Підготовка та документування ділових зустрічей та переговорів (Топчієва І
У сучасній комерційній, виробничій, громадській, культурній сферах діяльності важливу роль відіграють ділові зустрічі та переговори. При їх організації та проведенні велике значення надається етиці та психології переговорних процесів, методиці ведення самих переговорів. Однак не слід нехтувати таким важливим етапом, як підготовка таких заходів. -------------------------------- Лебедєва М.М. Вміти вести переговори: практичні поради до ведення переговорів. М., 1991.
Ділова бесіда - обмін думками та інформацією представників двох і більше сторін. Мета її не полягає у укладанні договору або виробленні рішень, обов'язкових для виконання. Вона може мати такі завдання: - бути самостійним заходом; - передувати переговори; - бути їх складовою. ----------------- --------------- Ємишева Є.М., Мосягіна О.В. Особливості ведення ділових розмов // Секретарська справа. 2005. N 1.
Проведення ділової бесіди планується заздалегідь, керівник за допомогою секретаря визначає такі питання: - предмет розмови; - проблеми, які необхідно обговорити; - основні моменти, які можна здійснити за результатами бесіди. до бесіди секретар повинен подати: - необхідні основні документи, наприклад висновки експертів з питань, що обговорюються; - додаткові матеріали (додатки, схеми, графіки). Секретар також може забезпечити подання на розмову довідок, інших внутрішніх документів , на підставі яких були зроблені висновки для підготовки висновку, який має бути поданий як документований аргумент у ході майбутнього заходу. На думкуфахівців, ділова розмова складається з п'яти фаз: - початку; - передачі необхідної інформації; - аргументування; - спростування доводів співрозмовника; - прийняття рішення . --- ----------------------------- Петрова Ю.А. Настільне керівництво секретаря та помічника керівника. М., 2012. с. 185.
До обов'язків секретаря керівника входить документування всіх видів ділового спілкування, тобто запис службової інформації за встановленими правилами. ---------------------------- ----- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. М: Стандартінформ, 2014.
Результатом документування ділової бесіди, як правило, є запис бесіди - короткий виклад обміну думками в ході обговорення та їх результатів в офіційній формі. документа, тобто сукупності реквізитів документа, розміщених у встановленій послідовності . -------------------------------- УСОРД - уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Якщо передбачається проведення міжнародних переговорів, то процесі їх підготовки проводять наради, які вважаються загальновизнаним методом подготовки. Залежно від поставлених завдань переговори можуть відрізнятися: - за кількістю учасників; - періодичності їх проведення; >- кількості обговорюваних вопросов. Про час проведення розмови чи переговорів сторони домовляються заздалегідь, щонайменше ніж 3 - 5 дней. Якщо організація, у якій працює секретар, є ініціатором, то найкраще з'ясувати переваги щодо часу проведення заходи у другої сторони, запропонувавши якийсь свій варіант. Як правило,переговори призначаються на 9.30 чи 10.00. Якщо переговори проводяться у другій половині дня, то потрібно обрати такий час їхнього початку, щоб вони закінчилися не пізніше 17.00 – 17.30. Не варто призначати важливі переговори на ранок понеділка або вечір п'ятниці. Якщо йдеться про відповідальні переговори, то при визначенні часу проведення переговорів необхідно враховувати наступні обставини: - час року, його сезон, т.к. наприкінці місяця, кварталу, року, коли зазвичай підбиваються підсумки і робляться фінансові звіти, великі зустрічі можуть бути недостатньо підготовлені через зайнятість співробітників; - коли приймаюча сторона реально буде готова до переговорів; - коли учасникам потрібно дане угода: договір, контракт тощо. У міжнародній практиці прийнято, щоб сторона, що приймає, планувала тривалість переговорів не більше двох годин на день. Однак у разі обопільної згоди тривалість може бути збільшена. У міжнародній практиці обидві сторони повинні також заздалегідь узгодити мову, якою вестиметься ділова бесіда (переговори). Секретарю необхідно також з'ясувати особливості національних традицій, якщо переговори ведуться з представниками далекого зарубіжжя. -------------------------------- - Ємишева О.М., Мосягіна О.В. Деякі особливості переговорів із представниками різних країн // Секретарська справа. 1999. N 4.
Отже, хороша підготовка, проведена секретарем керівника, дозволяє досягти наступного: - полегшення самого процесу переговорів виходячи з рівня підготовки, відсутності негативних емоцій і проблем; - позитивного результату переговорів. Процес документування переговорів дозволяє обом сторонам мати фінансові, юридичні та інші гарантії, закладає основи та забезпечує подальшеуспішне співробітництво.