Послідовність робіт із проведення сертифікації систем менеджменту якості
Створення систем менеджменту якості СМЯ є об'єктом сертифікації як процедура перевірки та оцінки даного об'єкта на відповідність встановленим вимогам. Ці вимоги містяться у низці національних документів, які використовуються у процедурах оцінки відповідності, у тому числі:
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 62—2000 «Загальні вимоги до органів, які здійснюють оцінку та сертифікацію систем якості»;
• ДСТУ ISO 9000-2001 та ISO 9000-2005, що встановлюють єдину термінологію, поняття та визначення в галузі менеджменту якості;
• ДСТУ ISO 9001-2001 (ISO 9001:2000), що регламентує вимоги до СУЯ;
• ГОСТ Р ІСО 9004-2001 (ІСО 9004:2000), що розкриває докладніше форми, методи та способи покращення діяльності підприємств у галузі якості;
• ГОСТ Р ИСО 19011-2003, який визначив механізм планування, організації та проведення аудиту систем менеджменту якості та (або) екологічного менеджменту.
З виходом зазначеного документа скасовано Рекомендації зі стандартизації Р 50.3.005, які діяли як тимчасовий порядок сертифікації РМК.
Попередній досвід використання Рекомендацій Р 50.3.005 та ГОСТ Р ИСО 19011 у практиці проведення аудитів та сертифікації СМЯ дозволяє зробити висновок, що з виходом національного стандарту ГОСТ Р 40.003 підприємства отримали можливість розробляти, впроваджувати та готувати СМЯ до сертифікації на більш високому. .
Впровадження систем менеджменту якості Основна мета впровадження СМЯ на підприємстві полягає в тому, щоб забезпечити керовані умови діяльності організації, а також щоб всі її працівники, які відповідають за виконання тих чи інших дій, знали та розуміли свою роль та відповідальність у створенніякісної продукції.
Перед тим як розпочати сертифікацію системи менеджменту якості, важливо, щоб усі аспекти цієї системи були впроваджені та вона функціонувала. Крім того, необхідно провести один-два внутрішніх аудиту, щоб перевірити, наскільки персонал знайомий зі своїми функціями та обов'язками та реально використовує можливості менеджменту якості.
На стадії впровадження системи можна побачити, де її потрібно покращити. Будь-яке удосконалення, зроблене на цій стадії, може спростити наступну процедуру сертифікації, що дозволить заощадити не лише час, а й гроші.
Органи із сертифікації не цікавлять наміри організації та проблеми впровадження системи управління якістю. При сертифікації аудитори органу сертифікації хочуть бачити, що зроблено реально. Тому перед сертифікацією мають бути повністю готові всі звітні документи, що підтверджують, що система менеджменту якості розроблена та ефективно функціонує, а персонал навчений та обізнаний.
Практика функціонування СМЯ показала: уникнути формального впровадження СМЯ можливо лише в тому випадку, якщо керівник підприємства ставить своєю головною метою не отримання сертифікату відповідності, а реальні економічні переваги (зниження витрат на якість), підвищення рейтингу та конкурентоспроможності підприємства.
Впровадження системи мотивації, розумне поєднання моральних і матеріальних стимулів якісної праці працівників має незмінно високий вплив працювати всіх підприємств незалежно від своїх чисельності.
У більшості випадків підприємства створюють, а потім сертифікують СМЯ, ставлячи перед собою такі цілі:
• підтримку експорту продукції та стабілізацію позицій на вітчизняному ринку;
• участь у тендерах таконкурси з метою отримання держзамовлення виробництва продукції, пільгового кредиту та страхування;
• просування власної торгової марки та підвищення іміджу підприємства.
Створення СМ До дозволяє підвищити ефективність функціонування організації з допомогою таких показників діяльності, як прозорість, керованість, розвиток, конкурентоспроможність.
СМК підвищує прозорість підприємства у частині його організаційної структури, бізнес-процесів та функцій щодо забезпечення взаємозв'язку та взаємодії посадових осіб та структурних підрозділів у галузі якості.
Керованість підприємства покращується у зв'язку з тим, що в умовах СУЯ більш суворо розподіляється відповідальність за виконання елементів і функцій СУЯ шляхом ведення записів після виконання процедур, реалізації коригувальних та запобіжних дій за результатами аудитів, інспекційних перевірок, контролю та випробувань.
Створення СМЯ, її впровадження та сертифікація сприяють підвищенню компетентності персоналу, його залученню до процесу створення системи, підвищенню ефективності виробництва за рахунок усунення зайвих функцій та дублювання, підвищення якості та зниження рівня невідповідностей, а також покращення взаємовідносин із постачальниками та споживачами.
Сертифікація систем управління якістю Сертифікація систем управління якістю, зазвичай, складається з такихетапів:
(1) організація робіт;
(2) аналіз документів організації;
(3) підготовка до аудиту на місці;
(4) проведення аудиту на місці та підготовка акта за результатами аудиту;
(5) завершення сертифікації, реєстрація та видача сертифіката;
(6) інспекційний контроль сертифікованої СУЯ.
Етап 1. Організація робіт:
• направлення заявки організацією-заявником (далі організація) до органу сертифікації систем менеджменту
• якості (далі — орган із сертифікації);
• реєстрація заявки в органі із сертифікації;
• укладання договору проведення сертифікаціїСМК;
• підготовка комплекту документів організацією на запит органу із сертифікації;
• формування комісії із сертифікації.
