Пишемо текст документа грамотно #діловодство #СЕД #ECMJ
Якість написання текстової інформації в ході вирішення управлінських питань не втрачає своєї актуальності й сьогодні.
Враховуючи постійне збільшення обсягів інформації, стрімкий розвиток та впровадження нових технологій, вміння грамотно і ємно викладати думку набуває принципового значення, як запорука легкого та комфортного її сприйняття.
Робота над словом – річ копітка, тонка, трудомістка. Знайти потрібне свіже слово нелегко. Як писав В. Маяковський у вірші «Розмова з фінінспектором про поезію», «у грам видобуток, на рік праці» «Виводиш, заради єдиного слова, тисячі тонн словесної руди»*.
Як тут не згадати всім відомий вислів про те, що стислість - сестра таланту. Можливо, той, хто колись сказав про це, зокрема, мав на увазі й управлінську діяльність? Саме стислість поряд із достовірністю, об'єктивністю, повнотою та ясністю викладу інформації є найважливішою вимогою до складання документів.
Тому наскільки чітко і ясно складено текст листа, надано вказівки до виконання документа, нерідко залежить успіх справи.
суттю будь-якого документа є текст. Він несе основне навантаження, є суттю документа. Звідси найчастіше і виникають складнощі з його упорядкуванням.
Поширені помилки у складанні тексту документа.Основні вимоги та рекомендації до написання
Ділове спілкування має на увазі діловий стиль. Нормою офіційного ділового стилю є нейтральний тон викладу.
Діючи від імені організацій, тобто. від імені юридичних особистий суб'єктивний момент у тексті документа (листа) має бути зведений до мінімуму.
Найважливішими є вимоги достовірності (відображення фактичногостану справи) та об'єктивності документа при повноті (вся необхідна інформація по суті питання), точності, що виключає можливість подвійного розуміння.
Уникаючи надмірно об'ємного тексту документа, бажано опустити докладну хронологію та перерахування документів, пославшись на них коротко: вказавши заголовок, дату, номер. І додавши копії цих документів до листа.
Важливо пам'ятати, що бажаний об'єм листа не повинен перевищувати двох сторінок.
Як правило, з написанням складних довгих документів, таких як інструкції, правила, положення виконавці структурних підрозділів стикаються не надто часто. А для написання службових листів широко використовується стійкі мовні обороти, які можна зберегти в пам'яті ПК як шаблонні.
Наявність їх у діловому мовленні - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій:
- «Повідомляємо, що станом на…»;
- «Направляємо на розгляд та затвердження…»;
- «Відповідно до домовленості, досягнутої…»;
- «Беручи до уваги, що… просимо…». **
Подібні стандартні фрази, що часто вживаються, як правило, зазначені в додатках до інструкції з діловодства.
Текст службової документації має свою структуру, покликану забезпечити послідовність інформації, що викладається, виділення її основних частин.
Зазвичай у тексті документа виділяються дві смислові частини: у одній викладаються причини, підстави чи мети складання документа, на другий – висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення.
Наприкінці ХХ ст. у зв'язку зі значним збільшенням обсягів інформації, що обробляється при прийнятті рішень, для полегшення сприйняття та виділення суті документа, рекомендується починати його ззаключної частини, тобто. з викладу суті питання, прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обґрунтуваннями.***
Конференцію присвячено вирішенню актуальних завдань впровадження систем електронного документообігу.
Програма запланованих у рамках Конференції заходів додається.
Тексти складних та об'ємних документів, таких як огляди, звіти поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Номер підрозділу складається з порядкового номера та номера самого розділу.
Заголовок до тексту - як найважливіший реквізит документа
Швидше та простіше скласти заголовок документа, повністю написавши текст, коли суть його повністю сформульована та абсолютно зрозуміла.
Таким чином, чітко і коротко сформульований заголовок сприяє скороченню часу розгляду, вирішення питання, позначеного в документі і сприяє швидкому отриманню відповіді.
На завершення хотілося б ще раз наголосити – текст несе основне навантаження, він висловлює причину, мета, яка спонукала скласти документ, є його суттю. Для того, щоб скласти текст якнайкращеважливо пам'ятати головне: документ не формальність, не просто інформація до роздумів, а головний посередник у ході ділового листування і перший помічник у вирішенні управлінських питань.
* Дипломатичні документи та дипломатичне листування: навч. посібник для вузів/Е.М. Муратів. - 3-тє вид., Випр. та дод. - М.: Астрель: АСТ, 2005, С. 13.
**Документаційне забезпечення управління та діловодство: підручник для бакалаврів / І.М. Ковалів. - М.: Видавництво Юрайт; ВД Юрайт, 2012. С. 184.
*** Діловодство / О.М. Басовська, Т.А. Бикова, Л.М. В'ялова, Є.М. Ємишева, Т.В. Кузнєцова, О.В. Мосягіна, Л. В.Санкіна; за загальною ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: Форум, 2011. С. 76