Планування вартості у MS Project
Загальна вартість проекту складається з фіксованої вартості ресурсів та завдань та вартості призначень, яка, у свою чергу, визначається ставками ресурсу, трудовитратами та вартістю використання ресурсу. Як ми знаємо, для кожного ресурсу проекту можна визначити його вартість використання у проекті: погодинну ставку чи вартість використання (див. розділ «Вартість ресурсів» глави 9). Вартість призначення визначається вартістю ресурсу, помноженою на тривалість призначення (за погодинної ставки), або фіксованою вартістю ресурсу. При створенні призначення програма визначає його вартість та вартість завдання, складаючи вартість всіх її призначень та додаючи до них фіксовану вартість завдання, якщо вона вказана. Сумарна вартість завдань визначає вартість проекту загалом.
Вартість ресурсів
Вартість використання ресурсу визначається на вкладці Costs (Витрати) у діалоговому вікні відомостей про ресурс. На цій вкладці у розділі Cost rate table (Таблиці норм витрат) розташовано п'ять таблиць норм витрат з однаковою структурою, перемикатися між якими можна за допомогою вкладок А, В, С, D та Е (рис. 14.1, файл \Cost\1.mpp ).
У таблиці можна визначити стандартну ставку ресурсу, ставку за понаднормову роботу та вартість його використання. Перша вказується в колонці Standard Rate (Стандартна ставка), друга – у колонці Overtime Rate (Ставка понаднормових), а третя – у колонці Per Use Cost (Витрати на використання). Ставки вводяться у форматі число/одиниця часу, наприклад 1000$/то (1000$/міс), що відповідає оплаті $1000 за місяць трудовитрат (про те, як позначаються одиниці часу, див. розділ «Налаштування відображення часових одиниць»).
Мал. 14.1. Визначення вартості ресурсу. Редагуємо таблицюнорм витрат А
Іноді ставка ресурсу (наприклад, зарплата чи плата за оренду матеріального ресурсу) змінюється під час виконання проекту. Щоб передбачити зміни оплати ресурсу у плані проекту, таблиця містить стовпчик Effective Date (Дата дії). У ній можна вказати дату, починаючи з якої дійсні параметри оплати вибраного ресурсу, що вказані в одному ряду з нею. Ставки, вказані в першому ряду таблиці, діють з дня початку проекту, тому не можна заповнити поле Effective Date (Дата дії).
У другому і далі рядах таблиці можна вказувати ставки як і числовому вигляді, і у відсотковому відношенні від ставок у ряду вище. Наприклад, збільшення ставки на 10% від попередньої суми потрібно запровадити +10%, а зменшення —10%.
Ставки використання матеріальних ресурсів запроваджуються без одиниць виміру, наприклад 10$, і програма вважає, що цифра є вартістю однієї одиниці матеріального ресурсу. Наприклад, якщо одиницею виміру матеріального ресурсу є коробка, то програма вважатиме $10 вартістю 1 коробки.
Ставки визначають вартість використання ресурсу залежно від витраченого ним часу. Витрати ж використання не залежать від часу, витраченого ресурсом виконання завдання. Наприклад, ресурс Фотомодель за контрактом працює за фіксованою ціною та отримує гонорар незалежно від того, скільки тривала зйомка, тому в налаштуваннях вартості цього ресурсу потрібно заповнити лише останню колонку таблиці.
При створенні призначення його вартість визначається автоматично шляхом множення ставки ресурсу на трудомісткі витрати та додаванням до результату множення витрат на використання ресурсу. При цьому дані про ставку ресурсу беруться із таблиці норм витрат за умовчанням (таблиця А).
Змінити вартість призначення можна, лише вказавши іншу таблицю норм витрат за потрібний ресурс. Наприклад, якщо ресурс працює на виїзді, то у нього можуть бути особливі ставки відрядження. У такому разі їх потрібно помістити в одну з таблиць норм витрат і вибирати цю таблицю при призначення ресурсу на завдання, пов'язані з відрядженнями.
Таблиця норм витрат вказується в діалоговому вікні відомостей про призначення, яке викликається клацанням на назві призначення у поданні Task Usage (Використання завдань). Для вибору таблиці призначений список Cost rate table (Таблиця норм витрат), що розкривається, в якому на рис. 14.3 (файл \Cost\2.mpp) ми вибрали таблицю.
Мал. 14.3. Визначення таблиці норм витрат призначення
Приклад використання різних таблиць норм витрат на рис. 14.4 (файл \Cost\2.mpp). Після того як ми в таблиці норм витрат для Іванова ввели ставку вдвічі меншу, ніж у таблиці А, а потім вибрали цю таблицю для призначення, вартість завдання знизилася вдвічі.
Мал. 14.4. Розрахунок вартості завдань з однаковими трудовитратами, але з різними таблицями норм витрат
При активному використанні таблиць норм витрат під час планування зручно мати перед очима колонку, у якій поруч із призначеннями вказано назву обраної таблиці. Для цього потрібно додати до таблиці колонку Cost Rate Table (Таблиця норм витрат), як це зроблено на рис. 14.4.
