Підготовка та здавання звітності у групі компаній
На відміну від проривних стратегічних рішень, процеси, пов'язані зі звітністю, скоріше рутинні. Тому чим чіткіше вони зарегульовані, чим менше часу та коштів вимагають за належного рівня якості звітності, тим вища ефективність діяльності фінансової служби.
ПАТ «Карачарівський механічний завод» – найбільше підприємство повного циклу з виробництва та обслуговування ліфтового обладнання. Виробництво та головний офіс знаходяться в Москві, 15 філій та понад 40 дочірніх підприємств розподілені по всій Федерації. Мережа філій постійно розвивається, основне завдання — сприяти просуванню продукції. Дочірні підприємства займаються технічним обслуговуванням ліфтів.
Структура та оподаткування
Філії групи юридично не самостійні, діють виходячи з положень, затверджених головною організацією. Розрахунки з ними — за майном та поточними операціями — ведуться за рахунок 79 «Внутрішньогосподарські розрахунки». По суті, для ведення діяльності філія наділяється майном, яке залишається власністю КМЗ, а фінансові результати «передаються» до головної компанії, де включаються до консолідованої звітності. Аналітика до рахунку 79 відкривається за кожним підрозділом, виділеним на окремий баланс (внутрішньобалансові розрахунки).
У будь-якій із філій є головний бухгалтер, до нього стікаються первинні документи «уособок» (у кожної філії — 2-3 відокремлені підрозділи) для формування внутрішньої звітності. Вона передається до головної компанії та бере участь у підготовці консолідованої фінансової звітності групи.
Філії та «відокремлення» не є платниками податків, за місцем свого перебування вони виконують обов'язки КМЗ щодосплати податків та зборів. Відокремлені підрозділи стоять на обліку у місцевих інспекціях скрізь, де створено стаціонарні робочі місця або знаходиться нерухомість (для цілей сплати податку на майно та земельного податку). Туди ж, до місцевих інспекцій, подається податкова звітність, яка формується у філії на підставі інформації «уособлень».
Схема підготовки звітності у «дочках» відрізняється залежно від податкового режиму.
Як представляли звітність
До 2012 року звітність у групі здавалася по-різному: десь на папері, десь – в електронному вигляді через різних операторів. Відомо, що ресурси витрачалися не надто ефективно, трудовитрати були досить високими, оскільки нерідко звітність формувалася в авральному режимі, траплялися і недоліки, і запізнення. В умовах нестачі контролю претензії податківців були неминучими.
Підрозділи групи КМ стоять на обліку з різних підстав у 38 інспекціях ФНП, 43 відділеннях ФСС, ще стільки ж відділень ПФР та Росстату. Зрозуміло, що налагодження звітного процесу було дуже важливим завданням. Вирішити її можна було за рахунок: - переходу на електронну звітність та єдиного оператора; - застосування єдиної методології обліку та облікових політик; - жорсткої регламентації процедури закриття періоду; - запровадження внутрішнього контролю за підготовкою звітності.
Один процес – один провайдер
Складання звітності через різних операторів не дозволяло забезпечити достатній контроль над ходом звітної кампанії. Різноманітність договорів провайдерів із «зоопарком» умов, тарифів та набору послуг помітно ускладнювала роботу бухгалтерії та юристів.
Щороку група КМЗ здає близько 500 декларацій лише до податкових органів. Фахівці фінансової служби підрахували,що відмова від різних операторів дозволить у перший рік заощадити понад 250 тис. рублів. Керівництво схвалило пропозицію фінслужби. Єдиного оператора обирали за чотирма критеріями: - швидкість вирішення питань; - рівень техпідтримки; - фінансова складова; - можливість здавати бухгалтерську та податкову звітність з однієї програми одночасно в Москві та в регіонах. Встановлення окремих програм для Москви та регіонів завдало б маси незручностей: довелося б навчати персонал, освоювати різні інтерфейси програм, хворого фахівця було б складно замінити та ін. Потрібну схему роботи запропонував лише СКБ Контур. Додатковою перевагою оператора стала мережа представників у всіх регіонах, де розташовані підрозділи КМЗ. Це досить вигідно для групи. Так, щоб отримати той самий електронний підпис, не потрібно витрачати кошти на відрядження до сусіднього регіону, не кажучи вже про швидкість вирішення поточних питань. За час роботи з єдиним провайдером група КМЗ вже заощадила понад 1 мільйон рублів.
Звітність сьогодні
Строки подання звітності на перевірку та контроль від філій до головної організації тепер закріплені в Регламенті закриття періоду, що стосується показників, які вимагаються від підрозділів для підготовки зведеної звітності групи.
