Питання, пов’язані з проведенням інвентаризації (Фурагіна
Насамперед слід сказати, що порядок та строки проведення інвентаризації майна та зобов'язань затверджуються керівником установи та включаються до облікової політики (п. 6 Інструкції N 157н).
Чи передбачена уніфікована форма наказу про інвентаризаційну комісію?
Для проведення інвентаризації у створенні створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія.
При великому обсязі робіт для одночасного проведення інвентаризації майна та фінансових зобов'язань утворюються робочі інвентаризаційні комісії.
Також важливо враховувати наступний факт: відсутність хоч одного члена комісії під час проведення інвентаризації є підставою для визнання її результатів недійсними.
Чи можна вносити виправлення до інвентаризаційних описів?
Відповідно до норм п. 2.9 Методичних вказівок допускається вносити зміни до інвентаризаційних описів. При цьому виправлення помилок провадиться у всіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів та проставлення над закресленими правильними записами. Виправлення мають бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами.
До речі, в описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються.
Чи можна формувати та заповнювати інвентаризаційні описи за допомогою комп'ютера?
Інвентаризаційні описи можуть бути заповнені з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і ручним способом. В останньому варіанті вони заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко і ясно без помарок і підчисток (п. 2.9Методичні вказівки).
Які форми бланків передбачені для проведення інвентаризації та оформлення її результатів державними установами?
Для проведення інвентаризації в установах силових міністерств та відомств застосовуються такі форми бланків, затверджені Наказом Мінфіну України N 173н :
- інвентаризаційний опис залишків на рахунках обліку коштів (ф. 0504082);
- інвентаризаційний опис (змінна відомість) бланків суворої звітності та грошових документів (ф. 0504086);
- інвентаризаційний опис (змінна відомість) щодо об'єктів нефінансових активів (ф. 0504087);
- інвентаризаційний опис готівкових коштів (ф. 0504088);
- інвентаризаційний опис розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами (ф. 0504089);
- інвентаризаційний опис розрахунків за надходженнями (ф. 0504091);
- відомість розбіжностей за наслідками інвентаризації (ф. 0504092);
- акт про результати інвентаризації (ф. 0504835).
У Додатку 5 до цього Наказу наведено Методичні вказівки щодо застосування та формування первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку.
Зверніть увагу! Описи мають підписати всі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальні особи. Наприкінці опису матеріально відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку комісією майна у їх присутності, про відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття перерахованого в описі майна на відповідальне зберігання (п. 2.10 Методичних вказівок).
У яких документах відображаються підсумкові результати інвентаризації?
На підставі результатів інвентаризації, наведених у перерахованих вище формах, складаються:
1) відомість розбіжностей за результатами інвентаризації (ф. 0504092), у якій фіксуються встановлені розбіжності з даними бухгалтерського обліку (нестачі або надлишки щодо кожного об'єкта обліку в кількісному та вартісному вираженні). На підставі цієї відомості формується акт про результати інвентаризації (ф. 0504835);
2) акт про результати інвентаризації (ф. 0504835), складений комісією, призначеною наказом (розпорядженням) керівника установи, підписується членами комісії та затверджується керівником установи.
Чи потрібно документально оформлювати результат проведеної інвентаризації, якщо розбіжностей не виявлено?
Відомості про фактичну наявність майна та реальність врахованих фінансових зобов'язань записуються в інвентаризаційні описи або акти інвентаризації не менше ніж у двох примірниках (п. 2.5 Методичних вказівок).
Отже, інвентаризаційна комісія має документально оформити та подати результати проведеної роботи. Тобто вони мають бути представлені у будь-якому випадку (за наявності розбіжностей або їх відсутності).
Особливих форм для оформлення результатів проведеної інвентаризації у разі відсутності розбіжностей між даними бухгалтерського обліку та фактичною наявністю нефінансових та фінансових активів не передбачено. З цією метою можна використовувати названі вище форми або на їх основі розробити свої. Вони слід зазначити, що під час інвентаризації розбіжностей не виявлено.