Вартість завдань
Вартість завдання складається із сумарної вартості призначень та її фіксованих витрат. Фіксовані витрати (Fixed Cost) на завдання - це витрати, не пов'язані з використанням проектних ресурсів. Наприклад, для завдання «Підготовка проекту будинку» фіксованими витратами будуть $10 на підготовку брошури з кресленнями замовників.
Для введення фіксованих витрат використовується поле Fixed Cost (Фіксовані витрати) у таблиці Cost (Витрати) у будь-якому представленні для роботи із завданнями. Наприклад, на рис. 14.5 (файл \Cost\3.mpp) ми вказали фіксовані витрати у завдань із попереднього прикладу, і вони одразу додалися до загальної вартості.
Мал. 14.5. Вартість завдання складається з вартості призначень та фіксованих витрат
Іноді завдання мають фіксовану вартість незалежно від кількості задіяних у них ресурсів та їх ставок. У такому разі потрібно вказати фіксовані витрати у завдання, а при створенні призначень вибирати у ресурсів ті таблиці норм витрат, де як ставки вказані нульові значення.
Методи нарахування витрат
Плануючи вартість проекту, необхідно передбачити не лише його бюджет (тобто порахувати загальну вартість), а й визначити, як цей бюджет витрачатиметься протягом проекту. Витрати бюджету залежить від порядку оплати робіт. Оплачувати роботу можна по-різному: може використовуватися передоплата, оплата за фактом завершення, інколи ж і оплата в міру виконання робіт, причому зазвичай у проекті поєднується кілька способів оплати.
Спосіб оплати можна вказати і для ресурсів, і для фіксованих витрат на завдання. На вкладці Costs (Витрати) у діалоговому вікні відомостей про ресурс (див. рис. 14.1) він вибирається в списку Cost Accrual (Нарахування витрат), що містить три значення: Start (На початку), End (По закінченні) і Prorated (Пропорційне) ). Визначити порядок оплати фіксованих витрат на завдання можна в колонці Fixed Cost Accrual (Нарахування фіксованих витрат), що відображається в таблиці Cost (Витрати) будь-якого подання для роботи із завданнями, наприклад, діаграми Ганта.
За замовчуванням метод нарахуванняфіксованих витрат встановлюється відповідно до значення, вибраного у списку Default fixed costs accrual (Нарахування фіксованих витрат за замовчуванням) на вкладці Calculation (Розрахунок) у загальних налаштуваннях MS Project.
Вибір методики нарахування витрат залежить від конкретного завдання та проекту. Зазвичай використовується метод пропорційного нарахування, але іноді виконавці робіт вимагають передоплати. Якщо з виконавцем роботи розплачуються після її завершення та ціна роботи зафіксована, але невідомо, скільки саме часу займе виконання роботи, варто вибрати метод нарахування на початку. У такому разі гроші на оплату роботи будуть готові ще на початку її виконання, і незалежно від того, як швидко ресурс завершить роботу, можна буде розплатитися з ним.
У нашому проекті таким ресурсом є фотомодель за контрактом. Оскільки ми не знаємо, як довго триватиме зйомка (день чи два), а ціна використання цього ресурсу не залежить від трудовитрат, ми нарахуємо гроші для оплати роботи вже на початку завдання, щоб бути готовими розплатитись у будь-який момент (рис. 14.6, файл 1). . Mpp).
Для матеріальних ресурсів метод нарахування витрат варто вибирати, виходячи з плану придбання матеріалів для завдання. Якщо ви плануєте придбати відразу всі необхідні для виконання завдання матеріали, то потрібно використовувати метод нарахування на початку, а якщо матеріали купуються при необхідності, то витрати також повинні нараховуватися пропорційно. Наприклад, у нашому проекті Фотоплівка купується одразу, до початку завдання, а дорога Фарба для виведення плівок – у міру потреби.
Метод нарахування фіксованих витрат визначається залежно від того, коли ви збираєтесь їх здійснити. Наприклад, у задачі «Підготовка проекту будинку» брошура з кресленнями будеготуватися наприкінці, отже, і витрати мають бути нараховані після завершення роботи.
Мал. 14.6. Гроші на оплату роботи резервуватимуться на початку її виконання
Метод нарахування витрат може визначатися як ресурсу, так фіксованих витрат завдання. Метод нарахування фіксованих витрат завдання визначається у стовпці Fixed Cost Accrual (Нарахування фіксованих витрат) для кожного завдання.
Використання методів нарахування для фіксованих витрат та ресурсів ілюструє приклад на рис. 14.7 (файл \Cost\4.mpp). У перших завданнях, А й У, задіяні ресурси з різними налаштуваннями нарахування: для Іванова встановлено нарахування на початку завдання, а Петрова наприкінці. Кожне із завдань триває по два дні, і, відповідно до настройок ресурсів, витрати задачі А нараховуються в перший день її виконання, а витрати задачі В — у другий.
Мал. 14.7. Використання різних методів нарахування витрат
У задачах С і D додані фіксовані витрати, по $100 на кожну задачу, і завдання З вибрано нарахування фіксованих витрат на початку завдання, а в задачі D - по закінченню. Відповідно, завдання З витрати в перший день сумуються з витрат на використання ресурсу і фіксованих витрат. А завдання D в перший день виконання нараховуються витрати за використання ресурсу, а в другий нараховуються фіксовані витрати.