У головному офісі у формуванні та складання звітності бере участь близько 10 осіб, вони ж відповідають за підготовку розшифровок та аналітики. Відділ зведеної бухгалтерської звітності готує фінансову звітність з РСБУ; відділ податкового обліку формує податкову звітність. У цих відділах перевіряються дані, що надійшли від відділень філій. Після усунення зауважень та помилок, якщо вони виявляються, формується звітність по групі загалом.
Філії звітують зарегіональним та місцевим податкам (за федеральними податками звітує головний офіс), а також готують статистичну звітність. Вона представляється за місцем знаходження відокремлених підрозділів.
Схема звітного процесу у «дочках» відрізняється залежно від застосовуваного податкового режиму.
«Дочки» на УСН перебувають під контролем заступника головного бухгалтера головної компанії. Щоквартально, до 22 числа місяця, наступного за звітним, головні бухгалтери «дочок» направляють до головного офісу книги обліку доходів та витрат та розрахунок податку. Безпосередньо в обліковій системі всі відомості звіряються з даними первинного обліку. Після погодження бухгалтери «дочок» надсилають звіти до ІФНС за місцем своєї реєстрації. У дочірніх компаніях на загальній системі оподаткування звітність формують та надсилають фахівці, закріплені за даними компаніями, на сьогодні — 6 співробітників.
Ручні коригування даних вдалося повністю виключити: інформація автоматично вивантажується з інформаційних систем і через Контур. Екстерн направляється до контролюючих органів телекомунікаційних каналів зв'язку. Вся здана звітність помітна в системі, тому контролювати хід процесу і втрутитися в нього у разі якихось відхилень не складно. До того ж, провайдером виділено спеціальну лінію на випадок екстреної підтримки у будь-якому регіоні у будь-який час доби.
Перебудова звітного процесу вже заощадила групі КМЗ понад мільйон рублів, чисельність співробітників, зайнятих обробкою та відправкою документів, скоротилася в 7 разів (відпала потреба у зведено-балансовому відділі по регіонах). Але головне – змінився режим підготовки звітності. Аврали залишилися позаду, і тепер залишається достатньо часу на аналіз звітних показників. Він проводиться у нормальному робітникурежимі до відправлення звітів. Функції співробітників перерозподілили, призначили «кураторів» податкових напрямів (ПДВ, прибуток та ін.) – у результаті знизилися ризики різночитань при формуванні підсумкових звітних показників.
Робота із запитами податківців
Вимоги податкових органів до подання документів та пояснень у 2015 році помітно посилилися, аж до блокування рахунків у банках. Запити «курсують» також через систему електронної звітності, їх важливо вчасно виявити та підтвердити це квитанцією. Найчастіше запити надсилаються в рамках зустрічних перевірок контрагентів. З огляду на те, що їх у КМЗ близько 9 тисяч, запити надходять щодня. Після останньої звітної кампанії їхня кількість зросла у 8 разів — при тому, що на підготовку та надсилання відповіді відведено лише 5 днів.
Робота із запитами ведеться за двома напрямками. Виключити лавину запитів пояснення дозволяє процедура внутрішнього контролю. Кожен бухгалтер на місцях або у головному офісі відповідає за певну ділянку роботи та виконує певні контрольні функції залежно від виду податку.
Так, вся «первинка» з ПДВ піддається перевірці раз на квартал: контролюється кожен рахунок-фактура, правильність заповнення реквізитів філіями тощо. З податку на прибуток тотальний контроль усіх документів забезпечити неможливо, їх забагато. Однак, «витратна частина» досить стабільна, що дозволяє проводити вибіркові перевірки щодо окремих угод або контрагентів. Для будь-якої нової операції, статті видатків чи доходів негайно розробляється методика відображення в обліку, їй зобов'язані слідувати всі підрозділи групи.
Другий напрямок - алгоритм роботи із запитами. У день отримання запит реєструється співробітником відділу податкового обліку у спеціальномужурнал. Начальник відділу призначає відповідального та визначає термін виконання (з урахуванням терміну, зазначеного у запиті або виходячи з 5 днів, якщо термін не зазначено). Після виконання вимоги про надання документів відповідь реєструється у журналі з позначкою про фактичну дату виконання.
Коли потрібна інформація від філій, у головному офісі формується запит з описом необхідних відомостей та термін їхнього подання. Якщо ж відповідь на вимогу податківців готується у філії, то у головному офісі проводиться її перевірка та погодження.
В останню звітну ПДВ-кампанію замість 8-сторінкової декларації направили вже 16 385 сторінок. Іншими словами, на книги покупок та продажу приблизно припадає по 8 тисяч рахунків-фактур. Вимоги від податкових органів пішли потоком. Знизити їх кількість можна, якщо заздалегідь, ще до складання податкової звітності звести нанівець усі можливі розбіжності у рахунках-фактурах з контрагентами., зокрема й у реквізитах, де найчастіше трапляються помилки. У зв'язку з цим у компанії розглядається можливість оснащення програми для звітування додатковим модулем «ПДВ+».