Підводне каміння, або Що на вас чекає в процесі проведення атестації
Виникнення (продаж) ідеї Уявіть, що одного разу генеральний директор викликає вас «на килим» і каже: «Давайте проведемо атестацію персоналу». Потрібно б радіти, але перш ніж дати волю своїм почуттям, добре б зрозуміти, може, це один із трьох випадків, коли атестація не тільки не допоможе, а й протипоказана. Постарайтеся переконати директора, що звільнити одного співробітника можна і без того, щоб решту піддавати процедурі оцінки. Тільки від нього одного атестація вимагатиме близько тижня чистого робочого часу. Чи він готовий на такі жертви? Найчастіше необхідність атестаційної процедури виникає у компанії певному етапі розвитку. На етапі «тусовки» та бурхливого зростання, швидше за все, про атестацію ніхто не замислюється. Атестація потрібна на етапі механізації, коли генеральний директор, швидше за все, вже не знає кожного співробітника в особу і не може оцінити ефективність роботи кожного, коли потрібно чітко закріпити за людьми їх обов'язки та коли стрімке кар'єрне зростання, пов'язане зі збільшенням чисельності співробітників, сповільнюється. Найкраще не чекати, коли керівник сам «дійде» до ідеї атестації, а самому зробити перший хід. Насамперед треба продати ідею і отримати менеджмент у свої союзники. Для цього треба добре знати завдання бізнесу та розуміти, як атестація зможе взяти участь.
вати в їх вирішенні. Найпростіше розпочати «привчати» менеджмент до системи періодичної оцінки зі спрощеною методикою атестації після закінчення випробувального терміну (див. розділ «Атестація після закінчення випробувального терміну»). Необхідність такої процедури обґрунтувати найпростіше. Після успішного впровадження цього нескладного проекту можна переконати керівництво звернути погляд на оцінку ефективності як «новачків», а й «старичків». Упринцип, будь-якому керівнику цікаво, який ефект від роботи кожного співробітника і за що люди отримують гроші. Побоювання, що в компанії «розлучилися ледарі та дармоїди», душить душу будь-якому керівнику. Після отримання принципової згоди особи, яка приймає рішення (генерального директора чи засновника), потрібно підготувати кілька варіантів проведення атестації. У генерального директора має бути вибір із кількох варіантів реалізації цілей, а не вибір «бути чи не бути» (хоча іноді краще поставити питання саме так). Атестація — дуже трудомістка процедура, яка потребує великих людських і тимчасових витрат, і керівництво слід чесно попередити з самого початку. Потім важливо заручитися підтримкою та розумінням з боку топ-менеджменту компанії. Неможливо одному за всіх вигадати компетенції, визначити критерії оцінки ефективності діяльності та провести оцінку «360 градусів». Без активної участі керівників ваша ідея приречена, і якщо вам не вдасться одразу залучити їх на свій бік, варто навіть відкласти реалізацію проекту, інакше атестація ризикує перетворитися на формальний нікому не потрібний захід. Найчастіше нові проекти презентуються на нарадах топ-менеджменту. Підготовчий етап. Розробка та узгодження методу проведення атестації з керівництвом компанії Розробити атестацію можна, тільки об'єднавши зусилля представників усіх підрозділів. Для цього окремим наказом генерального директора зазвичай створюється робоча група, яка планує роботу і до певного терміну має надати результати підготовчого етапу топ-менеджменту компанії. Найкраще, якщо до робочої групи в основному увійдуть люди, які беруть участь у розробці стратегії компанії. Чим більше людей буде залучено до процесу підготовки,тим меншим буде опір на етапі проведення атестації.
Макети наказів, характеристик, атестаційних форм див. у додатку 4.2-4.S. Обов'язковою умовою є ознайомлення та підпис співробітника під усіма документами, що стосуються його в процесі проведення атестації, особливо з протоколом зборів атестаційної комісії або атестаційною формою, наказом за підсумками атестації, в яких записані підсумки проходження атестації. Готові документи обговорюються та коригуються менеджментом компанії та подаються на нараді директорів. Після того, як досягнуто згоди, всі документи підписані та затверджені, можна переходити до наступного етапу. Як спланувати графік атестації, Плануючи час проведення атестації, потрібно враховувати графік роботи компанії загалом та періоди масових відпусток. Якщо ви плануєте в рамках атестації проводити бесіди з кожним співробітником, прикиньте, скільки часу це займе (в середньому потрібно від 40 хвилин до півтори години). Не треба прагнути, щоб керівник структурного підрозділу за день проводив понад 4 бесіди — йому також треба працювати. Атестаційні розмови мають відбуватися у робочий час, оскільки це також частина робочого процесу. Атестація має бути спланована таким чином, щоб не паралізувати діяльність компанії та служби персоналу. Не забувайте, що плани щодо підбору та підготовки документів на прийом та звільнення з вас ніхто не зніме. У великих компаніях для курування проектів з атестації створюються окремі підрозділи або наймаються менеджери з розвитку, оскільки для компанії з чисельністю понад 1000 осіб щорічна атестація найчастіше перетворюється на нескінченний процес. Етап постановки цілей Отже, підготовка та затвердження документів відбулося і, здавалося б, можнавже починати оцінювати людей. Але перш ніж приступати до оцінки, потрібно поставити завдання. Звичайно, якщо атестація в компанії проходить не вперше, процес постановки завдань і контролю виконання злитий в єдину процедуру, але якщо це вперше, виникає 2 етапи. На початку року співробітнику ставляться завдання, роз'яснюється, за якими критеріями і як оцінюватиметься його робота, які вимоги до діловим якостям у вигляді описаних компетенцій пред'являє компанія, та був, наприклад, наприкінці року, проходить сама атестаційна процедура. Від багатьох керівників доводиться чути: а навіщо він потрібен цей етап постановки цілей? Люди й так знають, що від них вимагають. Так, напевно. Але атестація це гра за правилами, і правила диктують, що не можна вимагати від людини того, про що їй ніхто ніколи не говорив. Спочатку задається стандарт, а потім відбувається порівняння з ним, і у кожного співробітника має бути період, протягом якого він може скоригувати свою поведінку відповідно до вимог компанії. Чому необхідний етап встановлення цілей Вам напевно доводилося стикатися з ситуаціями звільнень. І як це часто буває у компаніях, проведення цієї неприємної розмови з працівником є обов'язком менеджера з персоналу. Типовий випадок: лінійний керівник протягом багатьох місяців був незадоволений роботою співробітника А і мав на це безліч підстав. Зрештою чаша терпіння переповнилася і керівник вирішив співробітника А звільнити. Вам як менеджеру з персоналу доводилося багато разів чути від цього керівника, що співробітник А не справляється зі своїми обов'язками, тут він помилився, там забув, в результаті план не виконаний, проект завалений. Приходить до вас на розмову цей «недбайливий співробітник», і коли ви повідомляєте йому, що компаніябільше не потребує його послуг, на особі людини читається щире здивування. Виявляється, що весь цей час він був у повній впевненості, що добре справляється зі своїми обов'язками, начальник ніколи не казав йому, що чимось не задоволений. Знайома картина? Збій у комунікації чи помилки менеджменту? Отже етап постановки цілей — обов'язкова частина нашої програми атестації. Роз'яснювальна робота з персоналом. Після видання відповідних документів починається, мабуть, найскладніша частина роботи, яка лягає на плечі менеджерів з персоналу, — робота з роз'яснення цілей та завдань атестації та подолання опору, який неминуче виникає серед співробітників. Насамперед важливо розуміти та вміти пояснити людям, що атестація — це не каральний захід, а необхідний інструмент розвитку компанії.