Чи передбачені спеціальні форми документів щодо інвентаризації у Збройних Силах?
Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них
Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в деталях, напівфабрикатах, складальних одиницях (вузлах), устаткуванні,прилади та інші вироби
Журнал обліку контролю над виконанням наказів (постанов, розпоряджень) проведення інвентаризації
Акт про контрольну перевірку правильності проведення інвентаризації цінностей
Журнал обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації
Інвентаризаційний опис залишків на рахунках обліку коштів
Інвентаризаційний опис (змінна відомість) бланків суворої звітності та грошових документів
Інвентаризаційний опис (змінна відомість) щодо об'єктів нефінансових активів
Інвентаризаційний опис розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами
Інвентаризаційний опис розрахунків за доходами
Відомість розбіжностей за результатами інвентаризації
Акт про результати інвентаризації
Відомість заміру пального у баках машин
Відомість вимірювань кількості пального та мастильних матеріалів при знятті залишків
Відомість зважування тарних матеріальних запасів
Акт ревізії готівки та інших цінностей, що зберігаються в касі
Як бачимо, у фінансово-господарській діяльності Збройних Сил застосовуються документи як класів 03 та 05 ОКУД, так і класу 06 із внесенням додаткових реквізитів з урахуванням відомчої специфіки діяльності.
Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку
Виявлені при інвентаризації розбіжності фактичного наявності майна з даними бухгалтерського обліку відбиваються у порядку.
Надлишки. Виявлені в ході проведення інвентаризації надлишки основних засобів, матеріальних цінностей, коштів та іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на фінансові результати або збільшенняфінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку та винних осіб.
Відповідно до п. 6 Інструкції N 162н оприбуткування неврахованих об'єктів основних засобів, виявлених під час інвентаризації, провадиться за ринковою вартістю на підставі рішення постійно діючої комісії з надходження та вибуття активів, оформленого:
- актом про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд) (ф. 0306001);
- актом про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель, споруд) (ф. 0306031);
- актом про приймання-передачу будівлі (споруди) (ф. 0306030), з додатком у встановлених законодавством України випадках документів про реєстрацію прав на нерухомість або їх копій, засвідчених в установленому порядку.
Оприбуткування неврахованих матеріальних запасів провадиться на підставі первинних облікових документів та оформляється актом про приймання матеріалів (ф. 0315004) (п. 22 Інструкції N 162н).
Під поточною ринковою вартістю розуміється сума коштів, яка може бути отримана внаслідок продажу зазначених активів на дату прийняття до обліку (п. 25 Інструкції N 157н).
Приклад 1. У установі при зміні матеріально відповідальної особи було проведено інвентаризацію майна. За її результатами виявлено не врахований на балансі принтер. Його ринкова вартість визначено у розмірі 2590 руб.
В обліку необхідно зробити бухгалтерський запис:
Прийнятий принтер до обліку за ринковою вартістю
Природний спад. При виявленні нестач матеріальних цінностей на підставі розпорядження керівника установи проводиться списання цінностей у межах норм природних втрат, затверджених у встановленому законодавством порядку, на витративиробництва та звернення (що приносить дохід діяльності) або зменшення фінансування.
Списання природних втрат проводиться тільки після заліку недостач цінностей надлишками по пересортиці. Якщо після заліку по пересортиці все ж таки є недостача цінностей, то норми природних втрат повинні застосовуватися тільки за тим найменуванням цінностей, за яким встановлена недостача. За відсутності норм спад розглядається як недостача понад норми.
Приклад 2. У установі в ході проведення інвентаризації продуктів харчування виявлено нестачу цукру в кількості 5 кг у сумі 150 руб. Природний спад становив 1 кг. Фактична вартість 1 кг цукру – 30 руб., Ринкова – 32 руб. Винним у нестачі особою визнано комірника, він відшкодував суму нестачі грошовими коштами до каси.
