Поняття, перелік та правила розташування реквізитів документа

Назва роботи: Поняття, перелік та правила розташування реквізитів документа

Предметна область: Архівознавство та діловодство

Опис: Емблема організації або товарний знак (підпис). Емблема підприємства – це символічне графічне зображення. Часто як емблема використовується товарний знак підприємства. Можуть застосовуватись, якщо вони зареєстровані та є офіційний дозвіл на їх використання. Емблема не відтворюється при розміщенні на бланках гербів України або суб'єкта України.

Дата завантаження: 2015-03-17

Розмір файлу: 42.09 KB

Роботу завантажили: 2 чол.

Поняття, перелік та правила розташування реквізитів документа.

Реквізит документа - елемент оформлення документа.

Склад реквізитів, що використовуються під час підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів, визначається ГОСТом Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Крім цього, даний ГОСТ встановлює вимоги до оформлення реквізитів, закріплює схеми їх розташування та виділяє реквізити, які повинні використовуватися при виготовленні бланків документів.

ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює такі реквізити, що використовуються під час підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів:

01 - Державний герб України. Зображується лише у випадках, передбачених чинним законодавством (бланки міністерств, відомств, органів державної влади).

02 - герб суб'єкта України. Поміщається на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів України. У цьому випадку доцільно вказувати на бланку документа також найменуваннядержави ¦ Україна.

03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування). Емблема підприємства – це символічне графічне зображення. Часто як емблема використовується товарний знак підприємства. Можуть застосовуватись, якщо вони зареєстровані та є офіційний дозвіл на їх використання. Емблема не відтворюється при розміщенні на бланках гербів України або суб'єкта України.

04-код організації. Код організації мають усі зареєстровані підприємства, його проставляють за Загальноукраїнським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО). Код є своєрідним підтвердженням правомочності організації або підприємства, укладача документа.

05 – основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи. Проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН/КПП). Проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

07 - код форми документа . Проставляють за загальноукраїнським класифікатором управлінської документації (ОКУД).

10 - найменування виду документа (для ділових листів не використовується) має бути визначено статутом (положенням про організацію) та відповідати видам документів, передбачених ОКУД.

11 - дата документа. Датою документа вважається дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення), для акта - дата події. Рік у даті оформляється чотирма цифрами.

14 - місце складання чи видання документа . Використовують у тому випадку, якщо утруднено його визначення щодо реквізитів «Найменування організації» та «Довідкові дані про організацію». Місце складання чи видання документа вказують з урахуваннямприйнятого адміністративно-територіального поділу і включає лише загальноприйняті скорочення.

16 - гриф затвердження документа. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посадової особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження

19 - відмітка контролю виконання документа. Оформляється буквою «К», словом або штампом «Контроль» кольоровим чорнилом або мастикою. Місце розташування реквізиту - верхня права частина документа.

20 - текст документа - мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма чи будь-якою системою звукозапису. Є головним реквізитом будь-якого ділового документа. Складають українською або національною мовою відповідно до законодавства України та суб'єктів України про державні мови. Тексти документів оформляються як анкети, таблиці, пов'язаного тексту чи вигляді з'єднання цих структур.

21 - позначка про наявність програми, названої у тексті.

22 – підпис керівника. До складу реквізиту «Підпис» входять:

найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку документа, та скорочене - на документі, оформленому на бланку);
особистий підпис;
розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

23-гриф погодження документа. Складається зі слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження.

24-візи погодження документа. Включає підпис візуючого,розшифровку підпису (ініціали, прізвище) та дату; за необхідності – посада візуючого. Якщо оригінал документа залишається в організації, візи проставляють у нижній частині оборотної сторони аркуша оригіналу. Якщо оригінал документа надсилають з організації, візи проставляють у нижній частині лицьової сторони копії документа, що надсилається. Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження. Допускається, за потреби, листове візування документа та його додатків.

25 – печатка – засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами.

26 - позначка про засвідчення копії. Нижче за реквізит «Підпис» проставляють: засвідчувальний напис «Вірно»; посада особи, яка засвідчила копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення.

28 - відмітка про виконання документа та направлення його у справу. Включає посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, або короткі відомості про виконання; слова "У справу"; номер справи, у якій зберігатиметься документ. Відмітка має бути підписана та датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконано документ.

29 - відмітка про надходження документа до організації. Містить порядковий номер та дату надходження документа (при необхідності – години та хвилини). Допускається відмітку про надходження документа до організації проставляти у вигляді штампу.

30 - ідентифікатор електронної копії документа - відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому куті кожної сторінки документа та містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.