодавця.

Посадова інструкція - це документ, що містить:

вимоги до рівня освіти, знань та навичок співробітника, який обійме ту чи іншу посаду;
коло доручень, обов'язків, робіт, тобто функціонал, який має виконувати співробітник, який обіймає конкретну посаду в компанії.

Якщо інструкція у вас не затверджена, весь функціонал співробітника доведеться розписувати в трудовому договорі. Зазвичай це буває досить значний перелік, який обтяжує договір. При цьому навіть уточнення обов'язків доведеться погоджувати із працівником та оформлювати додатковою угодою до трудового договору. Навіть якщо ви не розширюєте функціонал бухгалтера, а лише уточнюєте, як він має вести кадровий облік, що спочатку передбачений у його обов'язках.

До того ж завжди бажано мати окремий папір з чітким переліком вимог до знань, навичок та рівня освіти претендентів на посаду, щоб у разі суперечки з претендентом ви могли аргументувати свою відмову у влаштуванні до вас на роботуневідповідного кандидата.

Виріс МРОТ - змінюємо штатний розклад

Одна наша співробітниця навесні пішла у відпустку для догляду за дитиною. На той момент, коли вона йшла у відпустку, її оклад у штатному розкладі відповідав МРОТ. Але МРОТ виріс. Чи потрібно зараз збільшити її оклад у штатному розкладі, чи це можна зробити перед її виходом на роботу?

: Оклад у штатному розкладі потрібно збільшити з дати, з якої виріс МРОТ, якщо зарплата співробітниці складається з одного окладу.

Не забудьте також оформити з декретницею додаткову угоду до її трудового договору із зазначенням нового розміру окладу. Припустимо, можна попросити її приїхати в офіс для оформлення угоди або надіслати їй документ поштою, щоб вона підписала два примірники, залишила один собі, а другий надіслала вам.

Якщо зарплата співробітниці формується з окладу та доплат, надбавок, премій, які у сумі виходять не нижче МРОТ, то змінювати суму окладу при збільшенні «мінімалки» не потрібно

Незароблена відпустка можлива за погодженням з керівництвом

Працівник, який нещодавно прийшов, проситься у відпустку вже через 4 місяці роботи. Каже, що заздалегідь сплатив путівку. Чи повинен роботодавець відпустити його? Якщо так, то як правильно оформити відпустку авансом?

до виникнення права на відпустку (наприклад, працівник, якому немає 18 років або який усиновив дитину віком до 3 місяців
у будь-який зручний для нього час. Наприклад, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 12 років, сумісники (одночасно із щорічною відпусткою за основним місцем роботи), подружжя військовослужбовців (одночасно з відпусткою подружжя)

Будь-яких інших працівників ви не зобов'язані відпускати раніше закінчення 6 місяців з початку роботи у Але якщо керівник незаперечує, щоб новачок відпочив, то оформити відпустку нового працівника треба так:

ви не включили його до графіка відпусток, то достатньо заяви працівника на відпустку;
ви встигли включити новачка до графіка з відпусткою в інший час, то працівник повинен написати заяву, а ви повинні внести записи до графіка відпусток. Допустимо, ви використовуєте уніфіковану форму графік.

у графі 8 «Перенесення відпустки. Підстава (документ)» запишіть: «Письмова заява працівника»;
у графі 9 «Перенесення відпустки. Дата передбачуваної відпустки» поставте нову дату відпустки;
у графі 10 «Додаток» вкажіть: «Відпустку перенесено на прохання працівника».

Відпустка без утримання може бути будь-якої тривалості

Чи встановлена максимальна тривалість відпустки власним коштом? Чи можна відпустити працівника на півроку?

: Не встановлена. Можна відпустити на будь-який період, який працівник погодить із керівником.

Тільки пам'ятайте, що є ситуації, у яких роботодавець зобов'язаний відпустити у відпустку без утримання з урахуванням періоду, встановленого ТК РФ. Наприклад, будь-який працівник може піти у відпустку власним коштом на строк до 5 календарних днів у разі реєстрації шлюбу або народження дитини. Працюючий пенсіонер може піти у неоплачувану відпустку до 14 календарних днів на рік, а працюючий інвалід — до 60 календарних днів на рік

Розрахунковий листок краще вручати самому працівнику

Чи може начальник відділу одержувати розрахункові листки своїх працівників? Чи завжди ми зобов'язані видавати листки двічі на місяць разом із виплатою авансу та основної частини зарплати?

: Розрахунковий листок ви зобов'язані видавати завжди але не обов'язково це робити двічі на місяць. Достатньо раз на місяць із зарплатою за другуполовину місяця віддавати листок, у якому будуть зазначені усі суми, виплачені у поточному місяці. Офіційних роз'яснень щодо цього питання Роструд не випускав, але фахівці відомства дотримуються саме такої думки.

Начальник відділу може отримувати розрахунковий листок замість співробітника лише у певних випадках:

начальник відділу має довіреність на отримання розрахункового листка, видану йому тим працівником, за якого він бере листок;
локальними нормативними актами компанії передбачено порядок передачі розрахункових листків працівникам через начальника відділу і він під розпис повідомлено про заборону розголошення персональних даних співробітників.

НАГАДУЄМО КЕРІВНИКУ

Якщо розрахунковий листок не видавати взагалі, то керівника компанії можуть оштрафувати на 5000 руб., А саму організацію - на

Такі суворі правила викликані тим, що розрахунковий листок містить персональні дані працівника, які не можна розголошувати. Якщо ви — працівник бухгалтерії, який володіє інформацією про зарплати співробітників, і з вами підписано угоду про її нерозголошення, то ви зобов'язані зберігати конфіденційність таких персональних даних. Тобто не передавати вказану інформацію не уповноваженим на її одержання людям. За її розголошення, якщо постраждалий працівник поскаржиться у трудінспекцію, вас можуть оштрафувати на директора фірми – на 1000 руб., а фірму – на

У трудову книжку не потрібно робити зайвих записів

При прийомі працювати за терміновим трудовим договором чи потрібно у трудовий книжці вказувати термін? Як виглядає запис у книжці про закінчення строку трудового договору?

: Запис про прийом на роботу за терміновим трудовим договором робиться за загальними правилами. У книзі не треба вказувати, щопрацівник прийнятий за терміновим договором

При закінченні терміну трудового договору:

працівник звільняється у зв'язку із закінченням терміну дії договору, ви записуєте: «Трудовий договір припинено після закінчення терміну трудового договору, пункт 2 частини першої статті 77 Трудового кодексу України»;
працівник продовжує працювати і ні він, ні роботодавець не вимагають розірвання договору, то в трудовій книжці не потрібно щось записувати. Терміновий трудовий договір стає безстроковим А ось у графі «характер роботи» особистої картки працівника (форма не забудьте колишній запис «тимчасово» закреслити, записати «постійно» та розписатися).

Закріпити дні виплати зарплати достатньо в одному документі

Де потрібно прописати дні виплати працівникам зарплати? Як правильно оформити зміну днів виплати зарплати?

РАДИМО КЕРІВНИКУ

Найзручніший спосіб закріпити дати виплати зарплати, якщо у компанії немає профспілки, — записати їх у локальному нормативному акті компанії. Зокрема, у ПВТР: тоді правила найпростіше поміняти у разі потреби.

: Дні виплати зарплати потрібно прописати в одному з документів.