Порядок ведення касових операцій у 2019 році
Комісією експертів, до складу якої входили провідні економісти та юристи України, було ретельно розроблено оновлений порядок ведення касових операцій, згідно з яким багато застарілих норм та регламентів було усунено, а всі нововведення – чітко структуровані та спрямовані на загальне спрощення та лібералізацію діяльності системи касового обліку. .
Розглянутий документ є досить докладною інструкцією, що розписує поетапно процес здійснення касових операцій, і регулює безліч технічних нюансів, пов'язаних із веденням касового обліку.
Будь-якому сучасному бухгалтеру, безперечно, буде цікаво докладніше дізнатися про характер даних змін та можливості їх практичного застосування, які допоможуть вести касові операції більш ефективно. Не кажучи вже про те, що підприємницька діяльність неможлива без знання базових правил здійснення касових операцій, актуальних у поточному році, та прогнозованих змін у 2016 році.
Касова операція як процес: етапи здійснення
Щоб предметно говорити про порядок ведення касових операцій, для початку необхідно розглянути їхню природу та характер здійснення. Касові операції – це, що з урахуванням припливу і відпливу грошової маси серед конкретного суб'єкта підприємництва.
Касові операції включають такі основні маніпуляції з потоком готівки:
Крім того, на касі проводиться тимчасове зберігання готівки, для чого використовуються спеціально відведений та організований простір. Природно, що правильна організація касового обліку на 2016 рік є одним із ключових.застав високої ефективності економічної діяльності конкретного суб'єкта.
Наявність каси, відповідно до нормативної документації, затвердженоїЦБРФ, – однаково обов'язкова умова для функціонування всіх організацій, включаючиіндивідуальніпідприємства.
Варто зазначити, що у 2016 році такі поняття як касова книга та ліміт готівки для ІП та суб'єктів малого бізнесу значною мірою втратить свою актуальність, а дотримання цих норм стає необов'язковим. Подібна лібералізація відкриває широкі перспективи розвитку малого бізнесу та індивідуального підприємництва.
Водночас змінено формат книги – з неї було вилучено деякі застарілі реквізити. Зокрема, проставляти номер кореспондуючого рахунку (субрахунку) більше не потрібно.
Визначення ліміту: основа касового обліку
Окремим питанням залишається залишок коштів, що у касі. Традиційно суб'єкт бізнес-діяльності має право самостійно встановлювати обумовлену величину ліміту. Але, дотримуючись постанов ЦБ, невеликі компанії та ІП отримали можливість не встановлювати цього ліміту в принципі. У 2019 році цим правом може скористатися досить велика кількість суб'єктів малих підприємств України.
Згідно з новими вказівками, формат твору розрахунку залишкуготівки дещо змінено. Розмір ліміту закріплюється відповідним внутрішнім нормативним актом – наказом чи розпорядженням.
При цьому ця постанова є варіативною та підлягає корекції у разі виникнення такої необхідності.
Поріг ліміту готівки визначається в індивідуальному порядку, і касова книга відображає залишок грошової маси на кінець робочого дня. В окремих випадках допускається наявність грошової суми, що перевищує встановлений ліміт - наприклад, у вихідні дні, за умови, що в цей період здійснюються певний обсяг операцій.
Виплата зарплатних коштів також супроводжується наявністю у касі суми грошей, що перевищує поріг ліміту. Втім, факти перевищення мають бути суворо задокументовані та оформлені у книгах та видаткових ордерах. Вести документацію такого роду є прямим обов'язком особи, яка веде облік фінансових потоків компанії. У разі індивідуального бізнесу ІП бере на себе виконання цих функцій.
Регламентація обліку: правила ведення документації
Крім інформаційної книги, касова документація включає прибуткові та видаткові ордери, а також розрахунково-платіжну та платіжну відомості.
Якщо організація має досить розгалуженою структурою, головний касир зобов'язаний протягом робочого дня вести документацію, що відображає облік і просування грошової маси всередині системи. Фіксується будь-яка грошова виплата, здійснена через касу. Якщо суб'єкт є індивідуальним підприємцем, йому пропонується спрощена схема ведення касової документації відповідно до встановленого в Україні порядку.
Таким чином, життєдіяльність компанії є прозорою у фінансовому сенсі та відповідає нормам, закріпленимзаконодавством України з перспективою на 2018 рік.
Крім того, пропонується вести також окрему книгу, що фіксує грошові потоки всередині організації – наприклад, там реєструють суми, видані старшим касиром касирам окремих підрозділів компанії.
Втім, облік руху грошових потоків також прагне спрощення та скорочення бюрократичних процедур. З цією метою окремі документи уніфікуються, та якщо з обов'язкових заповнення форм видаляються застарілі елементи.
Наприклад, з прибуткового та видаткового ордера усунено цілу низку пунктів, які раніше були обов'язковими. А саме, це:
код аналітичного обліку;
код за цільовим призначенням.
Оновлений порядок ведення касових операцій передбачає заміну застарілої системи класифікації касових ордерів єдиною системою цифрових кодів, що більше відповідає запитам сучасного інформаційного середовища у 2018 році. Використання таких кодів істотно полегшує систему документації касових операцій, і дозволяє вести облік із найменшими технічними витратами.
У цілому нині, система документування операцій спрямовано створення найповнішої і об'єктивної інформаційної картини, що відображає всі аспекти фінансової життєдіяльності підприємства чи організації.
Лібералізація проти формалізму!
Прогнозується подальша тенденція щодо лібералізації правил здійснення обліку, оскільки певне пом'якшення жорстких бюрократичних норм сприяє зростанню економічної ефективності життєдіяльності підприємств.
