Підкажіть хто підписує бухгалтерські документи
Підкажіть, хто підписує бухгалтерські документи.
| Рубрика : Кадрове діловодство |
| Відповідей : 6 |
"Клуб головних бухгалтерів", 2010, N 3
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ АУТСОРСИНГ: РОЗПОДІЛ ПРАВА ПІДПИСУ І ПОСТАНОВКА ДРУКІВ
Поняття аутсорсингу в галузі бухгалтерського та податкового обліку у чинному законодавстві
Пункт 2 ст. 6 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" встановлює, що керівник підприємства в залежності від наявності обсягу робіт має право "передати на договірних засадах ведення бухгалтерського обліку централізованої бухгалтерії, спеціалізованої організації або бухгалтера-фахівця". Тобто Федеральний закон "Про бухгалтерський облік" прямо дає дозвіл на укладання договорів бухгалтерського аутсорсингу. Податковий кодекс, у свою чергу, у пп. 36 п. 1 ст. 264 ПК Україна включає до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, "витрати на послуги з ведення бухгалтерського обліку, що надаються сторонніми організаціями або індивідуальними підприємцями". ТобтоПодатковий кодекс підтверджує право платників податків займатися бухгалтерією не самостійно, а у вигляді аутсорсингу. Таким чином, передача на аутсорсинг функції ведення бухгалтерського та податкового обліку організації є цілком законною бізнес-схемою. Тепер розберемося, яким чином повинні ставитися підписи на первинних документах, а також документах бухгалтерської та податкової звітності у разі застосування організацією бухгалтерського та податкового аутсорсингу.
Підписи на первинних документах
За змістом Федерального закону "Про бухгалтерський облік", під господарськими операціями слід розуміти дії, внаслідок яких відбуваються придбання, зміна чи припинення прав чи обов'язків. Якщо це поняття розширити з позиції саме бухгалтерського обліку, то господарські операції також можна визначити як події, що характеризують окремі господарські факти, що викликають зміни у складі, розміщенні чи джерелі утворення майна. Зверніть увагу, що в результаті проведення господарської операції може бути порушено саме майно підприємства (актив балансу) або джерело його утворення (пасив балансу), а також майно та джерело (актив і пасив балансу). Відповідно до п. 1 ст. 9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" всі господарські операції, які проводить організація, повинні оформлятися виправдувальними документами - первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.
Одними з обов'язкових реквізитів первинних документів є "найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення", а також "особисті підписи зазначених осіб" (пп. "е" та "ж" п. 2 ст. 9 Федерального закону " Про бухгалтерськеобліку"). Склад посадових осіб, які мають право підпису первинних документів, затверджує керівник компанії за погодженням з головним бухгалтером у формі переліку. Документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписують керівник компанії та головний бухгалтер або Виходячи зі змісту статті 9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік", найімовірніше, йдеться про посадових осіб тієї компанії, яка здійснює господарські операції, принаймні інших вказівок у Законі немає. ЦК України юридична особа набуває цивільних прав та приймає на себе цивільні обов'язки через свої органи, що діють відповідно до закону, іншими правовими актами та установчими документами. генеральний директор, голова правління або інший "різновид" керівника), підпис цієї посадової особи і повинен стояти на документах, за якими компанія приймає цивільні права та несе цивільні обов'язки. Зрозуміло, це правило поширюється і первинні документи. Відповідно, первинні документи у ситуації, коли бухгалтерію компанії веде інша юридична особа, повинен підписувати керівник тієї компанії, яка здійснює господарські операції. Отже, якщо бухгалтерський та податковий облік ТОВ "Ромашка" веде компанія-аутсорсер, то підпис на первинних документах повинні ставити керівник ТОВ "Ромашка" або уповноважені ними особи. Під уповноваженими особами, звісно, можуть розумітися і керівник чи інші співробітники компанії-аутсорсера. Це випливає із правил ст. 185 ЦК України, яка не передбачає конкретизації"особи" довіреної особи. Отже, ним може бути будь-хто, відповідно до рішення юридичної особи, яка видає довіреність на право підпису первинних документів.