У бухгалтерському обліку дані операції слід відобразити проводками:
Списано цукор у межах суми природних втрат
Списано цукор понад норми за фактичною вартістю (4 кг x 30 руб.)
Відбито нестачу цукру за ринковою ціною на винну особу
Надійшли в касу кошти від винної особи
Нестача матеріальних ценностей. Виявлені при інвентаризації нестачі матеріальних цінностей, грошових коштів та іншого майна, а також псування понад норми природних втрат ставляться на винних осіб. Якщо винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, збитки від нестачі та псування списуються на витрати провадження (що приносить дохід діяльності) або зменшення фінансування. При цьому установи повинні мати рішення слідчих або судових органів, що підтверджують відсутність винних осіб, або відмову у стягненні збитків з винних осіб, або висновок про факт псування цінностей, отриманийвід відділу технічного контролю чи відповідних спеціалізованих організацій (інспекцій з якості та ін.).
Слід звернути увагу на такі моменти:
- залік нестач надлишками внаслідок пересортиці може бути допущений лише у вигляді виключення за той самий період, що перевіряється, в однієї і тієї ж особи, що перевіряється, щодо товарно-матеріальних цінностей одного й того ж найменування і в тотожних кількостях. Про допущену пересортицю матеріально відповідальні особи подають докладні пояснення інвентаризаційної комісії;
- якщо заліку недостач надлишками по пересортиці вартість відсутніх цінностей вище вартості цінностей, які опинилися у надлишку, ця різниця у вартості належить винних осіб. Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостачі понад норми втрат і списуються на витрати обігу та виробництва або зменшення фінансування;
- щодо різниці у вартості від пересортиці у бік недостачі, що утворилася не з вини матеріально відповідальних осіб, у протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути надані вичерпні пояснення про причини, з яких така різниця не віднесена на винних осіб;
- пропозиції щодо регулювання виявлених під час інвентаризації розбіжностей фактичного наявності цінностей та даних бухгалтерського обліку подаються на розгляд керівнику установи, він же приймає остаточне рішення про залік;
- результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку та звітності того місяця, в якому було закінчено інвентаризацію, а щодо річної інвентаризації - у річному бухгалтерському звіті;
- дані результатів проведених у звітному році інвентаризацій мають бути узагальнені у відомостірезультатів, виявлених інвентаризацією.
Відповідно до п. 85 Інструкції N 162н для обліку розрахунків за виявленими недостачами та розкраданнями коштів, а також за сумами втрат від псування матеріальних цінностей та інших сум збитку, заподіяного майну установи, застосовуються такі рахунки:
- 0 209 71 000 "Розрахунки зі шкоди основним засобам";
- 0 209 72 000 "Розрахунки зі шкоди нематеріальним активам";
- 0 209 73 000 "Розрахунки зі збитків невиробленим активам";
- 0 209 74 000 "Розрахунки зі збитків матеріальних запасів";
- 0 209 81 000 "Розрахунки щодо недостач грошових коштів";
- 020982000 "Розрахунки по недостачам інших фінансових активів".
Аналітичний облік за рахунком ведеться у картці обліку коштів та розрахунків (ф. 0504051) у розрізі осіб, відповідальних за відшкодування заподіяної шкоди (винних осіб), виду майна, та (або) сум шкоди, у тому числі за виявленими розкраданнями, недостачами (п 222 Інструкції N 157н).
Операції по рахунку відображаються у журналі операцій розрахунків із дебіторами за доходами (ф. 0504071) (п. 223 Інструкції N 157н).
Приклад 3. В установі під час інвентаризації було виявлено недостачу факсу. Його балансова вартість – 4500 руб., Ринкова вартість – 4500 руб. Винний у нестачі працівник установи відшкодував нестачу у натуральній формі.
В обліку необхідно зробити проводки: