Підходи до створення казначейства
Статті на тему
Структурування грошових потоків, постановка основних процесів управління грошима, ролі та функції учасників, автоматизація казначейських функцій. Досвід практиків
Використовуйте покрокові посібники:
Основні цілі створення казначейства, зазвичай, поліпшення платоспроможності підприємства, зниження ризиків касових розривів і раціональне використання коштів. Компанія може створити казначейство (розрахунковий центр) як окремий підрозділ чи делегувати відповідні функції певній групі співробітників ФЕС. І в тому і в інших випадках потрібно структурувати грошові потоки, регламентувати основні процеси: проходження заявок на витрати, планування надходжень, формування платіжного календаря, а також визначити місце казначейства в оргструктурі компанії.
Структурування грошових потоків
На етапі структурування грошових потоків закладається основа побудови казначейства підприємства.
У результаті цієї роботи аналізується склад платежів і надходжень, створюється їх класифікація, визначаються принципи ранжування платежів та його пріоритетність.
Якщо впорядкувати платежі та надходження за термінами, їх буде простіше планувати та контролювати. Зокрема, платежі можна поділити на прогнозовані, поточні (частку цих двох груп припадає понад 80% всіх виплат), а також оперативні та аварійні.
Прогнозовані платежіможна планувати з високою ймовірністю за 3-4 тижні до моменту виконання. До таких платежів відносяться, наприклад, орендна плата, податкові та комунальні платежі, відсотки за кредитами.
Поточні платежі, як правило, плануються за 2 тижні до настання терміну оплати. Це, наприклад, оплата маркетинговихакцій, витрат на відрядження, матеріалів, обладнання, митні платежі.
Оперативні платежіможна передбачити не більше, ніж за один день (наприклад, комісії за обмін валют).
Аварійні платежіпередбачити не можна. Для оплати представницьких витрат, послуг з усунення аварій, термінового ремонту обладнання та інших непередбачених платежів розумно формувати резерв у розмірі 10-20% від середньоденних витрат компанії.
Що стосується надходжень, то зазвичай виділяютьпопереднітаоперативні. Перша група об'єднує надходження, про які з високою ймовірністю відомо за 3–4 тижні – оплата покупцями відвантаженої продукції, доходи від продажу майна, платежі за виданими позиками та ін. Оперативні платежі, наприклад, аванси від покупців за терміновими замовленнями, плануються за 2 тижні .
Серед надходжень можуть бути й ті, які не можна передбачати, наприклад, оплата безнадійної дебіторської заборгованості, помилково перераховані суми або оплата за «швидкими» продажами, коли новий клієнт оплачує покупку в день замовлення.
Прогнозування часу, розміру та ймовірності надходження коштів у компанію проводиться на основі аналізу статистичних даних про продаж, а також планів надходжень, що формуються менеджерами з продажу. Останнє більшою мірою відноситься до індивідуальних продажів та актуально на ринку послуг B2B, при замовлених розробках та будівництві.
Іван Шакіров,начальник казначейства Керуючої компанії «Каро Фільм» (Москва)Для складання прогнозу про надходження коштів у нашій компанії використовують статистику минулих періодів (з урахуванням фактора сезонності), дані щодо виписаних рахунків з додатковою аналітикою (терміни оплати), реєстр договорів,яким передбачено оплату без виставлення рахунку. Для планування надходжень коштів на розрахункові рахунки беруться до уваги ліміти з кас та графіки інкасацій.
Для встановлення фінансової дисципліни потрібно чітко визначити пріоритети платежів, виходячи з кількох критеріях, – черговість платежів, термін затримки платежу, група контрагентів і важливість договору підприємствам.
Допершочергових платежів, як правило, належать розрахунки з податковими органами та банками, заробітна плата. Несвоєчасне проведення таких платежів призведе до негайних і відчутних для бізнесу втрат, санкцій, штрафів. Платежамидругої чергиможуть бути виплати контрагентам, які постачають ресурси для основного виробництва (деякі компанії відносять такі платежі навіть до першочергових), оплата загальногосподарських витрат. Затримка оплати таких рахунків ускладнить господарську діяльність та завдасть шкоди репутації компанії. Представницькі витрати, оплату навчання співробітників, консалтингових, юридичних та аудиторських послуг можна віднести до платежівтретьої черги, пропуск терміну за якими може негативно позначитися на виробничому процесі та завдати шкоди репутації компанії в перспективі.
Ухвалюючи рішення про черговість проведення платежів з однаковими пріоритетами, потрібно враховувати терміни їх затримки. Заплановані платежі, які не були здійснені в результаті касових розривів, повинні мати перевагу по оплаті перед заявками, що знову надійшли, на витрати того ж рангу.
Залежно від політики компанії партнери та постачальники можуть бути розподілені по групах із різними пріоритетами оплати. Так, найбільш важливими можуть бути платежі за договорами, які передбачають великі штрафи запрострочення чи загрожують втратою стратегічного партнера. Крім цього, з одним контрагентом може бути укладено кілька договорів. І тут виникає потреба відбору найважливіших для підприємства контрактів.
Дмитро Мільштейн,директор казначейства X5 Retail Group N.V.Насамперед ми виконуємо платежі з податків та фінансових інструментів, потім погашаються зобов'язання перед постачальниками товарів для перепродажу. У третю та четверту чергу погашаються зобов'язання перед постачальниками інших товарів, робіт та послуг.
Федор Башкиров,заступник фінансового директора Групи компаній «АГРІКО» (Москва)У нашій компанії черговість платежів встановлюється відповідно до бюджету руху коштів, його ще називають «касовим планом» , і навіть виходячи з можливих наслідків несплати платежів. Є обов'язкові платежі (першої черги) – розрахунки з бюджетом та позабюджетними фондами, виплата заробітної плати. До другої черги відносяться платежі за договорами, в яких передбачено жорсткі штрафні санкції (наприклад, оплата електроенергії). Інші платежі – виплати третьої черги. Під грошові виплати у бюджеті плануються надходження. Таким чином, кожна виплата має своє передбачуване джерело. Проте фінансовий директор має право поставити важливий або терміновий платіж насамперед. При цьому обов'язково вказується, з яких джерел має бути здійснено такий платіж – замість іншого або за рахунок резерву коштів.
Постановка основних процесів
Для забезпечення чіткої роботи всіх підрозділів компанії з планування руху грошових коштів та виконання затверджених планів необхідно описати та регламентувати відповідні процеси, перш за все, проходженнязаявок на витрати, планування надходжень, формування платіжного календаря. Описати процеси зручно з допомогою схем, а після обговорення та узгодження необхідно закріпити в регламенті, наприклад затвердити Положення про управління грошима. Розглянемо порядок дій під час постановки процесів управління грошима.
Проходження заявок на витрати
Основні етапи в «життя» заявки на платіж – це її формування, контроль, затвердження та внесення до платіжного календаря (рис. 1).