ПІДЗВІТ НАВЕРХ БУДЬТЕ ОБЕРЕЖНІ! Податки та бізнес - Ділова преса

Під час аудиту касових операцій часто виявляються порушення з обліку операцій із підзвітними особами. Деколи допущені помилки ведуть до вкрай несприятливих податкових наслідків. Зокрема, це стосується розрахунків із співробітниками, які здійснюють витрати за рахунок власних коштів, а потім отримують від організації компенсацію.

У багатьох організаціях підзвітні особи насправді не є такими. Співробітники фактично не одержують грошей під звіт. Вони оплачують товарно-матеріальні цінності зі своєї кишені. Потім на підставі авансового звіту організація компенсує їм зроблені витрати.

По суті, таку операцію не можна назвати підзвітом, а співробітника, який витратив свої гроші на потреби організації, - підзвітною особою. Звітувати йому нема за що - жодних коштів від організації він до здійснення операції не отримував. Навпаки, це він певний час кредитував організацію. Словом, є своєрідний підзвіт “навпаки”.

Відразу скажемо, що законодавство таких операцій безпосередньо не забороняє. Про підзвітні операції йдеться лише в Порядку ведення касових операцій в Україні, затвердженому рішенням Ради Директорів Банку України від 22.09.93 № 40. Але в цьому документі містяться настільки мізерні відомості з питання, що розглядається нами, що “інкримінувати” на їх підставі що-небудь організації навряд чи можливо.

Втім, існує думка, що підзвіт “навпаки” суперечить Трудовому кодексу. Але ми залишимо це питання за рамками цієї статті та поговоримо про оподаткування. Тим більше, що судячи з аудиторського досвіду,Бухгалтери організацій, в яких практикуються подібні операції, часто навіть не підозрюють, що вони можуть спричинити досить неприємні податкові наслідки.

Чим небезпечний підзвіт “навпаки”

Позиція податкових органів така, що підзвіт “навпаки” можна як як позику, чи як купівлю-продаж. Все залежить від того, як оформлено первинні документи: на організацію або на ім'я самого співробітника.

Якщо документи оформлені на організацію...

На думку МНС України, у цьому випадку працівник, по суті, кредитує організацію. Адже він власним коштом купує цінності для організації, а організація потім повертає йому цю суму. Це не що інше, як позика.

Оскільки позика безвідсоткова, то об'єкта оподаткування з податку доходи фізичних осіб у працівника немає. Також не виникне проблем і з відрахуванням ПДВ (зрозуміло, якщо всі умови для відрахування виконані: є рахунок-фактура тощо).

Єдина неприємність, що чатує на організацію, пов'язана з податком на прибуток. З точки зору МНС України, при отриманні безвідсоткової позики в організації виникає дохід як за безоплатного отримання послуги (у розмірі несплачених відсотків за позикою). Але це питання спірне.

Якщо документи оформлені на ім'я...

У цьому випадку податкові органи можуть розцінити операцію так, що співробітник купував цінності для себе особисто, а потім вирішив продати їх організації. Тобто є договір купівлі-продажу, укладений в усній формі. Напрошується висновок, що авансовий звіт оформляється для відведення очей, а насправді працівник отримав дохід.

Отже, виникає об'єкт оподаткування з податку доходи фізичних осіб. Утримувати та перераховувати до бюджету податок організація не повинна. Однак вона зобов'язанавідобразити виплачений дохід у довідці за формою 2-ПДФО. Якщо цього не зробити – загрожує штраф.

Співробітнику ж доведеться по закінченні року подавати податкову декларацію. Щоправда, податок платити, швидше за все, не доведеться. Адже в даному випадку співробітник має право на майнове податкове відрахування (ст. 220 НК РФ). Його максимальна величина – 125 000 руб. На вибір замість цього відрахування суму доходу можна зменшити на величину фактично вироблених і документально підтверджених витрат, пов'язаних з отриманням доходу.

