Планування та облік трудовитрат - Real ITSM все про ITIL,COBIT, PRINCE2 та DevOps

Почасти слідами недавнього питання Романа, частково продовжуючи минулі дискусії на нашому порталі, хочу поділитися свіжими враженнями щодо управління завантаженням і зокрема – планування та обліку трудовитрат. Свіжий досвід у цій галузі у мене такий: по-перше робота в проекті із замовником, де виникла потреба в аналізі трудовитрат у розрізі за ІТ-послугами, а по-друге цікавий внутрішній експеримент, який ми проводимо в Cleverics. Основний висновок, який я зробив для себе, полягає в тому, що планування та облік трудовитрат може бути набагато реальнішим і кориснішим, ніж здається. Ось кілька спостережень.

планування
По-перше, вкрай важливим моментом є вибір правильної деталізації обліку. Багатьом організаціям не так вже й необхідно бачити трудомісткі в розрізі одиничного інциденту або завдання, але важливо розуміти трудомістки по ряду основних напрямків діяльності. Таким чином, постає завдання формування оптимального каталогу робіт. Інструментально налагодити облік трудовитрат з 20-30 видів робіт не так вже й складно/дорого. А які реальні цифри? У моєму списку робіт зараз 54 рядки, організовані у сім груп: виробництво, продаж та account management, маркетинг, внутрішня робота, продукти та методики, партнери, управління компанією. Забагато, але загалом посильно. У середній групі ІТ-фахівців (8-12 осіб, один лінійний керівник) каталог робіт налічує 10-20 позицій, 20-25 з урахуванням проектів, причому не кожен бере участь у всіх роботах. Дробимо дрібніше – втрачаємо достовірність, більше – корисність для аналізу.

По-друге, дуже важливо відзначати фактичні трудовитрати вчасно. Краще – одразу (закінчив роботу, зазначив трудовитрати), крайній випадок – один раз наприкінці дня. У моєму випадку спотвореннятрудомісткість при обліку раз на тиждень дає помилку в районі 10%, причому чомусь вгору (напевно в кінці тижня, втомлений і під враженням того, що я «багато працював», я несвідомо завищую витрати часу на продуктивну діяльність). 10% - це пристойна помилка (4 робочі години на тиждень), за неї варто поборотися. Крім того, на онлайн-облік трудовитрат йде менше часу, ніж на «спогади про минуле» наприкінці тижня. Взагалі, при 20-25 роботах на групу (згадуючи, що не всі беруть участь у всіх роботах і не всі свої роботи щоденні) облік можна організувати так, що у фахівця на нього йтиме хвилин 10 на день, а це лише 2% робочого часу . Лінійний керівник — 5% (за рахунок контролю), що цілком прийнятно для управлінських витрат. Питання мотивації та контролю тут, звичайно, дуже важливе, але про це окремо, щоб не звалювати все до купи.

По-третє, японці таки молодці. Підхід just-in-time справді допомагає, зокрема під час планування робіт. Наприклад, якщо ви запланували собі роботи на день на 150% завантаження, висока ймовірність, що вся робота не буде зроблено. У результаті ви а) звикаєте, що переноси робіт - це нормально і б) накопичуйте сніговий ком заборгованостей та прострочення. Це глухий кут. Набагато продуктивніше планувати на 90-110% і досягати точного виконання. Привчати себе змушувати, переконувати. Хто схоче, знайде спосіб.

Як результат регулярного планування та обліку ви отримаєте (якщо захочете та постараєтеся – отримаєте):

  • підвищення виконавчої дисципліни;
  • важливу інформацію для аналізу діяльності та коригування розподілу робіт та організації праці;
  • найбільш вагомі обгрунтування отримання додаткових ресурсів.