Поради та рекомендації щодо організації календаря Outlook

Календар Outlook повністю інтегрується з електронною поштою, контактами та іншими функціями. Ця можливість робить календар одним з найчастіше використовуваних елементів Outlook. У цій статті розказано про різні функції календаря. Крім того, в ній описані покращення календаря, які роблять з ним більш одноманітною.

Використання календаря Outlook

Пересилання запрошень на збори

Якщо використовується Outlook 2007, пересилати запрошення на збори не потрібно. Це може призвести до втрати відомостей про збори або невідповідності в них. Натомість попросіть організатора зборів додати учасника до вихідного запрошення на збори.

Якщо ви використовуєте Outlook 2010 або пізнішої версії і є учасником зборів, ви можете надіслати запрошення на збори іншому користувачеві Outlook 2010 або пізнішій версії за допомогою повідомлення про пересилання запрошення на збори. Якщо ви надсилаєте запрошення людині, яка спочатку не була запрошена на збори, Outlook 2010 або пізнішої версії надсилає повідомлення про пересилання зборів його організатору. Коли організатор отримує повідомлення, новий учасник додається до його зборів. Якщо існуючим учасникам необхідно знати, що до зборів був доданий додатковий учасник, організатор повинен відкрити збори та надіслати оновлення всім учасникам.

Примітка:Якщо ви хочете, щоб певні люди дізналися про збори, але не запрошуєте їх, просто перетягніть запрошення на збори з календаря на значокПоштау лівому нижньому кутку Outlook. При цьому відкривається повідомлення електронної пошти, що містить відомості про збори, які потрібно надіслати. Майте на увазі, що одержувачі цього повідомлення не додаються дозборах, а лише одержують відомості про нього, такі як дата, час, тема та порядок денний.

Користувачам Microsoft Exchange

У Microsoft Exchange Server 2007 повідомлення про надсилання запрошення на збори є однією з функцій помічника з ведення календаря. Якщо ви використовуєте Outlook для підключення до поштової скриньки організації Exchange Server, на повідомлення про надсилання запрошень можуть впливати параметри Exchange, задані його адміністратором. Наприклад, адміністратор Exchange може заборонити надсилання таких повідомлень у віддалені домени.

Учасникам зазвичай рекомендується не надсилати запрошення на збори, якщо вони не належать до тієї ж організації Exchange, що й організатор. Пересилати їх прийнятно, якщо виконуються всі наведені нижче умови.

Учасник використовує Microsoft Outlook 2010 або пізнішої версії.

Адміністратор Exchange учасника дозволив надсилання повідомлень про надсилання запрошень на збори у віддалені домени.

Організатор використовує клієнта Microsoft Outlook.

Якщо учасник зборів використовує поштову систему, відмінну від Exchange, зазвичай рекомендується не надсилати йому запрошення на збори. Винятком є ​​такі випадки:

Учасник використовує Microsoft Outlook 2010 або пізнішої версії.

Організатор використовує клієнта Microsoft Outlook.

Якщо з якоїсь причини організатор не отримає сповіщення про пересилання запрошення на збори, учасники зборів не додаються до зборів. Якщо організатор згодом змінить збори та розішле оновлення, вони будуть надіслані лише вихідним запрошеним. Учасники, які отримали надіслану копію запрошення на збори, не отримають оновлення.

Якщо зазначені вище обмеження не дозволяють успішно таодноманітно пересилати запрошення на збори, краще просто попросити організатора зборів додати потрібних учасників. Це важливо зробити в тому випадку, якщо ви не впевнені, що ваше середовище та середовище потрібних учасників відповідають зазначеним вище умовам.

Примітка:Делегати Outlook не отримують повідомлення про надсилання запрошень на збори.

Обробка всіх запрошень на збори та скасування зборів

Незважаючи на те, що ви можете видалити запрошення на збори безпосередньо з папки "Вхідні", необхідно належним чином відповісти на запрошення на збори, прийнявши або відхиляючи його. Для скасування зборів завжди використовуйте команду "Видалити з календаря" у папці "Вхідні". Уникайте видалення зборів безпосередньо з модуля "Календар".

Робота з зборами, що повторюються

Встановлення дат закінчення та обмеження кількості повторень

В Outlook легко запланувати збори з регулярними повтореннями. Рекомендуємо завжди задавати дату закінчення та обмежувати ряд повторень певною кількістю повторень. Швидше за все, збори, що повторюються, в певний момент потрібно змінити. Наприклад, для одного із зборів можуть бути додані або видалені учасники. Крім того, місце або час проведення зборів можуть змінитися через відпустки або непередбачені обставини. Outlook зберігає кожну з таких унікальних змін, як виняток. Багато винятків призводить до того, що поруч зборів стає важко управляти. Крім того, це може спричинити непередбачувані помилки. Ви завжди можете створити нову низку зборів після закінчення поточного. При плануванні кількості повторень враховуйте їхню частоту. Збори, які проводяться двічі на тиждень, будуть за рік мати на 90 повторень більше, ніжщомісячні збори.

Завершення зборів, що повторюються, раніше вихідної дати закінчення

Хоча можна скасувати повторювані збори, краще змінити дату закінчення ряду зборів. Це дозволяє відслідковувати збори, що проводились у минулому. Якщо зовсім скасувати збори, що повторюються, ці відомості будуть втрачені. Найкраще задати нову дату закінчення, а потім надіслати оновлення всім учасникам. В результаті низка зборів буде завершена достроково, при цьому будуть збережені відомості про попередні збори.

