Посадова інструкція офіс-менеджера

Будь-яка організація працюватиме лише у тому випадку, якщо в ній є структура (підрозділ, відділ, цех). Кожен із відділів несе відповідальність за виконання певних завдань, що входять до кола обов'язків працівників підрозділу. Для того, щоб трудові обов'язки не дублювалися та були грамотно розподілені між усіма фахівцями, існує документ – форма посадової інструкції офіс-менеджера.

Загальні відомості

Даний бланк містить інформацію про професійні вимоги до претендента, досвід роботи, його права та обов'язки. Аркуш посадової інструкції офіс-менеджера – своєрідний захист спеціаліста. У документі чітко прописується коло обов'язків співробітника, розмір заробітної плати, матеріальні заохочення, які роботодавець має виплатити у разі понаднормової роботи. Крім премій, акт посадової інструкції офіс-менеджера також містить дані про права спеціаліста, зобов'язання та дисциплінарні стягнення, які можуть застосовуватися до працівника у разі невиконання професійних обов'язків.

Документ посадової інструкції офіс-менеджера вирішує одразу кілька завдань. По-перше, він прискорює процес адаптації працівника з виробництва. У бланку детально прописуються обов'язки співробітника та їх обсяг, підпорядкованість та рівень відповідальності, тому у нового фахівця не повинно виникати зайвих питань та надмірної ініціативності, що теж буває шкідливим.

Бланк посадової інструкції офіс-менеджера також дуже корисний для керівництва. Грамотно складений документ містить чіткий список обов'язків, які виконує той чи інший співробітник. Якщо раптом фахівець вирішив звільнитися чи директор самвирішив усунути від роботи недбайливого працівника, інструкція допоможе в подальшому грамотно поставити завдання рекрутерам, яким саме має бути претендент.

Оскільки посада офіс-менеджера є достатньо затребуваною сьогодні, слід уважно підходити до складання виробничого акту. Іноді, сфера діяльності співробітника включає обов'язки секретаря, рекрутера, адміністратора, а деяких випадках – бухгалтера. Ось чому договір посадової інструкції офіс-менеджера обов'язково повинен включати основні вимоги до претендента (знання основ 1С, невербальної психології та ін.), а також мати чітку структуру обов'язків.

Як правильно скласти

На жаль, у законодавстві немає єдиних правил упорядкування даного виробничого документа. Однак існує один загальноприйнятий шаблон - посадової інструкції офіс-менеджера він також стосується.

Офіційний папір складається з кількох пунктів:

"Загальні положення".
"Основні функції".
"Права".
"Відповідальність".

Іноді документи доповнюються розділами "Умови роботи" або "Право підпису".

Положення, прописані у кожному пункті, повинні мати чітке формулювання. Не слід використовувати абстрактні поняття, наприклад, «висока продуктивність праці». Співробітник та керівник можуть вкладати різні поняття у слово «високий». Краще, щоб зразок посадової інструкції офіс-менеджера містив такі пункти: «за день зробити 10 дзвінків» або «за тиждень оформити 20 документів».

Бланк посадової інструкції офіс-менеджера

Приклад посадової інструкції офісу-менеджера видається співробітнику на руки тільки в момент підписання трудового договору. Отже, претенденту не завжди вистачаєчасу на уважне вивчення пунктів документа.

Доцільно заздалегідь завантажити бланк посадової інструкції офіс-менеджера (типовий приклад) та ознайомитись з ним до зустрічі з керівництвом.

Як правильно заповнити

Схема посадової інструкції офіс-менеджера є досить простою. На початку документа знаходяться дані про керівника, далі йдуть основні пункти і в кінці – інформація про співробітника.

Для того щоб заповнити бланк, необхідно вказати лише П.І.Б. (повністю), дату ознайомлення з папером та поставити підпис. У деяких випадках інформація про співробітника вказується не в самому документі, а на окремому бланку, де також вказано дату прийняття працівника на роботу.

Зразок посадової інструкції офіс-менеджера

Видається бланк у відділі кадрів чи керівником виробництва. Заповнювати його потрібно від руки. Незважаючи на те, що папір не містить важкого для розуміння інформації, іноді просто не виходить уважно його прочитати. Причина – нестача часу чи хвилювання, що може виникнути на новому місці роботи.

Якщо заздалегідь завантажити зразок посадової інструкції офіс-менеджера, можна загалом ознайомитися з вимогами, що висуваються до співробітника, його прав та обов'язків у спокійній домашній обстановці.

На що звернути увагу

Вивчаючи документ, необхідно уважно вчитуватись у кожний пункт. Якщо є моменти, які не зрозумілі або нечітко сформульовані, потрібно відразу ж просити роз'яснення у керівництва.

Краще, звичайно, заздалегідь завантажити посадову інструкцію офіс-менеджера (типовий приклад) і перечитати її до зустрічі з роботодавцем. Це допоможе сформулювати деяке уявлення про обов'язки та відповідальність, яка чекає у разі їх невиконання.