Не обминути і проблем із вирахуванням ПДВ. Як відомо, фізичні особи не є платниками цього податку. Якщо співробітник продає організації майно, придбане на своє ім'я, “вхідного” ПДВ не буде. Навіть якщо співробітник передасть організації всі документи, отримані від постачальника. До того ж серед цих документів не буде рахунків-фактур (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Зрештою, податок на прибуток. Організація, яка зважила на цілі оподаткування витрати на підставі документів, оформлених на ім'я співробітника, ризикує тим, що ці витрати не будуть визнані податковими органами. Перевіряючі апелюватимуть до пункту 1 статті 252 НК РФ. Відповідно до цього пункту видатками визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати, здійснені платником податків. Тобто, у нашому випадку саме організацією, а не її співробітниками.

Щоб убезпечити себе від податкових ризиків, краще уникати псевдопідзвітних операцій. Це зрозуміло. Але якщо це з тієї чи іншої причини неможливо? Тоді потрібно простежити, щоб первинка була оформлена правильно.

По-перше, роз'ясніть співробітникам, які витрачають свої гроші на потреби виробництва, що вони повинні дотримуватися непорушного правила: всі первинні документи, які отримані відпостачальників, мають бути оформлені не так на ім'я співробітника, але в організацію. Можна вказати найменування організації поряд із прізвищем співробітника, який безпосередньо купував товари (роботи, послуги). Тоді все, чим ви ризикуєте, - це проблеми з безвідсотковою позикою. Однак, як уже було сказано, чи виникає в цьому випадку дохід, що оподатковується на прибуток, - питання спірне.

Тут слід зробити невеликий відступ. Під час перевірки підзвітних операцій податковий інспектор обов'язково попросить подати на перевірку розпорядження керівника щодо порядку видачі підзвітних коштів. Відразу зазначимо, що організації мають мати такий документ. У пункті 11 Порядку ведення касових операцій йдеться лише про те, що гроші видаються працівникам під звіт у розмірах та на строки, що визначаються керівниками підприємств. Але при цьому не зазначено, в якій формі має бути розпорядження керівника. Це може бути як окремий наказ, у якому обумовлюються умови видачі грошей під звіт загалом по організації, так і розпорядження про видачу суми грошей конкретному працівникові на конкретну мету.

У разі розпорядженням визнається як наказ, а й підпис керівника на видатковому касовому ордері. Відповідно до пункту 14 Порядку ведення касових операцій касир має право видати гроші з каси, якщо підпис керівника є хоча б на одному первинному документі - або на видатковому касовому ордері, або на документах, що додаються до нього (заяви, рахунки та ін.). Отже, вимога щодо того, що організація обов'язково повинна мати загальний наказ про розміри та строки видачі грошей під звіт та ще й обтяжений списком осіб, які мають право отримувати підзвітні суми, є неправомірним. Достатньо підпису керівника організації на видатковому касовомуордері чи візи директора на заяві співробітника про видачу йому підзвітних грошей.

У ньому слід розписати порядок відносин із підзвітними особами, що практикується в організації. Чим докладніше ви розпишете свої внутрішні - тільки вашій організації властиві правила щодо проведення розрахунків із співробітниками, тим краще.

Затверджений порядок проведення підзвітних операцій є аналогом облікової політики, лише у організаційної сфері. Податкові інспектори під час перевірки орієнтуватимуться цього наказ, оскільки жодних нормативних актів, які встановлюють інший порядок, немає.

Зрештою, потрібно дотримуватися й інших вимог щодо оформлення первинних документів. Вони загальновідомі: документи мають бути оформлені згідно з уніфікованими формами, всі необхідні реквізити мають бути заповнені, кожна сума має бути підтверджена документально. Прізвище підзвітної особи, зазначене на авансовому звіті, повинно співпадати з прізвищем особи, яка набуває цінності та зазначена у первинних документах. А первинні документи мають бути датовані більш ранньою кількістю, ніж авансовий звіт співробітника.