Примітка:Якщо ряд зборів завершиться раніше, винятки, пов'язані з зборами, що повторюються, будуть втрачені. Додаткові відомості про винятки див. у розділі "Встановлення дат закінчення та обмеження кількості повторень" вище.

Щоб отримати додаткові відомості про скасування всіх майбутніх зборів з ряду, див.

Зміна організатора

В Outlook неможливо змінити організатора зборів. Щоб змінити організатора повторюваних зборів, завершіть збори. Для цього встановіть більш ранню дату закінчення зборів та надішліть оновлення всім учасникам. Після завершення цього етапу новий організатор повинен створити нові повторювані збори.

Щоб отримати додаткові відомості про завдання ранньої дати закінчення, див.

Запобігання використанню повторюваних зборів для загального доступу до вкладень

Вкладення ускладнюють винятки для зборів, що повторюються. Кожен виняток містить копію вкладень. Коли до зборів, що повторюються, додаються винятки, створюються нові копії вкладень. Якщо ви внесете зміни до однієї групи вкладень, ці зміни не поширяться на інші винятки. Якщо потрібно, щоб у всіх учасників булинайактуальніші копії змін будь-яких зборів, поділіться документами за допомогою служби спільного доступу, наприклад OneDrive. Корпоративні користувачі можуть скористатися всіма перевагами SharePoint або іншого файлового сервера, що надає спільний доступ до мережі.

Запобігання копіюванню зборів

За промовчанням Outlook видаляє всі зв'язки між копією зборів та вихідними зборами. Це допомагає запобігти розбіжності даних. У нових версіях Outlook до теми додається текстовий рядок "Копія:". Завдяки ній можна легко визначити, що збори є копією.

Дії з копіями зборів призводять до непередбачених результатів, тому збори не рекомендується копіювати. Це стосується як зборів, що копіюються з календаря іншого користувача, так і до тих, що копіюються з іншої папки вашого календаря.

Щоб отримати додаткові відомості про переміщення зборів, організованих в іншій папці календаря, див.

Обслуговування пристроїв, що підключаються до календаря

Переконайтеся, що на будь-якому пристрої, що підключається до календаря, встановлені всі оновлення. Деякі пристрої використовують для синхронізації календаря та інших папок Exchange ActiveSync. До таких пристроїв входять Windows Phone, Windows RT, Apple iOS та пристрої з ОС Android. Пристрої BlackBerry Research In Motion (RIM) та інші можуть синхронізуватися з календарем.

Примітка:У деяких випадках кілька клієнтів Outlook та пристроїв можуть одночасно змінювати елементи, що призводить до конфліктів. Щоб знизити ймовірність цього, не працюйте з одним і тим самим елементом у кількох клієнтах або на кількох пристроях протягом короткого періоду часу.

Обслуговування надбудов, що інтегруються з Outlook

Більшість надбудов Outlook (якщо не всі) отримують доступ до даних Outlook. Надбудова може змінити елемент Outlook, який ви редагуєте одночасно в Outlook або на іншому пристрої. Це може призвести до конфліктів. Щоб звести до мінімуму ймовірність цього, не забудьте встановити останні оновлення для будь-яких додатків або програм, які інтегруються з Outlook. Видаліть або вимкніть будь-які з цих програм та надбудов, які ви не використовуєте або які не потрібно інтегрувати з Outlook.

Примітка:У деяких випадках кілька клієнтів Outlook та пристроїв можуть одночасно змінювати елементи, що призводить до конфліктів. Щоб знизити ймовірність цього, не працюйте з одним і тим самим елементом у кількох клієнтах або на кількох пристроях протягом короткого періоду часу.

Додаткові поради для користувачів Microsoft Exchange

Робота у сценарії з керівником та представником

Якщо це дозволено в організації, настройте Outlook для підключення до своєї поштової скриньки Exchange за допомогоюрежиму кешування Exchange. Це забезпечує найкращу продуктивність.

Більш нові версії Microsoft Outlook, Microsoft Entourage та Microsoft Outlook для Mac включають багато покращень функції делегатів. Додаткові відомості про ці версії див. у наведеному нижче розділі.

Обмеження кількості представників

В Outlook можна додати будь-яку кількість делегатів, проте рекомендується надати дозволи рівняРедакторлише одному делегату. Це дозволяє стежити за тим, коли і як було опрацьовано збори. Враховуючи те, що делегат може використовувати різні пристрої для доступу довашихДаним, наявність багатьох делегатів з дозволами рівняРедакторробить дуже складним визначення того, чому збори відсутні або застаріли.

Навіть якщо ви надали дозволу рівняРедактородному представнику, не додавайте велику кількість представників з дозволами рівняЧитачабоУчасник. Це пояснюється тим, що додавання великої кількості представників може призвести до вичерпання інших ресурсів. Наприклад, може бути досягнуто обмеження розміру даних правил. При додаванні представника відбуваються різні зміни:

Outlook застосовує дозволи до відповідних папок.

АтрибутPublicDelegatesActive Directory оновлюється для надання делегату дозволів «Надіслати від імені».

Outlook додає делегата до правила пересилання у поштовій скриньці керівника. Внаслідок запрошення на збори пересилаються делегату.

Outlook зберігає додаткові відомості про делегата у поштовій скриньці керівника.

Кожна з цих областей може мати різні обмеження. Наближення до обмежень може впливати на продуктивність та стабільність роботи.

Під час розробки та тестування продукту корпорація Майкрософт використовувала не більше чотирьох (4) делегатів. Крім того, делегати використовували лише. Пристрої не тестувалися.

---