Підпис головного бухгалтера
Підписи на бухгалтерській звітності
Підпис на документах податкового обліку та податкової звітності
В усіх документах податкового обліку та звітності є обов'язковий реквізит - підпис керівника організації. Щоб визначити, хто має ставити підпис у цю графу, слід скористатися наведеною у попередніх двох пунктах логікою. Тобто підпис керівника на документах податкового обліку та податкової звітності повинен відповідати таким правилам: - підпис керівника ставить керівник компанії-замовника або уповноважена ним особа, якою може бути керівник (або інший співробітник) компанії-аутсорсера. У тих документах податкового обліку та звітності, де за чинним законодавством про податки та збори потрібно, крім підпису керівника компанії, також і підпис головного бухгалтера, також, відповідно до наведеної вище логіки, у графі "Головний бухгалтер": <12 - підпис головного бухгалтера ставить керівник компанії-аутсорсера або уповноважена ним особа. Таким чином, спосіб підпису податкового обліку та податкової звітності аналогічний способу підпису первинних документів та бухгалтерської звітності. Крім підпису, важливим реквізитом документів є друк. Розберемося, яким чином вирішити це питання в умовах використання організацією системи бухгалтерського та податкового аутсорсингу.
Визначення приналежності друку, що проставляється на первинних та звітних документах
Логіка, якою слід керуватися під час постановки печатокна первинних та звітних документах, дуже проста: підписи керівника та головного бухгалтера (або уповноважених довіреністю осіб) засвідчуються печатками тих компаній, співробітниками яких є зазначені посадові особи відповідно. Аналогічним способом ставляться печатки і дорученнях. Вказаний вище принцип випливає із п. 7 ст. 2 Федерального закону "Про акціонерні товариства", де сказано про те, що акціонерне товариство повинно мати свій круглий друк, а також із п. 5 ст. 2 Федерального закону "Про товариства з обмеженою відповідальністю". Дані норми слід розглядати разом із правилами ст. 53 ДК РФ, в якій сказано, що юридична особа набуває цивільних прав і приймає на себе цивільні обов'язки через свої органи. Звідси випливає, що печатка на документі фактично підтверджує право підпису особи, яка підписала документ. Але компанія, в штаті якої ця особа не перебуває або не є особою, уповноваженою довіреністю, просто не має можливості підтвердити її право підпису. Отже, підпис та печатка повинні поєднувати між собою приналежність до однієї компанії. Слід зазначити, що використання цього принципу практично досить незручно. З цієї причини можу порадити організувати систему довіреностей на право підпису таким чином, щоб ця незручність наскільки можна нівелювати.
Юридична довідка Нерідко на практиці можна зіткнутися із ситуацією, коли компанія-замовник за договором бухгалтерського та податкового аутсорсингу ставить питання: чи не можна зробити для компанії-аутсорсера ще один друк (дублікат свого друку)? Тому вважаю за необхідне навести в цій статті такі роз'яснення. "Суспільство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмовенайменування українською мовою та вказівка на місце її знаходження. У пресі може бути зазначено фірмове найменування товариства будь-якою іноземною мовою чи мовою народів України" (п. 7 ст. 2 Федерального закону "Про акціонерні товариства"). Як це видно з наведеної цитати, йдеться про наявність друку в єдиному примірнику. Відповідно, поняття "дублікат круглого друку" суперечить чинному законодавству. Правило, встановлене в п. 7 ст.2 Федерального закону "Про акціонерні товариства", не обмежує суспільство в можливості мати "прості" печатки. Цей вид печаток може бути розбитий на групи: "за підрозділами" ("відділ кадрів", "склад", "юридичний відділ") або "за документами" ("для накладних", "для рахунків") Відмінність "простих" (їх ще називають "додаткові") ) печаток від "круглої" полягає в тому, що відбиток цих печаток повинен явно відрізнятися від відбитка "додаткового" друку, а саме: відбиток повинен містити слова, що вказують на належність друку до підрозділу або можливість завіряти тільки певний вид документів. Зверніть увагу, що дані вказівки на відбитку мають обмежувальну функцію: їх використання можливе лише потреб конкретного підрозділу чи запевнення конкретних документів. При передачі ведення бухгалтерського та податкового обліку компанії на аутсорсинг, аутсорсер компанія або підрозділ компанії, який займатиметься веденням бухгалтерського та податкового обліку, не може тримати у себе ні круглий друк, ні "прості" печатки компанії-замовника або, у разі холдингу, друку дочірніх товариств, що входять у проведення. Причина полягає в тому, що компанія-замовник та аутсорсер є різними юридичними особами. А у разі холдингу спеціалізований підрозділ входить до складу іншогоюридичної особи, яка не збігається з дочірньою компанією того ж холдингу. Виходячи із положень п. 7 ст. 2 Федерального закону "Про акціонерні товариства", друк ("круглий" і "простий") є приналежністю тієї організації, чиє "повне фірмове найменування українською мовою" міститься на відбитку.
Є.Сафарова Спеціаліст у сфері постановки бізнес-процесів, пов'язаних із позиковою працею