Етап 2. Аналіз документів СМЯ організації-заявника:
• проведення комісією експертизи поданих заявником документів щодо системи менеджменту якості на відповідність вимогам ДСТУ ISO 9001-2001;
• оформлення висновку комісії за результатами аналізу документів системи менеджменту якості із зазначенням недоліків, після усунення яких можливе проведення наступного етапу.
Етап 3. Підготовка до сертифікаційного аудиту (перевірка на місці):
• складання та затвердження програми перевірки;
• розподіл обов'язків між членами комісії;
• підготовка робочих документів, необхідних експертам, (контрольні переліки питань, бланки для реєстрації
свідчень аудиту та ін.).
Етап 4. Сертифікаційний аудит:
• попередні наради із зазначенням усіх членів комісії, керівництва та провідних фахівців організації-заявника;
• обстеження системи менеджменту якості на місці та оцінка реальної відповідності функціонування СУЯ вимогам, встановленим у документах системи організації-заявника та ДСТУ ISO 9001-2001. Об'єктивні свідчення такої відповідності можуть бути отримані з таких джерел:
- інтерв'ю з працівниками організації-заявника;
- спостережень експертів за діяльністю персоналу,умовами праці, станом робочих місць та ін.;
- даних зворотного зв'язку зі споживачами та свідоцтв задоволеності їх вимог;
• документів СМЯ регламентуючого характеру, у тому числі «Політики та цілей у сфері якості, планів щодо якості»;
- результатів оцінки та рейтингів постачальників;
• складання акта за результатами аудиту, класифікація та реєстрація спостережень;
• виконання організацією, що перевіряється, коригувальних дій (для усунення причин невідповідностей) у термін не більше 12 тижнів.
Етап 5. Завершення сертифікації. Видача та реєстрація сертифікату відповідності системи менеджменту якості.
Результатом робіт із сертифікації систем менеджменту якості організацій, у разі прийняття позитивного рішення, є видача заявнику сертифіката відповідності та укладання угоди на право застосування знака відповідності, а у разі прийняття негативного рішення – аргументована відмова від їх видачі. Сертифікат відповідності - документ, що засвідчує відповідність системи менеджменту якості організації-заявника вимогам ДСТУ ISO 9001-2001.
Рішення про видачу сертифіката може бути прийнято органом лише після усунення всіх зареєстрованих у процесі аудиту невідповідностей, тобто. після розгляду письмового звіту організації, що перевіряється, та (або) після розгляду результатів виконання коригувальних дій на місці.
Етап 6. Інспекційний контроль сертифікованої системи управління якістю.
Об'єктами перевірки та оцінки при інспекційному контролі «СМ К можуть бути такі елементи системи менеджменту якості за ГОСТ Р ІСО 9001:
• сфера застосування (п. 1.2);
• загальні вимоги (п. 4.1);
• вимоги додокументації (п. 4.2); .
• зобов'язання керівництва (п. 5.1);
• політика у сфері якості (п. 5.3);
• планування (п. 5.4);
• відповідальність, повноваження та обмін інформацією (п. 5.5);
• аналіз керівництва (п. 5.6);
• забезпечення ресурсами (п. 6.1);
• моніторинг та вимірювання (п. 8.2);
• задоволеність споживачів (п. 8.2.1);
• використання сертифіката та знака відповідності.
Якщо при інспекційному контролі будуть встановлені значні невідповідності, то їх слід усунути протягом двох тижнів після завершення інспекційного контролю. Орган із сертифікації обов'язково перевірить результати коригуючих дій. Якщо результати коригуючих дій будуть визнані органом із сертифікації незадовільними або організація, що перевіряється, не надасть органу із сертифікації можливості перевірки результатів коригуючих дій протягом трьох місяців, то це повинно спричинити відкликання сертифіката відповідності системи менеджменту якості.
Зазначені етапи сертифікації застосовуються до діяльності будь-якої організації, незалежно від її чисельності.
Специфіка сертифікаційного аудиту виявляється в тому, що як джерела інформації при сертифікаційному аудиті в даному випадку виступають не тільки всі підрозділи, включені до СМЯ, і весь персонал верхньої, середньої та нижньої ланок керівництва, але також вибірково кадрові працівники підприємства.
Після завершення сертифікації та отримання організацією сертифіката відповідності СУЯ вимогам ДСТУ ISO 9001 необхідно пам'ятати про одну важливу обставину, про яку часто забувають керівники: як забезпечити підтримку ефективного функціонування та розвитку СУЯ.
Щоб система правильно функціонувала, необхідно постійно відстежувати, як діяльність та процеси підприємства вписуються в документацію СУЯ, як вони вимірюються та оцінюються, що має бути предметом постійної уваги внутрішніх аудиторів. У зв'язку з цим служба внутрішнього аудиту має бути націлена на перевірку та оцінку таких об'єктів, як реалізація процесного підходу, постановка цілей та завдань у сфері якості та їх актуалізація, на оцінку задоволеності споживачів, аналіз результативності та ефективності СМЯ з боку керівництва та її впливу на результати виробничо-господарську діяльність. Особлива увага має приділятися пошуку шляхів поліпшення діяльності у сфері якості, розвитку та вдосконалення СУЯ на базі використання передових технологій, статистичних методів управління, мотивації персоналу, економіки якості, поступового переходу до інтегрованих систем менеджменту організацій, безперервного навчання кадрів.