Планування на випадок непередбачених обставин, Блог 4brain

Що якщо ваш головний постачальник оголосив себе банкрутом? Або ваш найкращий співробітник зламав ногу і тепер не зможе працювати кілька місяців? Подібні непередбачені обставини можуть збентежити навіть найсильнішого лідера. Тому до них слід бути готовим. Планування це не лише щось глобальне. Це означає думати і про дрібні події на кшталт втрати інформації, члена команди, постачальника тощо. У бізнесі важливо передбачити ці випадки, щоб при настанні негативної події миттєво зреагувати та виправити ситуацію.

Оцінка ризику

Потреба у створенні плану у разі непередбачених обставин виникає з ретельного аналізу ризику та труднощів, із якими організація може зіштовхнутися. Це також корисно, коли ви запускаєте новий чи довгостроковий проект — що станеться, якщо «План А» провалиться? У світі бізнесу багато що йде не так, як хочеться, тому що існують десятки факторів, які важко передбачити. Тому створіть "План А" та "План Б" на той випадок, якщо щось піде не так.

Використовуйте такі принципи:

Визначте всі важливі процеси для свого бізнесу. Якщо виникне неприємність, вона насамперед торкнеться найважливіших аспектів. Тому виділіть основні та проаналізуйте, яким чином можна мінімізувати втрати.
Визначте ризики. З якими ризиками ви можете зіткнутися? Який аспект вашого бізнесу найбільш важливий для успіху? Створіть список потенційних загроз.
Розставте пріоритети в ризиках. Потенційних загроз може бути так багато, що ви будете приголомшені. Тому визначте, з якими саме ризиками ви боротиметеся. Дуже важливо не перевантажувати план. Ви повинні знайтирозумний баланс між тим, що може ніколи не станеться і адекватною підготовкою до можливої негативної ситуації, на яку ви зможете швидко та ефективно відповісти.
Враховуйте психологічний фон. Під час настання непередбаченої обставини люди починають дуже нервувати і навіть якщо вони мають «План Б», вони необов'язково будуть його слідувати. Тож працюйте над психологічною стійкістю своїх людей.

Розробка плану

Під час розробки плану враховуйте такі моменти:

Ваша головна мета - зберегти в робочому стані головні операційні процеси. Який мінімальний рівень сервісу та функціональності можна надати у разі непередбаченої обставини?
Встановіть часові періоди. Що потрібно зробити першу годину після настання непередбаченої обставини? В перший день? У перший тиждень?
Визначте тригер. Як ви визначите, що настав час приступати до «Плану Б»? Вирішіть, якою буде перша дія. Хто буде відповідальним за виконання плану?
План має бути простим інаписаним зрозумілою мовою. А його виконання не повинно викликати зайвих питань.
Врахуйте брак ресурсів. Яких ресурсів вам не вистачатиме у разі настання катастрофи?
Визначте «успіх». Як ви зрозумієте, що надзвичайна ситуація подолана?
Увімкніть «План Б» у стандартні процедури. Для цього може знадобитися спеціальне навчання вашої команди.
Керуйте ризиками. Ризики можна, як правило, мінімізувати.

Виконання та підтримка плану

Недостатньо буде просто написати план на аркуші паперу та відкласти його убік. Ви повинні регулярно переглядати план, вноситивиправлення.

Ось деякі поради:

Розкажіть про свій план команді.
Розкажіть своїй команді про їхні ролі під час надзвичайної ситуації.
Проведіть навчання команди.
Оцініть результати навчання.
Переглядайте свій план час від часу.
Роздайте переглянутий та виправлений план своїй команді та переконайтеся, що старий план було вилучено.

Під аудитом плану слід розуміти:

Переоцінка ризиків для вашого бізнесу.
Аналіз зусиль контролю ризику та застосування інших підходів, якщо зусиль потрібно занадто багато.
Проведення мозкового штурму щодо того, як потрібно швидко і ефективно діяти у разі настання непередбаченої обставини.

План на випадок непередбачених обставин часто ігнорується багатьма компаніями. Лідери і так завантажені повсякденною роботою, тому найчастіше у них не вистачає часу та бажання для того, щоб займатися такими дрібницями.

Однак саме створення такого плану аж ніяк не означає, що ви маєте виділяти додаткові ресурси. Іноді цілком достатньо написати чітку інструкцію, доручити обов'язки членам вашої команди і досягти того, що кожна людина чітко знатиме, що їй робити.

Якщо ви можете собі це дозволити, тоді також вкладайте ресурси — технологічні, людські, фінансові. Це свого роду страховка, яка допоможе вашому бізнесу залишатися на плаву. Також пам'ятайте про те, що іноді непередбачена обставина впливає на всі компанії в країні чи регіоні, а отже той, хто підготувався до нього найкраще, отримає конкурентну перевагу.