Процедура оформлення касових операцій на 2019 р. має деякі винятки у сфері організації життєдіяльності організацій, у структурі яких передбачено наявність відокремлених підрозділів.Якщо за таким підрозділом закріплено статус юридичної особи, воно діє за затвердженою схемою, та зобов'язується вести передбачені постановами документи, а надлишки коштів зберігати на банківському рахунку.
Якщо воно діє в рамках фізичного представництва, кошти передаються безпосередньо юридичній особі, і алгоритм подальшого їх розміщення залишається незмінним.
Відповідно до порядку, у 2019 році компанія чи організація набуває значно більшої свободи в організації касового місця – тобто простору, де безпосередньо розташований касовий апарат. Згідно з новими вказівками, каса може бути організована в будь-якому зручному для суб'єкта місцезнаходження - наприклад, на складі в гаражі або навіть автомобілі. Вести облік підприємець повинен насамперед, виходячи зі власних економічних інтересів та пріоритетів.
Першочерговою функцією каси є проведення грошових розрахунків, тому її облаштування має бути максимально комфортним та адаптоване до функціонального призначення.
Крім того, організація або ІП має право самостійно визначати заходи та характер захисних дій, пов'язаних із забезпеченням збереження готівки, яка знаходиться в касі на поточний момент. Проведення перевірок, їх терміни та характер також визначає безпосередньо суб'єкт підприємницької діяльності.
Щодо ліміту наявної в касі готівки, то суб'єкт має право встановлювати його, виходячи з міркувань власного економічного інтересу, не узгоджуючи це питання з банківською установою. Крім того, в Україні діє норма, згідно з якою за необхідності величина ліміту може бути будь-якої миті переглянута, залежно від темпів та динаміки розвитку бізнесу,впливу зовнішніх економічних та юридичних факторів та загальних тенденцій ринку. Перегляду також підлягають терміни встановленого ліміту.
Облік грошового прибутку, що знаходиться в касі, має бути відображений у документації. Займатися обліком може особисто ІП , керівник організації, чи спеціально найняте виконання цієї функції особа (бухгалтер підприємства).
Касовий облік на сьогоднішній день здійснюється згідно з встановленими нормами та необхідними стандартами, але досить варіативний у тому, що стосується особливостей організації даного процесу.
Фіксація грошових потоків як бухгалтерський облік
Порядок ведення касових операцій зумовлений раціональною необхідністю впорядкувати економічну життєдіяльність підприємства чи організації та врегулювати циркуляцію грошових потоків, як внутрішнього, і зовнішнього кругообігу.
Безпосереднім здійсненням касових операцій займається або керівник організації, або касир. Особливості взаємодії касира та особи, яка отримує, або надає певну грошову суму, чітко обумовлено нормативними правилами ведення касового обліку.
Отримання коштів з касиповиннобути підкріплено відповідним документальним подтверждением.Найбільш поширеною його формою є багаторазова довіреність, що дозволяє одержувачу вимагати видачу коштів. У цьому випадку копія такої довіреності надається особі, яка здійснює касову операцію, та прикріплюється до видаткової документації.
При цьому оригінал довіреності, згідно із законодавством України, зберігається в касі постійно.
Важливим моментом у здійсненні касової операції є перерахунок коштів. Він має бути організований таким чином, щобобидві сторони операції мали можливість брати участь у процесі.
У разі, якщо касир приймає кошти, сума яких при перерахунку виявилася меншою за заявлену, він повинен негайно відреагувати на ситуацію, що склалася. Регламент його дій також встановлений відповідними ухвалами.
Спрощені схеми для індивідуальних підприємців
Залежно від характеру підприємницької діяльності, на сьогоднішній день в Україні застосовують два типи ведення касового обліку: звичайний та спрощений.
У звичайному порядку здійснюється касовий облік у компаніях, які є великими юридичними особами. У цю схему не включено установ банківської системи. Спрощений регламент обліку дотримується індивідуальними підприємцями, малими підприємствами, а також мікро-підприємствами.
Правила ведення касових операцій зумовлюють ряд пунктів, дотримання яких є життєво необхідним забезпечення ефективної діяльності суб'єкта. Зокрема, життєдіяльність ІП було набагато спрощено після впровадження нових нормативних приписів ЦП.
Зокрема, це стосується такого важливого нюансу, як визначення ліміту готівки у касі та право здійснювати подальше розпорядження цими коштами.
Алгоритм дій ІП, пов'язаних із здійсненням касових операцій, включає такі базові пункти:
ведення касової книги;
визначення ліміту залишку готівки у касі;
зберігання на банківському рахунку залишку коштів, що надходять до каси понад встановлений лімітний рівень;
оформлення та зберігання касової документації, наявність якої передбачено відповідними приписами законодавства України.
Законодавство Україна досить ліберальневідноситься до характеру діяльностіІП, розглядаючи даного суб'єкта як фізична особа, яка має право розпоряджатися отриманою від своєї діяльності грошовою виручкою на власний розсуд.
Підприємець повинен контролювати наявність касового ліміту, а надлімітні кошти декларувати та вносити на поточний банківський рахунок, або вести оформлення видаткових ордерів на передачу доходів приватній особі. Таким чином, гроші, вилучені з каси, стають особистими коштами та набувають статусу легальних доходів суб'єкта.
Крім того, ІП має усвідомлювати рівень своєї економічної відповідальності перед державою та своєчасно здійснювати реєстрацію доходів, що надходять від її поточної економічної діяльності.